采购招标相关制度

PAGE采购招标相关制度一、总则（一）目的为规范公司采购招标活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购招标活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则采购招标活动应公开透明，所有参与招标的供应商享有平等的机会，评标过程应公正客观，不受任何不正当因素的影响。2.竞争原则通过招标方式，引入多家供应商参与竞争，以获取最优的采购价格、质量和服务。3.效益原则在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司的经济效益。4.合法性原则采购招标活动必须符合国家法律法规和行业标准的要求，确保活动的合法性和合规性。二、采购招标管理机构及职责（一）采购招标领导小组1.组成人员由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理、财务总监等。2.职责审批采购招标计划和重大采购招标项目。监督采购招标活动的全过程，确保活动的公正、公平、公开。协调解决采购招标过程中出现的重大问题。（二）采购招标工作小组1.组成人员由采购部门、技术部门、质量部门、法务部门等相关人员组成。2.职责负责制定采购招标计划和招标文件。组织实施采购招标活动，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等。对供应商进行考察和评估，提出推荐意见。负责采购合同的签订、履行和验收等工作。（三）采购部门职责1.负责采购招标活动的组织和实施，包括制定采购计划、选择采购方式、编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。2.负责与供应商的沟通和协调，解答供应商的疑问，收集供应商的反馈意见。3.负责采购合同的签订、履行和验收等工作，确保采购任务的顺利完成。（四）技术部门职责1.参与采购招标活动，提供技术支持和技术要求，协助采购部门编制招标文件。2.对供应商的技术方案进行评审，提出技术评审意见。3.参与采购合同的技术条款谈判和验收工作，确保采购产品或服务符合技术要求。（五）质量部门职责1.参与采购招标活动，制定质量标准和验收规范，协助采购部门编制招标文件。2.对供应商的质量管理体系进行审核，提出质量审核意见。3.参与采购产品或服务的验收工作，确保采购产品或服务符合质量要求。（六）法务部门职责1.参与采购招标活动，提供法律咨询和法律支持，审查招标文件和采购合同的合法性。2.协助处理采购招标过程中的法律纠纷和争议，维护公司的合法权益。三、采购招标流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购申请表经部门负责人审核后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，包括采购需求的合理性、采购预算的准确性等。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应将采购申请表提交给采购招标领导小组审批。3.采购招标领导小组根据公司的采购政策和实际情况，对采购申请进行审批，批准后返回采购部门。（三）采购招标计划制定1.采购部门根据采购申请和审批意见，制定采购招标计划，明确采购招标的范围、方式、时间安排等。2.采购招标计划经采购部门负责人审核后，提交给采购招标工作小组。（四）招标文件编制1.采购招标工作小组根据采购招标计划，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.招标文件编制完成后，经采购部门负责人审核，采购招标领导小组审批后发布。（五）招标公告发布1.采购部门通过公司官网、行业媒体、招标代理机构等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。2.招标公告应明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。（六）资格预审1.采购部门对潜在供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.资格预审合格的供应商方可参与投标。（七）投标文件接收1.采购部门在投标截止时间前，接收供应商的投标文件。2.投标文件应包括投标函、投标报价表、技术方案、商务条款偏离表、资格证明文件等。（八）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标。2.开标时，由供应商或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，当众拆封唱标，宣读供应商名称、投标报价、交货期等内容。（九）评标1.采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由采购部门、技术部门、质量部门、法务部门等相关人员组成，人数应为奇数。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。（十）定标1.采购招标领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。2.采购部门向中标供应商发出中标通知书，并通知未中标供应商。（十一）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。（十二）合同履行和验收1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时交货、提供服务。2.质量部门负责对采购产品或服务进行验收，验收合格后出具验收报告。3.采购部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序按照本制度规定的采购招标流程进行，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.适用范围适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序由采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。其他招标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购部门、技术部门、质量部门等相关人员组成。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应明确谈判的范围、要求、价格等内容。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判韵供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序由采购部门提出单一来源采购申请，经采购招标领导小组审批后，与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（五）询价1.适用范围适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。五、评标标准（一）价格标准1.投标报价是评标时的重要考虑因素之一，一般以投标报价最低者为优先。2.对于价格相近的投标文件，应综合考虑其他因素，如质量、服务、交货期等。（二）质量标准1.供应商提供的产品或服务应符合招标文件规定的质量要求。2.质量标准可包括产品的规格、性能、材质、工艺等方面的要求。（三）服务标准1.供应商应提供良好的售后服务，包括维修、保养、培训等。2.服务标准可包括售后服务的响应时间、解决问题的能力、服务态度等方面的要求。（四）交货期标准1.供应商应按照招标文件规定的交货期按时交货。2.交货期标准可包括交货的具体时间、交货方式、运输方式等方面的要求。（五）信誉标准1.供应商应具有良好的信誉，无不良记录。2.信誉标准可包括供应商的商业信誉、银行信誉、行业口碑等方面的要求。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.潜在供应商向采购部门提交准入申请，采购部门对其进行资格审查，符合条件的供应商方可进入公司供应商名录。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、服务水平、价格等方面。2.评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消合作等。（三）供应商激励1.采购部门对表现优秀的供应商给予激励，如增加采购份额,给予价格优惠、表彰奖励等。2.通过激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿，促进供应商不断提高产品质量和服务水平。（四）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货期延误、服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时淘汰。2.淘汰供应商应按照规定的程序进行，包括通知供应商、说明淘汰原因、办理相关手续等。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购招标活动进行审计，检查采购招标程序是否合规、采购合同是否履行等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购招标工作情况，接受公司领导的监督和指导。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，如财政部门、审计部门等。2.接受社会公众的监督，如通过公司官网、媒体等渠道公开采购招标信息，接受社会公众的监督和举报。八、违规处理（一）对违规行为的界定1.在采购招标活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反采购招标程序，擅自更改招标条件、评标标准等。与供应商串通投标，谋取不正当利益。泄露