融资租赁集中采购制度

PAGE融资租赁集中采购制度一、总则（一）目的为规范公司融资租赁业务中的集中采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司融资租赁业务中涉及的各类设备、物资、服务等采购活动，包括但不限于租赁物的购置、租赁相关的保险、咨询服务等。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则通过集中采购，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。3.质量原则严格把控采购质量，确保所采购的设备、物资、服务符合公司业务需求和相关标准。4.公开公平公正原则采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门公司指定[具体部门名称]作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动，包括供应商选择、招标、谈判、合同签订等。3.协调采购过程中的各方关系，确保采购任务顺利完成。4.负责采购项目的验收、付款等后续工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购付款等财务事项。3.法务部门对采购合同等法律文件进行审核，提供法律支持，防范法律风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司融资租赁业务的实际需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。（二）采购计划制定采购执行部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总分析，结合公司采购预算、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、内容、采购方式、时间安排、预算金额等。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.供应商筛选与评估根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并对其进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商选择采购执行部门根据评估结果，选择若干家合格的供应商作为潜在合作对象。对于重大采购项目，可采用招标、邀请招标、竞争性谈判等方式确定中标供应商；对于一般性采购项目，可采用询价、直接采购等方式选择供应商。4.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等。定期对供应商进行跟踪评估，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（四）采购实施1.采购文件编制根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的要求、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.发布采购信息通过公司官网、行业媒体、专业采购平台等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。对于招标项目，应按照规定发布招标公告。3.采购评审组织相关人员对供应商的响应文件进行评审，根据评审标准确定中标候选人或成交供应商。评审过程应严格按照采购文件规定的程序和标准进行，确保公平公正。4.合同签订采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应经法务部门审核。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行检查。2.验收合格后，验收人员填写《采购验收报告》，经部门负责人签字确认。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或退换货物等。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和《采购验收报告》，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目是否完成、验收是否合格、付款金额是否符合合同约定等。2.审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间安排支付采购款项。对于分期付款的采购项目，应严格按照合同约定的分期节点进行付款。四、采购方式（一）招标采购适用于金额较大、技术复杂、竞争程度较高的采购项目。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，包括公开招标和邀请招标两种方式。1.公开招标通过国家指定的招标公告发布媒介发布招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织参加投标竞争。2.邀请招标向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书，邀请其参加投标。（二）竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购执行部门与不少于三家的供应商分别进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。（三）询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据报价结果确定成交供应商。（四）单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照规定的程序进行审批。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门根据公司融资租赁业务计划和采购需求，结合市场价格行情，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、内容、预算金额等。2.采购预算编制完成后，经财务部门审核，报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申请和审批。调整后的采购预算应重新报采购决策委员会审批。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对采购支出进行统计分析，确保采购资金的合理使用。2.审计部门应对采购预算的编制、执行情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或签订担保协议；定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。2.质量风险管理在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节的管理；要求供应商提供质量保证文件，对采购物品或服务进行质量抽检。3.价格风险管理关注市场价格动态，建立价格预警机制；在采购合同中约定价格调整条款，合理分担价格波动风险。4.法律风险管理加强对采购合同等法律文件的审核，确保合同条款合法合规；聘请专业法律顾问，提供法律支持和咨询服务。（三）风险监控与改进1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监测和评估，及时发现风险变化情况。2.根据风险监控结果，及时调整风险应对措施，不断完善采购风险管理体系。七、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购执行部门应收集与采购业务相关的各类信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购项目信息、采购合同信息等。2.对收集到的信息进行整理和分类，建立采购信息数据库，以便查询和使用。（二）采购信息共享与利用1.建立采购信息共享平台，实现采购执行部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关部门之间的信息共享。2.利用采购信息数据库和共享平台，为采购决策、供应商管理、采购预算管理等提供数据支持和决策依据。八、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购活动是否符合本制度规定，采购程序是否合规，采购资金使用是否合理等。2.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查处理。（二）外部监督积极接受行业主管部门、监管机构等外部部门的监督检查，配合其开展相关工作，及时整改存在的问题。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购执行部门和相关人员的采购工作进行考核评价。考核内容包括采购任务完成情况