采购方式制度

PAGE采购方式制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，提高采购质量，降低采购成本，特制定本采购方式制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，不得偏袒任何供应商，保证所有供应商在同等条件下参与竞争。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，确保采购过程和结果可追溯、可监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购方式（一）招标采购1.适用范围一次性采购金额较大的物资、服务或工程。技术复杂、有特殊要求，只有少数供应商能够提供的采购项目。涉及公共利益、国家安全等需要进行公开招标的项目。法律法规规定必须进行招标的其他采购项目。2.招标方式公开招标：通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织投标。邀请招标：采购人根据供应商或承包商的资信和业绩，选择一定数目的法人或其他组织（不少于三家），向其发出投标邀请书，邀请他们参加投标竞争。3.招标程序招标申请：采购部门根据采购需求填写招标申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、交货期等内容，报主管领导审批。编制招标文件：采购部门组织相关人员编制招标文件，包括招标公告（邀请书）、投标须知、技术规格、评标标准和方法、合同条款等。招标文件应明确采购项目的各项要求和条件，确保供应商能够准确理解并作出响应。发布招标公告（邀请书）：公开招标项目在规定的媒介上发布招标公告；邀请招标项目向选定的供应商发出投标邀请书。公告（邀请书）应明确招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等信息。发售招标文件：向潜在供应商发售招标文件，并收取一定的费用。同时，为供应商提供必要的答疑服务和现场勘查机会，确保供应商对采购项目有充分的了解。接收投标文件：在投标截止时间前，接收供应商提交的投标文件，并进行登记和封存。开标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并由参加开标的各方代表签字确认。评标：组建评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。定标：采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。签订合同：中标人应在规定的时间内与采购人签订采购合同，合同内容应与招标文件和投标文件一致。采购合同签订后，报公司相关部门备案。（二）竞争性谈判采购1.适用范围招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组：谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责制定谈判文件、组织谈判、确定成交供应商等工作。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、售后服务等内容，以及谈判程序、谈判方法、评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判。在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应根据谈判文件的变动情况，在规定的时间内提交响应文件。谈判小组对供应商提交响应文件进行评审，并要求供应商对响应文件中的有关问题进行澄清和说明。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同，合同内容应与谈判文件和响应文件一致。采购合同签订后，报公司相关部门备案。（三）询价采购1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组负责制定询价文件、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等工作。制定询价文件：询价文件应明确采购项目的规格、标准数量、质量要求交货期等内容以及询价程序、报价要求等事项。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内一次报出不得更改的价格。被询价的供应商应根据询价通知书的要求，在规定的时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价文件进行评审，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同，合同内容应与询价通知书和报价文件一致。采购合同签订后，报公司相关部门备案。（四）单一来源采购1.适用范围只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购申请：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、申请单一来源采购的理由等内容，报主管领导审批。论证：组织相关专家对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的背景、单一来源采购的理由、专家意见等内容。审批：将采购申请表和论证意见报公司领导审批，经批准后方可进行单一来源采购。谈判：与单一供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等合同条款。谈判过程应记录在案，并由双方代表签字确认。签订合同：与单一供应商签订采购合同，合同内容应与谈判结果一致。采购合同签订后，报公司相关部门备案。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、交货期等内容。采购申请表应经部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.采购部门对采购申请表进行汇总和初审，对不符合要求的采购申请表及时与申请部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）采购审批1.采购部门将初审后的采购申请表报主管领导审批。主管领导根据采购项目的性质、金额等因素进行审批，对于重大采购项目，需报公司领导集体决策。2.经审批通过的采购申请表进入采购实施阶段；未通过审批的采购申请表，采购部门应及时通知申请部门，并说明原因。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式制度的规定，选择合适的采购方式进行采购。2.招标采购项目按照招标程序进行操作；竞争性谈判采购项目按照谈判程序进行操作；询价采购项目按照询价程序进行操作；单一来源采购项目按照单一来源采购程序进行操作。3.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订与履行1.确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、交货期、价格、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、验收部门等，以便各部门做好相应的准备工作。3.供应商应按照采购合同的约定履行交货义务，采购部门应及时组织验收。验收合格后，采购部门按照合同约定支付货款。（五）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动的全过程进行记录和归档。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购方式选择依据、招标文件（谈判文件、询价通知书等）、投标文件（响应文件）、评标报告（谈判记录等）中标通知书、采购合同等资料。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的要求。采购部门应定期对供应商进行调查和评估，更新供应商信息库。对于新供应商，采购部门应要求其提供相关资质证明文件，并进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等情况。2.根据采购项目的需求，从供应商信息库中选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目要求。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的表现进行评价和考核。评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购部门应收集供应商的相关信息，如产品检验报告、交货记录、客户反馈等，并组织相关人员对供应商进行评价打分。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现较差的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。（三）供应商激励与淘汰1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加订单量、给予价格优惠、颁发荣誉证书等，以激励供应商不断提高产品质量和服务水平。2.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应按照规定程序淘汰该供应商，并将其从供应商信息库中删除。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司采购方式制度的规定，采购程序是否合规，采购合同是否有效履行等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部的监督和检查。同时，采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理