学校内控采购制度

PAGE学校内控采购制度一、总则（一）目的为加强学校内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善学校采购管理制度，并组织实施。审核采购需求，编制采购预算，下达采购任务。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的实施。建立和管理供应商库，负责供应商资格审查和评价。监督采购合同的签订、履行和验收。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购需求论证和采购文件编制。配合采购管理部门组织采购活动，负责采购项目的验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。对采购项目资金支付进行审核和监督。参与采购合同的审核，负责采购项目的财务核算。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。对采购项目进行事后审计，提出审计意见和建议。5.监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和采购政策，对采购预算进行综合平衡，提出调整建议，报学校领导审批。3.经学校领导审批后的采购预算纳入学校年度预算管理，严格按照预算执行。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报经学校领导批准。2.采购管理部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购项目顺利实施。财务部门应按照合同约定和资金支付程序，及时足额支付采购资金。（三）预算监督1.审计部门定期对采购预算执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和资金使用效益。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.监察部门对采购预算执行过程中的违规违纪行为进行严肃查处，维护预算执行的严肃性。三、采购需求管理（一）需求提出1.各需求部门应根据工作实际，认真分析业务需求，提出明确、合理、可行的采购需求。采购需求应包括采购项目的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、服务要求、交货时间、交货地点等内容。2.对于专业性较强的采购项目，需求部门应组织相关专家进行论证，确保采购需求的科学性和合理性。（二）需求审核1.采购管理部门对各需求部门提交的采购需求进行审核，重点审核采购需求的合规性、完整性、合理性和可行性。对于不符合要求的采购需求，及时与需求部门沟通，提出修改意见。2.采购管理部门组织相关部门和专家对重大采购项目的需求进行联合论证，形成论证报告。论证报告应包括采购项目的必要性、可行性、技术方案、预算安排等内容，为采购决策提供依据。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，需求部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。2.采购管理部门对需求变更申请进行审核，组织相关部门和专家进行评估，必要时重新组织采购需求论证。经审核同意的需求变更，应及时通知所有参与采购活动的当事人，并相应调整采购文件和采购合同。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行审核，按照学校规定的审批权限报相关领导审批。对于重大采购项目，应提交学校采购工作领导小组审议。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容，确保采购文件合法合规、完整准确。4.发布采购信息：对于公开招标和邀请招标项目按照规定在指定媒体上发布采购公告或采购邀请书，邀请潜在供应商参与投标。5.供应商报名及资格审查：供应商按照采购公告或采购邀请书的要求报名，采购管理部门对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。6.采购评审：采购管理部门组织成立评审小组，按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件进行评审，确定中标候选人或成交供应商。7.采购结果公示：采购管理部门将采购结果在学校内进行公示，公示期不少于规定天数。公示期间接受学校师生和社会公众的监督，对质疑和投诉进行调查处理。8.采购合同签订：采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、验收标准、付款方式等内容。9.采购项目验收：采购项目完成后，需求部门组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，出具验收报告。采购管理部门对验收情况进行监督检查。10.采购资料归档：采购管理部门负责将采购活动过程中形成的各类文件资料进行整理归档，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等，以备查阅和审计。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订。合同签订前，采购管理部门应将合同文本送财务部门、审计部门等相关部门审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、合理性和风险防范措施等。2.审核通过后的合同文本，经学校授权代表签字盖章后生效。合同签订过程中应严格遵守法律法规和学校规定，确保合同签订程序合法合规。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应积极配合采购管理部门，按照合同约定履行相关义务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货或提供服务的义务。如因特殊原因需要变更合同履行内容的，供应商应提前书面通知采购管理部门，并经双方协商一致签订补充协议后执行。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、对合同价格和履行期限的影响等。2.合同变更涉及采购预算调整的，应按照规定程序报经学校领导批准。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因其他原因终止的，采购管理部门应组织相关部门对合同执行情况进行总结和评价。2.合同终止后，采购管理部门应及时办理合同结算、资产交接等手续，并将合同资料归档保存。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。对于金额较大、技术复杂的采购项目，需求部门应成立验收小组，验收小组应由需求部门、采购管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。2.验收小组应明确分工，各司其职，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准1.验收标准应依据采购合同、采购文件和相关法律法规、行业标准等制定，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务要求等验收内容。2.对于有国家标准或行业标准的采购项目，应按照国家标准或行业标准进行验收；对于没有国家标准或行业标准的采购项目，应按照采购合同约定的标准进行验收。（三）验收程序1.供应商提交验收申请，提供相关验收资料，包括货物清单、质量检验报告、售后服务承诺等。2.验收小组对验收资料进行审查，确认验收条件具备后，组织实地验收。实地验收应包括对采购项目的外观检查、数量清点、质量检测、性能测试、服务检查等内容。3.验收小组根据验收情况填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、供应商名称、验收依据、验收情况、验收结论等内容。验收结论分为验收合格、验收不合格和整改后验收合格三种。4.验收合格的采购项目，验收小组签字确认后，采购管理部门办理相关付款手续；验收不合格的采购项目，验收小组应出具整改意见，要求供应商限期整改，整改完成后重新组织验收。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险评估1.采购管理部门应建立风险评估机制，对识别出的风险因素进行评估，确定风险等级。风险评估应综合考虑风险发生的可能性、影响程度、风险发生的频率等因素。2.根据风险评估结果，对高风险等级的风险因素采取重点监控和应对措施，确保采购活动的顺利进行。（三）风险应对1.对于政策风险，采购管理部门应密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。2.对于市场风险，采购管理部门应加强市场调研，掌握市场动态，合理选择采购时机和采购方式，降低市场波动对采购项目的影响。3.对于质量风险，采购管理部门应加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，在采购合同中明确质量条款和违约责任，加强采购项目验收管理，确保采购产品质量符合要求。4.对于合同风险，采购管理部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、完整准确，加强合同履行监督，及时解决合同履行过程中出现的问题，防范合同纠纷。5.对于廉政风险，采购管理部门应加强廉政教育，建立健全廉政风险防控机制，加强对采购活动的监督检查，严肃查处违规违纪行为，确保采购活动廉洁公正。八、监督与考核（一）监督检查1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。监察部门应加强对采购活动全过程的监督，确保采购活动公平公正、廉洁高效。3.采购管理部门应建立内部监督机制，加强对采购工作人员的日常管理和监督，定期对采购活动进行