机关软件正版化采购制度

PAGE机关软件正版化采购制度一、总则（一）目的为规范机关软件正版化采购行为，加强软件知识产权保护，提高机关信息化建设水平，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关及所属各部门在软件采购活动中的正版化管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关软件知识产权保护的法律法规，确保采购的软件为正版授权产品。2.合规性原则：采购过程符合相关行业标准和采购程序，确保公开、公平、公正。3.实用性原则：根据机关工作实际需求，采购具有实用价值的正版软件，避免资源浪费。4.安全性原则：所采购软件应具备良好的安全性，保障机关信息系统的稳定运行。二、采购计划制定（一）需求调研1.各部门应定期开展软件使用情况调研，结合工作实际需求，梳理出需要采购的软件清单。2.调研内容包括但不限于软件功能、性能要求、使用人数、使用频率、与现有系统的兼容性等。（二）计划编制1.根据需求调研结果，各部门编制年度软件采购计划，明确采购软件的名称、版本、数量、预算等信息。2.采购计划应经部门负责人审核后，报机关信息化管理部门汇总。（三）审核与调整1.机关信息化管理部门对各部门上报的采购计划进行审核，综合考虑机关整体信息化建设规划、资金预算等因素，提出审核意见。2.根据审核意见，对采购计划进行必要的调整和完善，确保采购计划的合理性和可行性。三、采购流程（一）采购方式选择1.根据采购软件的性质、金额等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（二）采购文件编制1.采购部门根据选定的采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。2.对于公开招标和邀请招标的采购项目，采购文件应按照相关法律法规和行业标准进行编制，并在指定媒体上发布招标公告。（三）供应商选择1.采购部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商进行资格审查和评标。2.评标过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保选择具有良好信誉、技术实力和售后服务能力的供应商。3.对于单一来源采购的项目，应与供应商就采购价格、技术服务等条款进行充分协商，并形成协商记录。（四）合同签订与履行1.确定中标供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确软件的名称、版本、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。2.供应商应按照合同约定的时间和质量标准提供软件产品，并负责安装调试、培训等售后服务。3.采购部门应加强对合同履行情况的监督检查，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。四、正版软件验收（一）验收标准1.采购的软件应具备合法的授权证明，包括软件著作权登记证书、授权许可协议等。2.软件的功能、性能应符合采购文件和合同约定的要求。3.软件应能够与机关现有信息系统兼容，确保系统的稳定运行。（二）验收流程1.软件到货后，采购部门应及时通知机关信息化管理部门、使用部门等相关人员组成验收小组进行验收。2.验收小组应按照验收标准对软件进行检查，包括软件的安装、运行情况，授权证明的真实性、有效性等。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应作为支付软件采购款项的依据之一。五、软件使用与管理（一）使用培训1.供应商应负责为机关相关人员提供软件使用培训，确保使用人员熟悉软件的功能和操作方法。2.使用部门应组织本部门人员参加培训，并督促使用人员按照规定正确使用软件。（二）使用登记1.各部门应建立软件使用登记制度，对本部门使用的软件名称、版本、使用人员、使用时间等信息进行登记。2.登记信息应定期报机关信息化管理部门备案，以便于软件资产管理和统计分析。（三）软件更新与维护1.供应商应按照合同约定，及时为采购的软件提供更新和维护服务，确保软件的安全性和稳定性。2.机关信息化管理部门应定期对软件的更新和维护情况进行检查，督促供应商履行合同义务。（四）软件卸载与处置1.因工作需要不再使用的软件，使用部门应及时通知机关信息化管理部门，并按照规定进行卸载和处置。2.卸载的软件应妥善保存相关授权证明和介质，以备后续审计和检查。六、监督与检查（一）内部监督1.机关信息化管理部门负责对机关软件正版化采购工作进行日常监督检查，定期对各部门软件使用情况进行抽查。2.审计部门应将软件正版化采购情况纳入内部审计范围，对采购过程的合规性、软件使用的合法性等进行审计监督。（二）外部监督1.积极配合国家有关部门对机关软件正版化工作的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.对于监督检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告上级主管部门。七、责任追究（一）违规责任认定1.对于违反本制度规定，在软件采购、使用过程中存在违规行为的部门和个人，将依法依规追究责任。2.违规行为包括但不限于采购盗版软件、未按规定进行正版软件采购、擅自更改软件使用许可等。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的部门和个人，给予批评教育、责令整改等