行政事业单位采购制度

PAGE行政事业单位采购制度一、总则（一）目的为了规范行政事业单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政事业单位使用财政性资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受公众监督，保证采购过程的公开透明。3.公平竞争原则：通过公平竞争，为供应商提供平等的参与机会，确保采购结果的公正性和合理性。4.公正原则：采购活动应遵循公正的程序和标准，维护各方合法权益，不偏袒任何一方。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，确保采购活动的顺利进行。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善本单位采购制度，组织实施采购活动。审核采购需求，编制采购预算，下达采购任务。建立和管理采购项目档案，对采购活动进行全程监督和管理。协调处理采购活动中的争议和纠纷。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理。参与采购合同的审核，办理采购资金的支付手续。定期对采购资金的使用情况进行统计和分析。3.使用部门提出采购需求，提供采购项目的技术规格、数量、质量等要求。参与采购项目的验收工作，对采购项目的质量和性能进行评价。配合采购管理部门做好采购项目的实施和管理工作。4.监察部门对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉和举报。查处采购活动中的违法违纪行为，维护采购秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应根据本单位的工作需要和事业发展规划，会同财务部门和使用部门，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应根据实际情况进行合理预测，确保预算的准确性和可靠性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照本单位的财务审批程序进行审批。2.经审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算执行1.采购管理部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购资金，确保采购资金的安全和有效使用。3.使用部门应严格按照采购合同的要求，对采购项目进行验收和使用，确保采购项目发挥应有的效益。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。3.公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。四、采购程序（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量质量、用途等内容，并提交采购管理部门。2.采购申请表应经使用部门负责人签字确认，并加盖单位公章。（二）需求审核1.采购管理部门收到采购申请表后，应会同财务部门和相关技术专家，对采购需求进行审核。2.审核内容包括采购需求的合理性、必要性、可行性、技术规格的准确性、数量的合理性等。3.经审核后的采购需求，如需要调整，应及时反馈给使用部门进行修改。（三）采购预算编制1.采购管理部门根据审核后的采购需求，会同财务部门编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制完成后，应按照本单位的财务审批程序进行审批。（四）采购方式确定1.采购管理部门根据采购项目的特点和预算金额，按照本制度规定的采购方式，确定采购方式。2.如采用公开招标方式进行采购，应按照国家有关法律法规和招标程序，委托招标代理机构进行招标。3.如采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式进行采购，应按照规定的程序组织实施。（五）采购文件编制1.采购管理部门根据确定的采购方式，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等内容。3.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量、价格、交货时间、售后服务等要求，并按照规定的格式和要求进行编制。（六）采购信息发布1.采购管理部门应按照规定的程序和渠道，发布采购信息。2.采购信息应包括采购项目的名称、编号、采购方式、采购内容、采购预算、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间等内容。3.采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受公众监督。（七）供应商选择及采购文件获取1.供应商应按照采购文件的要求，提交资格证明文件和投标文件。2.采购管理部门应按照规定的程序和标准，对供应商的资格进行审查，并对投标文件进行评审。3.经评审确定的成交供应商，应与采购管理部门签订采购合同。4.供应商应按照采购合同的约定，履行各自的义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。（八）采购合同签订1.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求进行签订。2.采购合同签订后，应及时报财务部门备案。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，不得擅自变更或者解除合同。如因特殊情况需要变更或者解除合同，应按照规定的程序进行审批。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，使用部门应按照采购合同的要求，对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。3.验收合格后，使用部门应填写验收报告，并签字确认。验收报告应报采购管理部门备案。4.如验收不合格，采购管理部门应及时与供应商协商，要求供应商采取措施进行整改或者重新提供货物、工程和服务。如供应商拒不整改或者整改后仍不合格，采购管理部门应按照采购合同的约定，追究供应商的违约责任。（十）采购资金支付1.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购资金。2.支付采购资金时，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，并按照规定的程序进行审批。3.采购资金支付完成后，财务部门应及时进行账务处理，并将相关凭证归档保存。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括合同编号、签订日期、采购项目名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、售后服务等内容。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，不得擅自变更或者解除合同。（二）合同履行1.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.采购人应按照采购合同的约定，及时支付采购资金，并对采购项目进行验收。3.采购合同履行过程中，如发生争议或者纠纷，双方应及时协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的方式进行仲裁或者诉讼。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或者解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。2.变更或者解除采购合同的，应按照规定的程序进行审批，并及时通知相关部门。3.因变更或者解除采购合同给对方造成损失的，应按照合同约定承担相应的赔偿责任。（四）合同档案管理1.采购管理部门应建立采购合同档案，对采购合同进行分类、编号、归档保存。2.采购合同档案应包括采购合同文本、相关审批文件提交的资格证明文件、投标文件、验收报告、支付凭证等内容。3.采购合同档案应妥善保管，不得擅自销毁或者丢失。如因工作需要查阅或者借阅采购合同档案，应按照规定的程序进行审批。六、采购监督与检查（一）内部监督1.监察部门应加强对采购活动的全程监督，受理有关采购活动的投诉和举报。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，对采购活动进行定期检查和不定期抽查。3.财务部门应加强对采购资金的使用监督，确保采购资金的安全和有效使用。（二）外部监督1.采购活动应接受社会公众的监督，采购信息应及时、准确、完整地向社会公开。2.财政部门应加强对行政事业单位采购活动的监督管理，对采购活动中的违法违纪行为进行查处。3.审计部门应加强对采购项目的审计监督，对采购资金的使用情况进行审计。（三）监督检查内容1.采购制度的执行情况；2.采购预算的编制和执行情况；3.采购方式的选择和执行情况；4.采购程序的执行情况；5.采购合同的签订和履行情况；6.采购资金的使用情