职业学校采购制度

PAGE职业学校采购制度一、总则（一）目的为规范职业学校采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于职业学校使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，遵循法定程序。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，确保结果公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购预算、采购政策、采购重大事项等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的组织实施。采购部门应配备专业采购人员，其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标等。3.与供应商进行沟通协调，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。5.整理和归档采购文件资料。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核等工作，对采购资金使用情况进行监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序合规性、采购资金使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制各需求部门应根据学校发展规划和教学、科研、管理等实际需要，于每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购需求和资金来源。（二）预算审核与调整采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，并报采购领导小组审议。经批准后的采购预算应严格执行，如因特殊原因需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接受供应商报名，并对其资格进行审查。在规定时间和地点组织开标、评标活动由依法组建的评标委员会按照招标文件规定进行评标，推荐中标候选人。将中标结果在指定媒体上公示，公示无异议后，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同，包括编制招标文件、开标、评标、中标公示及签订合同等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门制定谈判文件，明确谈判程序和要求，并向符合资格条件的供应商发出谈判邀请。组织供应商进行谈判会议，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门组织专业人员对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由，并填写单一来源采购申请表。将单一来源采购申请表报采购领导小组审批。采购部门与单一供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。采购部门将单一来源采购情况在学校内进行公示，公示期不少于五个工作日。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购2.询价程序：采购部门向有关供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书的要求，一次性报出不得更改的价格。采购部门对供应商的报价进行比较，以提出最低报价的供应商为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件管理（一）文件编制采购部门应根据采购方式和采购项目特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。采购文件应明确采购项目的各项要求、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动有章可循。（二）文件审核与存档采购文件编制完成后，应经采购部门负责人审核，并报采购领导小组备案。采购活动结束后，采购部门应及时整理采购文件资料，进行分类归档保存，保存期限按照国家有关规定执行。采购文件应妥善保管，以备查阅和审计。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。7.根据采购项目特点，采购人可以对供应商的特定资质证书、业绩、售后服务能力等提出要求。（二）供应商选择程序1.采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商库。2.对申请参与采购项目的供应商进行资格审查，审查其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.根据采购项目要求，从合格供应商中选取若干家参与采购活动，并向其发出邀请或提供采购文件。4.在采购活动过程中，对供应商的投标文件、响应文件等进行评审，综合评估供应商的实力、信誉、报价、服务等因素5.确定成交供应商后，采购部门应将供应商相关信息录入学校供应商管理系统，并定期对供应商库进行更新和维护。**（三）供应商评价与考核**采购部门应建立供应商评价与考核机制，定期对供应商进行评价和考核。评价内容包括合同履行情况、产品质量、售后服务、价格水平等方面通过评价和考核，对优秀供应商给予奖励，对不合格供应商进行警告、暂停合作或淘汰处理。七、采购合同管理（一**）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰明确合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，符合法律法规和学校采购制度的要求。（二）合同履行与监督采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。财务部门应按照合同约定及时支付采购资金，审计部门应对合同履行情况进行监督检查，确保采购合同得到有效执行。（三）合同变更与终止如因特殊原因需要变更采购合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。如出现法定或约定的终止情形，采购合同应依法终止，并按照相关规定办理结算和清理手续。八、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成交货或服务提供后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收人员应包括需求部门代表、采购部门人员、专业技术人员等。对于大型或复杂采购项目，可邀请外部专家参与验收。（二）验收标准与程序1.验收人员应根据采购合同和采购文件规定的技术规格、质量标准等要求，对采购项目进行验收。2.验收程序包括资料审查、实物检验、功能测试等环节。验收人员应认真核对采购项目的名称、规格型号、数量、质量证明文件等资料，对实物进行外观检查、性能测试等，确保采购项目符合要求。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收依据、验收情况、验收结论等内容。（三）验收结果处理如验收合格，采购项目可正式投入使用或交付。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物。供应商整改或退换货物后，应重新组织验收，直至验收合格为止。对于验收不合格且无法整改或供应商拒绝承担责任的情况，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应措施减少损失。九、采购监督与审计（一）内部监督学校建立健全采购内部监督机制，采购领导小组、审计部门、财务部门等应各司其职，对采购活动进行全过程监督。采购部门应定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，接受监督和指导审计部门应加强对采购项目的审计监督，检查采购程序合规性、采购资金使用效益等情况财务部门应严格审核采购资金支付，确保资金使用安全。（二）外部监督积极接受财政部门、纪检监察部门等外部监督检查，及时整改存在的问题。对涉及采购的投诉举报，应认真调查处理，并及时反馈处理结果。（