绿化甲供苗采购制度

PAGE绿化甲供苗采购制度一、总则（一）目的为规范绿化甲供苗采购行为，确保绿化工程质量，控制采购成本，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所有绿化甲供苗采购项目，包括但不限于新建、改建、扩建项目中的绿化工程所需苗木采购。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则优先采购符合设计要求、质量优良的苗木，保证绿化工程的景观效果和生态功能。3.成本控制原则在保证质量的前提下，合理控制采购成本，实现性价比最优。4.公平公正原则采购过程应公开、公平、公正，确保各供应商享有平等的竞争机会。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立绿化甲供苗采购领导小组，由公司/组织高层领导担任组长，成员包括工程管理部门、财务管理部门、审计部门等相关负责人。负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，对采购过程进行监督和指导。（二）采购执行部门设立绿化甲供苗采购工作小组，隶属于工程管理部门，负责具体的采购工作执行。其职责包括：1.根据绿化工程设计要求，编制采购计划和采购清单。2.收集供应商信息，并进行资格审查和实地考察。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门职责1.财务管理部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，对采购成本进行核算和分析。2.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。3.工程管理部门参与采购计划的编制，对采购苗木的质量和规格进行验收，确保符合绿化工程设计要求。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.采购工作小组应根据绿化工程设计图纸和施工进度要求，提前编制采购计划。采购计划应明确苗木品种、规格、数量、采购时间等内容。2.在编制采购计划时，应充分考虑苗木的生长周期、季节特点以及市场供应情况，合理安排采购时间，确保苗木按时供应，满足工程施工需要。（二）采购预算编制1财务管理部门应根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应包括苗木采购费用、运输费用、检疫费用、损耗费用等各项支出。2.采购预算应严格控制在公司/组织下达的年度预算范围内，并报采购领导小组审议通过。四、供应商管理（一）供应商信息收集采购工作小组应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。收集的信息应包括供应商基本情况、经营范围、苗木品种、质量状况、价格水平、售后服务等内容。（二）供应商资格审查1.对收集到的供应商信息进行整理和筛选，建立供应商名录。2.采购工作小组应对供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、苗木生产经营许可证、苗木质量检测报告、业绩证明等相关资质文件。3.实地考察供应商的苗木生产基地，了解其生产规模、种植技术、管理水平等情况，确保供应商具备供应符合质量要求苗木的能力。（三）供应商评价与选择1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、价格水平、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商评价结果，结合采购项目的实际需求，选择合适的供应商参与采购活动。优先选择评价等级为优秀和良好的供应商。（四）供应商动态管理1.采购工作小组应定期对供应商进行跟踪和评估，及时掌握供应商的经营状况和供货情况。2.对于出现质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.建立供应商退出机制，如果供应商不再符合公司/组织的采购要求，应及时将其从供应商名录中删除。五、采购方式与程序（一）采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等。1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采购工作小组向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标，并按照规定的程序和标准进行评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。采购工作小组与不少于三家供应商进行谈判，在谈判中达成一致后确定成交供应商。4询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购工作小组向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请使用部门根据绿化工程实际需求，填写采购申请表，详细说明苗木品种规格、数量、采购时间等内容，并提交至采购工作小组。2.采购审批采购工作小组对采购申请表进行审核，审核通过后报采购领导小组审批。采购领导小组根据公司/组织的相关规定和实际情况进行审批，审批通过后下达采购任务。3.采购实施采购工作小组按照选定的采购方式组织采购活动。公开招标：发布招标公告、编制招标文件、发售招标文件、接收投标文件、开标、评标、定标、签订合同。邀请招标：发出投标邀请书、编制招标文件、发售招标文件、接收投标文件、开标、评标、定标、签订合同。竞争性谈判：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商、签订合同。询价采购：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商、签订合同。4.合同签订采购工作小组与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确苗木品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准售后服务等条款。5.合同执行与验收供应商按照采购合同约定的时间、地点和质量标准供应苗木。采购工作小组应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。苗木到货后，采购工作小组组织工程管理部门、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括苗木品种、规格、数量、质量等方面。验收合格后出具验收报告。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同由采购工作小组负责起草，经法律顾问审核后，报采购领导小组审定。采购合同签订后，应及时将合同副本分送财务管理部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购工作小组应定期检查采购合同的执行情况，及时掌握供应商的供货进度和质量状况。对于供应商出现的违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。2.在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购工作小组应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同结算1.财务管理部门应根据采购合同和验收报告，按照合同约定的付款方式和时间进行结算。付款前，应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于不符合合同约定的付款申请，财务管理部门有权拒绝支付，并及时通知采购工作小组和供应商进行整改。（四）合同档案管理采购工作小组应负责采购合同的档案管理工作，将采购合同及相关文件资料进行整理、归档和保管。合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、谈判记录询价文件、验收报告、付款凭证等内容。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司/组织的相关规定执行。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购合同的执行情况等。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购预算的执行情况、采购成本的控制情况、采购合同的签订与履行情况等。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见