校园采购制度

PAGE校园采购制度一、总则（一）目的为规范校园采购行为，加强校园采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校范围内的各类采购活动，包括但不限于教学设备采购、办公用品采购、后勤物资采购、基建工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护学校和供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：学校与供应商应诚实守信，严格履行合同约定，共同维护采购市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等事项。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购项目的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订、采购验收等工作。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。采购监督部门应定期对采购项目进行检查，对发现的问题及时提出整改意见，并对违规行为进行严肃处理。（四）各部门职责1.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的需求调研、技术参数确定、采购验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，确保采购资金的合理使用。3.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购资金的使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据教学、科研、管理等工作需要，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照学校财务预算编制要求，纳入学校年度预算管理，并报采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整程序办理。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照合同约定支付采购款项，确保采购资金专款专用。（三）预算监督1.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计监督，检查预算执行的真实性、合法性、效益性。2.采购监督部门应加强对采购活动的日常监督，防止超预算采购、无预算采购等违规行为的发生。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上；工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上。3.公开招标应按照国家相关法律法规及行业标准，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照国家相关法律法规及行业标准，编制招标文件，向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照国家相关法律法规及行业标准，成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照国家相关法律法规及行业标准，进行公示，组织专家论证，确定成交供应商。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照国家相关法律法规及行业标准，成立询价小组，制定询价文件，组织询价活动，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交至采购部门。2.《采购申请表》应经使用部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）需求调研1.采购部门收到《采购申请表》后，应及时组织相关人员进行需求调研，了解采购项目的技术要求、质量标准、售后服务等内容。2.需求调研可以通过实地考察、问卷调查、专家咨询等方式进行，确保采购项目的需求准确、合理。（三）采购文件编制1.根据需求调研结果，采购部门编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的合法性、公正性、完整性。（四）供应商选择1.采购部门通过发布采购公告、邀请供应商投标等方式，广泛征集供应商。2.对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。3.根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，组织供应商进行投标、谈判、询价等活动。4.按照评标标准或谈判结果，确定成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。（五）合同签订1.采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同的合法性、完整性、有效性。（六）采购验收1.采购项目到货后，采购部门应及时组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查，确保采购项目符合要求。3.验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，并签字确认。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和《采购验收报告》，填写《付款申请表》，提交至财务部门。2.财务部门审核《付款申请表》后，按照合同约定支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书或成交通知书发出之日起[X]日内，与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、完整性、有效性。（二）合同履行1.采购部门和成交供应商应按照采购合同约定，履行各自的义务。2.采购部门应及时跟踪采购合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，采购部门应与成交供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，采购部门应及时办理合同终止手续。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行，采购部门应及时与成交供应商协商解决，并办理合同终止手续。（五）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归档。2.采购合同档案应包括采购合同文本、中标通知书或成交通知书、采购申请、需求调研文件、采购文件、评标报告或谈判记录、采购验收报告、付款凭证等相关资料。3.采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家相关法律法规及行业标准执行。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督部门应加强对采购活动的日常监督，定期对采购项目进行检查，对发现的问题及时提出整改意见，并对违规行为进行严肃处理。2.审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购资金的使用效益。3.学校纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。（二）外部监督1.学校应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门做好采购项目的审计、监督工作。2.学校应建立健全采购信息公开制度，及时向社会公开采购项目的采购信息、中标成交结果等内容，接受社会监督。（三）供应商管理1.采购部门应建立供应商档案管理制度，