机关单位采购规章制度

PAGE机关单位采购规章制度一、总则（一）目的为了加强机关单位采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本机关单位实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于机关单位使用财政性资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购产品，确保采购项目的质量和效益。4.公正原则：采购过程应公正、公平，不得偏袒任何一方，维护供应商的合法权益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，保证采购活动顺利进行。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和实际情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容，并按照规定的格式和要求报送财务部门审核。2.财务部门应会同采购部门对各部门报送的采购预算进行审核，综合考虑机关单位的财力状况、事业发展需求等因素，提出审核意见，报单位领导审批。3.经批准的采购预算应严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理审批手续。（二）预算执行1.采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金专款专用。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，按照合同约定及时支付采购款项，确保采购资金安全、高效使用。3.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。如发现采购预算执行偏差较大的，应及时向单位领导报告，并提出改进建议。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购人采用公开招标方式采购的，应当按照规定在指定媒体上发布招标公告，并按照招标文件规定的时间、地点开标、评标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购人采用邀请招标方式采购的，应当从省级以上人民政府财政部门指定的政府采购评审专家库中，通过随机方式抽取评标专家。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购人采用竞争性谈判方式采购的，应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购人采用单一来源方式采购的，应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况一并报同级财政部门。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购人采用询价方式采购的，应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。四、采购程序（一）采购计划申报1.各部门根据工作需要，填写《采购计划申报表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.《采购计划申报表》经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到各部门提交的《采购计划申报表》后，对采购项目进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等内容。2.初审通过后，采购部门将《采购计划申报表》及相关材料报单位领导审批。单位领导根据采购项目的情况，作出审批决定。（三）采购实施1.采购部门根据单位领导的审批意见，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标采购。招标代理机构应按照国家有关规定和招标文件要求组织开标、评标活动。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购部门应成立谈判小组、询价小组等采购组织，按照规定的程序进行采购活动。采购组织应在采购活动结束后，编写采购报告，报单位领导审批。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容，并按照国家有关规定和招标文件要求进行签订。2.采购合同签订后，采购部门应将采购合同副本送财务部门备案。财务部门应按照采购合同约定及时支付采购款项。（五）验收1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收。验收人员应按照采购合同约定和相关标准对采购项目的数量、质量、规格等进行验收。2.验收合格后，验收人员应填写《采购项目验收报告》，并签字确认。《采购项目验收报告》应包括采购项目的名称、规格、数量、验收情况等内容。3.验收不合格的，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒不整改或退换货物的，采购部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应会同法律部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，采购部门应将合同文本报单位领导审批。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案。财务部门应按照合同约定及时支付采购款项。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商提供采购项目的相关信息和要求，供应商应按照合同约定的时间和质量标准提供货物或服务。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。3.采购部门应定期对采购合同履行情况进行检查和监督，及时发现问题并采取措施加以解决。如发现供应商未按照合同约定履行义务的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如果发生下列情况之一，可以变更或解除合同：因不可抗力致使合同无法履行的；因一方当事人过错致使合同无法履行的；经双方当事人协商一致同意变更或解除合同的；因法律法规规定的其他情形需要变更或解除合同的。2.变更或解除采购合同，应当采用书面形式，并经双方当事人签字（盖章）确认。变更或解除采购合同的通知或协议，应当在规定的时间内送达对方当事人。3.采购合同变更或解除后，双方当事人应当按照约定进行结算和清理。如因变更或解除合同给对方当事人造成损失的，应当依法承担赔偿责任。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在处理合同纠纷过程中，采购部门应收集相关证据，维护机关单位的合法权益。同时，应积极配合有关部门的工作，妥善解决合同纠纷。六、采购监督与管理（一）内部监督1.机关单位应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的监督和管理。内部监督包括采购部门的自我监督、财务部门的监督、审计部门的审计监督等。2.采购部门应加强对采购活动的全过程管理，严格按照规定的采购程序和采购方式组织实施采购活动，确保采购活动合法合规、公开透明。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照合同约定及时支付采购款项，确保采购资金安全、高效使用。同时，应定期对采购资金的使用情况进行检查和审计，发现问题及时整改。4.审计部门应加强对采购活动的审计监督，定期对采购项目进行审计，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等情况。对审计发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.机关单位采购活动应接受财政、监察、审计等部门的监督检查。财政部门应加强对政府采购活动的监督管理，依法对采购活动进行检查和处理。监察部门应加强对采购活动中违纪违法行为的查处力度，维护采购活动的正常秩序。审计部门应加强对采购资金的审计监督，确保采购资金使用合法合规。2.机关单位采购活动应接受社会监督。采购信息应公开透明，接受社会公众及媒体的监督。对社会公众及媒体反映的问题，机关