机关单位后勤采购制度

PAGE机关单位后勤采购制度一、总则（一）目的为加强机关单位后勤采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位后勤采购活动，包括办公用品、办公设备、家具、维修材料、餐饮服务、物业服务等各类后勤物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督，保障各方知情权。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立机关单位后勤采购领导小组，由单位领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，做出采购决策。（二）采购执行部门设立专门的后勤采购办公室或指定相关部门负责采购的具体执行工作。其职责包括：1.根据单位需求，编制采购计划和采购预算。2.组织实施采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购文件编制、采购谈判、合同签订等。3.协调采购过程中的各种关系，处理采购纠纷。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。5.建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。（三）监督部门机关单位的纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购行为是否合规，防止违规操作和腐败现象发生。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要，每年定期向后勤采购办公室提交下一年度的采购需求计划。需求计划应详细列出所需采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.后勤采购办公室对各部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和分析，结合单位实际情况和财力状况，编制年度后勤采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、内容、预算金额、采购时间安排等。3.采购计划经采购领导小组审议通过后，报单位领导批准实施。（二）采购预算管理1.采购预算是采购计划的资金保障，应根据采购计划编制详细的采购预算。采购预算应包括采购物资和服务的费用、运输费用、安装调试费用、售后服务费用等所有相关费用。2.采购预算应严格按照单位财务预算管理规定进行编制和审批，确保预算的合理性和准确性。3.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。2.采用公开招标方式采购的，应按照国家有关法律法规和招标程序进行操作。招标公告应在指定的媒体上发布，确保潜在投标人能够及时获取招标信息。3.招标人应组建评标委员会，负责对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。评标委员会应由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采用邀请招标方式采购的，招标人应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和要求与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。4.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采用单一来源采购方式采购的，采购人应组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，并在单位内部进行公示。公示无异议后，报采购领导小组批准。3.采购人应与单一来源供应商就采购价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在经营活动中没有重大违法记录。2.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对申请准入的供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信誉评价等方面的审核。3.经审查合格的供应商，由采购执行部门报采购领导小组批准后，纳入供应商信息库，作为合格供应商。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。评价与考核结果作为供应商续用、淘汰、调整采购份额等的重要依据。2.采购执行部门应在每次采购项目完成后，及时收集使用部门对供应商的评价意见，结合采购过程中的实际情况，对供应商进行综合评价。评价方式可采用问卷调查、现场考察、数据分析等多种形式。3.根据供应商评价与考核结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对优秀供应商给予适当的奖励和优先采购待遇；对不合格供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。（三）供应商动态管理1.采购执行部门应定期对供应商信息库进行更新和维护，及时删除已注销、破产、违法违规等不再符合准入条件的供应商信息。2.对于新出现的符合准入条件的供应商，应及时纳入供应商信息库。同时，根据市场变化和单位采购需求，适时调整供应商结构，引入优质供应商，淘汰落后供应商。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商的经营状况和需求，共同探讨改进采购工作的措施和方法，建立长期稳定的合作关系。六、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《机关单位后勤采购申请表》，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后，提交给后勤采购办公室。2.采购申请表应附相关的技术文件、图纸、样品等资料，以便采购执行部门准确理解采购需求。（二）采购审批1.后勤采购办公室收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性、采购方式的适用性等。2.经初步审核合格的采购申请，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据采购金额、采购性质等因素，按照规定的审批权限进行审批。对于重大采购项目，应进行集体研究决策。3.采购申请经批准后，采购执行部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.根据采购方式的不同，采购执行部门按照相应的程序组织实施采购活动。公开招标：编制招标文件，发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，签订合同。邀请招标：确定邀请对象，发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，签订合同。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请供应商谈判，确定成交供应商，签订合同。单一来源采购：进行采购项目论证，公示论证意见，与供应商协商谈判，签订合同。询价：成立询价小组，发出询价通知书，要求供应商报价，确定成交供应商，签订合同。2.在采购过程中，采购执行部门应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的规范性和公正性。同时，要及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务条款等内容。2.采购合同应符合法律法规的规定，采用书面形式，并由双方法人代表或授权代表签字盖章。合同签订后，应及时报单位财务部门备案。3.在合同履行过程中，如需要变更合同条款，应按照合同约定的程序进行协商和签订补充协议，并报采购领导小组批准。（五）验收付款1.采购物资和服务到货后，采购执行部门应组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量是否相符、质量是否合格、规格是否符合要求、服务是否满足合同约定等。2.验收合格后，使用部门应填写《机关单位后勤采购验收单》，经验收人员签字确认后，提交给采购执行部门。采购执行部门根据验收单和采购合同，办理付款手续。3.付款方式应按照采购合同的约定执行，一般采用银行转账等方式支付。财务部门应严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的所有相关文件和资料，主要包括：1.采购计划和采购预算文件。2.采购申请审批文件。3.采购文件，如招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。4.采购合同及补充协议。5.验收文件，如验收单、检验报告等。6.付款凭证。7.供应商资料，如营业执照、资质证书复印件等。8.其他与采购项目有关的文件和资料。（二）档案整理与保管1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购项目结束后，应及时将采购过程中形成的各种文件和资料进行分类整理，装订成册，建立采购档案。2.采购档案应按照年度、采购项目类别等进行分类存放，便于查阅和管理。同时，应建立采购档案目录，注明档案的名称、编号、存放位置等信息。3.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保管期限为五年，重大采购项目的档案保管期限为十年。在保管期限内，不得擅自销毁采购档案。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《机关单位后勤采购档案查阅申请表》，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。2.如需借阅采购档案，应填写《机关单位后勤采购档案借阅申请表》，经采购执行部门负责人和单位分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过七天，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。八、监督与检查（一）内部监督1.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。对发现的问题及时进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。2.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的教育和管理，规范采购操作流程，防止违规操作和腐败现象发生。同时，应定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）外部监督1.积极接受财政、审计等部门的监督检查，按照要求提供采购项目的相关资料，配合做好监督检查工作。对监督检查中发现的问题，应及时整改落实。2.主动接受社会监督，通过单位网站、政务公开栏等渠道，及时公开采购项目的相关信息，包括采购计划、采购方式、采购结果等，保障社会公众的知情权和监督权。九、责任追究（一）违规行为界定在采购活动中，有下列情形之一的，属于违规行为：1.应当采用招标方式而未采用招标方式采购的。2.将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的。3.擅自提高采购标准的。4.委托不具备相应资质的采购代理机构办理采购事宜的。5.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。6.在招标采购过程中与投标人进行协商谈