旭辉集团招标采购制度

PAGE旭辉集团招标采购制度一、总则（一）目的为规范旭辉集团招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于旭辉集团及下属各子公司、分公司（以下统称“集团”）的各类工程建设项目、物资采购、服务采购等招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有潜在供应商，提供平等的竞争机会，确保采购结果公平合理。3.公开透明原则：招标采购信息应公开披露，采购过程接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，提高采购效益。5.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，组织招标采购活动的实施。2.建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。2.参与采购文件的编制和评审工作。3.协助采购部门进行供应商考察和评估。4.负责采购项目的验收工作。（三）法务部门1.审核招标采购文件、合同等法律文件是否符合法律法规要求。2.为招标采购活动提供法律咨询和法律支持。3.处理招标采购活动中的法律纠纷。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性。2.审查采购项目的成本效益情况。3.对采购合同的执行情况进行审计。（五）其他部门根据各自职责，配合采购部门做好招标采购相关工作。三、招标采购流程（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，经部门负责人审核后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请后，对采购项目进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，需提交集团领导审批。（三）采购计划制定采购部门根据审批后的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等。采购计划应与项目进度相匹配，确保物资和服务及时供应。（四）供应商选择1.供应商库筛选：采购部门从已建立的供应商库中筛选符合要求的潜在供应商，向其发出招标邀请或询价通知。2.供应商考察：对于重要采购项目，采购部门会同需求部门等相关人员对潜在供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制、信誉等情况。3.供应商评估：采购部门根据考察情况和供应商提供的资料，对供应商进行综合评估，评估内容包括资质、业绩、价格、服务等方面。根据评估结果，确定入围供应商名单。（五）采购文件编制采购部门根据采购项目特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括招标公告、招标文件、询价文件、采购合同模板等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。（六）招标采购实施1.公开招标：对于达到公开招标限额标准的采购项目，采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。投标截止后，组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。2.邀请招标：对于未达到公开招标限额标准，但具有一定竞争性的采购项目，采购部门向邀请的潜在供应商发出招标文件，组织开标、评标，确定中标供应商。3.询价采购：对于金额较小、规格标准统一的采购项目，采购部门向多家供应商发出询价通知，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。4.竞争性谈判：对于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的采购项目，采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。5.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（七）合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，报法务部门审核备案。（八）采购验收需求部门按照采购合同要求，对采购项目进行验收。验收内容包括数量、质量、规格等方面。验收合格后，填写验收报告，并办理相关付款手续。（九）采购结算财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购款项的结算手续。对于不符合合同要求的采购项目，财务部门应根据合同约定和相关规定，扣减相应款项或拒绝付款。四、招标采购文件管理（一）文件编制要求采购文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，符合法律法规和行业标准要求。文件中应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等关键内容。（二）文件审核与批准采购文件编制完成后，由采购部门负责人审核，经法务部门审核通过后，报集团领导批准。审核过程中如发现问题，应及时修改完善。（三）文件发放与接收采购部门负责采购文件的发放和接收工作。向潜在供应商发放采购文件时，应做好记录，确保文件发放的准确性和完整性。接收供应商的投标文件、报价文件等应进行登记，妥善保管。（四）文件存档采购活动结束后，采购部门应将采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等相关资料进行整理归档，保存期限按照集团档案管理规定执行。五、评标标准与方法（一）评标原则评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，以采购文件规定的评标标准和方法为依据，对投标文件进行评审。（二）评标标准制定采购部门根据采购项目的特点和需求，制定具体的评标标准。评标标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，各项标准应明确、量化，具有可操作性。（三）评标方法1.综合评估法：对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评审，按照评审得分高低确定中标候选人。2.最低价评标法：以投标报价为主要评审因素，选择投标报价最低且符合采购文件要求的供应商为中标候选人。（四）评标过程管理评标过程应严格保密，评标委员会成员应独立评审，不得与外界进行不正当接触。采购部门应做好评标过程的记录，包括评标时间、地点、评标委员会成员名单、评审情况等。六、供应商管理（一）供应商准入1.供应商资格要求：明确供应商应具备的资质、业绩、信誉等条件。2.准入流程：潜在供应商向采购部门提交准入申请，采购部门会同相关部门进行资格审查，符合要求的供应商纳入供应商库。（二）供应商评估1.定期评估：采购部门每年对供应商进行一次综合评估，评估内容包括供应能力、产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.动态评估：在采购合同执行过程中，采购部门对供应商的表现进行动态跟踪评估，如发现问题及时采取措施。（三）供应商激励与淘汰1.激励措施：对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额等。2.淘汰机制：对于评估结果不合格或出现严重违约行为的供应商，采购部门应将其从供应商库中淘汰，并停止与其合作。（四）供应商信息管理采购部门应建立完善的供应商信息管理系统，及时更新供应商的基本信息、评估结果、合作记录等内容，确保供应商信息的准确性和完整性。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的规范性、采购合同的执行情况等。2.集团内部设立举报邮箱和电话，接受员工对招标采购活动中违规行为的举报。对于举报事项，及时进行调查处理。（二）外部监督积极接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合提供相关资料，对提出的问题及时整改。八、违规处理（一）违规行为界定明确在招标采购活动中可能出现的违规行为，如围标串标、虚假投标、收受回扣等。（二）处理措施