旅游公司采购制度及流程

PAGE旅游公司采购制度及流程一、总则1.目的本采购制度旨在规范旅游公司的采购行为，确保采购活动的合法性、合理性、公正性和效益性，保障公司业务的顺利开展，提高公司的经济效益和市场竞争力。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及旅游产品、服务、物资等采购活动的部门和人员。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，提高资金使用效率。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责1.采购部门采购部门职责负责制定和执行公司采购计划，根据公司业务需求，及时采购所需的旅游产品、服务和物资。收集、整理、分析供应商信息，建立和维护供应商数据库，定期评估供应商，选择合格的供应商合作。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款明确、合理，符合公司利益。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题，确保采购任务按时、按质、按量完成。负责采购文件的编制、审核、归档和保管，建立健全采购档案管理制度。定期向上级领导汇报采购工作进展情况，提供采购数据分析和建议，为公司决策提供支持。采购人员岗位职责采购经理：全面负责采购部门的管理工作，制定采购策略和计划，组织采购团队完成采购任务，协调与其他部门的关系，确保采购工作顺利进行。采购专员：根据采购计划，负责具体的采购操作，包括供应商联系、询价、比价、谈判、下单、跟单等工作，确保采购任务按时、按质、按量完成。2.需求部门需求部门职责根据公司业务发展需要，提出准确、详细的采购需求，包括旅游产品规格、服务要求、物资清单等。协助采购部门进行供应商选择和采购谈判，提供必要的技术支持和业务信息。在采购合同执行过程中，负责验收采购物品或服务，及时反馈质量问题和使用情况。配合采购部门进行采购绩效评估，提供采购工作改进的建议和意见。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，并提交给部门负责人审核。部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的必要性和合理性，签字批准后提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行进一步审核，包括采购预算、采购方式、供应商选择等方面的审核。根据公司采购审批权限规定，采购金额较小的采购申请由采购部门负责人审批；采购金额较大的采购申请需提交公司管理层审批。采购审批通过后，采购部门方可开展采购工作。3.供应商选择与评估采购专员根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和分析，筛选出潜在的供应商，并向其发送询价函或招标邀请书。供应商根据询价函或招标邀请书的要求，提供报价和相关资料。采购专员对供应商的报价进行比较和分析，选择至少三家供应商进行进一步的谈判。采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察或评估，了解供应商的生产能力、质量控制、售后服务等方面的情况。同时评估供应商的信誉、财务状况等，确保供应商具备良好的合作条件。根据供应商的报价、产品质量、服务水平、信誉等因素，综合评估后确定合格的供应商，并建立供应商档案。4.采购谈判采购专员与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物品或服务的价格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。在谈判过程中保持公正、公平的态度坚守公司利益底线，争取最有利合作条件。如遇重大分歧或复杂问题及时向采购经理汇报，并共同协商解决方案。谈判达成一致后，双方签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的要求，条款清晰、准确、完整。5.采购合同签订与执行采购合同经采购部门负责人审核后，提交公司管理层审批。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。采购专员负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。在采购合同执行过程中，如遇供应商无法按时交货、产品质量问题等情况，采购专员应及时与供应商协商解决，并向采购经理汇报。如问题严重影响公司业务，应及时采取相应的措施，如调整采购计划、追究供应商违约责任等。6.验收与付款采购物品或服务到货后，需求部门负责组织验收工作。验收人员应按照采购合同的要求，对采购物品的数量、质量、规格等进行逐一核对，确保符合要求。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至验收合格为止。采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款流程应符合公司财务管理制度的要求，确保付款的准确性和及时性。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施市场风险应对措施：密切关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应情况等信息，合理安排采购计划，避免因市场变化导致采购成本增加或供应中断。供应商风险应对措施：加强对供应商的管理和评估，建立供应商淘汰机制，降低供应商违约风险。与重要供应商签订长期合作协议，确保供应的稳定性。质量风险应对措施：严格把控采购物品或服务的质量标准，加强验收环节的管理，对不合格产品及时进行处理。要求供应商提供质量保证承诺，并定期对供应商的产品质量进行抽检。合同风险应对措施：加强采购合同的审核和管理，确保合同条款明确、合理、合法。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方的权利和义务，及时处理合同变更和纠纷。付款风险应对措施：建立健全付款审批制度，严格审核付款申请，确保付款的准确性和及时性。加强对供应商的信用管理，避免因供应商信用问题导致付款风险。五、采购绩效评估1.评估指标采购成本：评估采购物品或服务的实际采购价格与预算价格的差异，计算采购成本节约率。采购质量：通过验收合格率、退货率等指标评估采购物品或服务的质量情况。交货期：考核供应商的实际交货时间与合同约定交货时间的符合程度，计算交货准时率。供应商管理：评估供应商的合作满意度、投诉率等指标，衡量供应商管理的效果。采购效率：通过采购周期、采购任务完成率等指标评估采购部门的工作效率。2.评估方法定期收集采购相关数据，根据设定的评估指标进行计算和分析。采用定量与定性相结合的评估方法，如数据分析、问卷调查、实地考察等，全面评估采购绩效情况。3.评估周期采购绩效评估每季度进行一次，对采购部门和采购人员的工作表现进行全面评价。4.评估结果应用根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对绩效优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对绩效不佳的部门和个人进行批评和整改。将采购绩效评估结果反