政法委政府采购内控制度

PAGE政法委政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强政法委政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保政府采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规以及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政法委机关及所属单位使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应公平、公正地对待所有参与供应商，确保竞争机会均等。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金的使用效益，节约财政资金。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度，加强对采购活动各环节的监督和控制，防范风险。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各部门应根据工作需要和实际情况，按照财政部门要求编制年度政府采购预算。预算编制应详细、准确地列出采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算应结合政法委工作目标和业务发展规划，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算安排合理、科学。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合规性、准确性、完整性等。审核通过后的采购预算报财政部门审批。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，各部门应制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照政府采购法律法规和相关政策规定确定采购方式。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定履行审批手续。3.采购计划应根据项目特点和实际情况合理确定采购组织形式。对于集中采购目录以内的项目，应委托集中采购机构代理采购；对于集中采购目录以外、分散采购限额标准以上的项目，可自行采购或委托采购代理机构采购。（三）预算与计划调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要调整采购预算或采购计划的，应按照规定程序进行审批。2.预算调整申请应由采购项目实施部门提出，经财务部门审核后，报政法委领导审批。审批通过后的预算调整申请报财政部门备案。3.采购计划调整应根据实际情况进行，调整内容包括采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等。采购计划调整申请应由采购项目实施部门提出，经相关部门审核后，报政法委领导审批。审批通过后的采购计划调整申请报财政部门备案。三、采购活动执行管理（一）采购方式选择1.公开招标是政府采购的主要采购方式。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应通过随机方式从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应按照规定程序进行审批，并与供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，确定成交供应商。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购文件编制1.采购文件应根据采购项目的特点和需求编制，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性条款或不合理的条件。采购文件应在发布前进行审核，确保其合法性、准确性、完整性。3.采购文件的编制应充分考虑采购项目的实际情况，合理设置评审标准和方法。评审标准应客观、公正、合理，能够准确反映供应商的综合实力和服务水平。评审方法应科学、合理，能够有效保证采购项目的质量和效益。（三）采购活动组织1.对于委托集中采购机构代理采购的项目，政法委应与集中采购机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。集中采购机构应按照委托代理协议的要求组织采购活动，确保采购活动的顺利进行。2.对于自行采购或委托采购代理机构采购的项目，政法委应成立采购项目实施小组，负责采购活动的组织和实施。采购项目实施小组应由采购项目相关部门的人员组成，明确各成员的职责和分工。3.采购项目实施小组应按照采购文件的要求组织开标、评标、谈判、询价等采购活动。开标应在规定的时间和地点公开进行，开标过程应记录在案。评标、谈判、询价应按照规定的程序和方法进行，评审过程应公正、公平、透明。（四）采购合同签订与履行1.采购项目确定成交供应商后，应按照规定程序签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量要求、售后服务等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购项目实施部门应及时跟踪合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量提供货物、工程和服务。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，应按照规定程序进行审批。合同变更申请应由采购项目实施部门提出，经相关部门审核后，报政法委领导审批。审批通过后的合同变更申请应及时通知供应商，并签订补充合同或变更协议。四、采购验收管理（一）验收标准制定1.采购项目实施部门应根据采购文件和合同约定，制定具体的验收标准。验收标准应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、性能指标等内容。2.验收标准应符合国家法律法规和行业标准的要求，不得低于采购文件和合同约定的标准。验收标准应在采购文件和合同中明确约定，并作为验收的依据。（二）验收组织实施1.采购项目完成后，采购项目实施部门应及时组织验收。验收工作应由采购项目实施部门、使用部门、财务部门等相关人员组成验收小组进行。验收小组应按照验收标准对采购项目进行全面、细致的验收。2.验收小组应认真审查供应商提供的货物、工程和服务的质量证明文件、检验报告、售后服务承诺等资料，核实采购项目的数量、规格、型号等是否与采购文件和合同约定一致。3.验收小组应按照规定的程序和方法对采购项目进行实地检验、测试、试用等，确保采购项目的质量和性能符合要求。验收过程中发现问题的，应及时要求供应商进行整改，直至验收合格。（三）验收报告编制1.验收工作完成后，验收小组应编制验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。2.验收报告应经验收小组全体成员签字确认，并加盖验收小组印章。验收报告应作为支付采购资金的依据之一，同时归档保存。五、采购资金管理（一）资金预算管理1.采购资金预算应纳入政法委年度预算管理，按照财政部门要求编制和执行。采购资金预算应根据采购项目的实际情况，合理确定资金数额，确保采购资金的足额安排。2.采购资金预算应按照规定程序进行审批。审批通过后的采购资金预算应严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购资金预算的，应按照规定程序进行审批。（二）资金支付管理1.采购资金支付应按照采购合同约定和财政部门规定的程序进行。采购项目实施部门应根据验收报告和合同约定，填写资金支付申请，经财务部门审核后，报政法委领导审批。2.财务部门应按照审批后的资金支付申请，及时办理资金支付手续。资金支付应通过财政国库集中支付系统进行，确保资金支付的安全、规范、透明。3.采购资金支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行。如因供应商原因导致采购项目未能按时交付或验收合格的，应按照合同约定扣除相应的款项。（三）资金核算与监督1.财务部门应按照国家财务会计制度的规定，对采购资金进行核算和管理。采购资金应单独核算，确保资金使用的真实性、合法性、准确性。2.政法委应加强对采购资金的监督检查，定期对采购资金的使用情况进行审计和检查。审计和检查内容包括采购资金的预算执行情况、资金支付情况、资金核算情况等。3.对于发现的采购资金使用问题，应及时进行整改，确保采购资金的安全、规范、有效使用。对违反规定使用采购资金的行为，应依法依规追究相关人员的责任。六、采购档案管理（一）档案收集与整理1.采购项目实施部门应负责采购档案的收集和整理工作。采购档案应包括采购项目的预算文件、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。2.采购档案应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。整理后的采购档案应编制目录，便于查阅和管理。（二）档案保管与借阅1.采购档案应妥善保管，确保档案资料的安全和完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为十五年，重要采购项目的档案保管期限为永久。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案借阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可借阅。借阅档案应在规定的时间内归还，不得擅自转借或复印。3.档案管理人员应定期对采购档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。对损坏、丢失的档案资料，应及时进行补充和修复。（三）档案销毁1.采购档案保管期满后，需要销毁的，应按照规定程序进行审批。档案销毁申请应由采购项目实施部门提出，经相关部门审核后，报政法委领导审批。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和相关部门人员共同监督销毁过程。销毁后的档案应在销毁清册上签字确认，并归档保存。七、监督检查与责任追究（一）内部监督检查1.政法委应建立健全内部监督检查机制，加强对政府采购活动的全过程监督。内部监督检查应包括采购预算与计划管理、采购活动执行管理、采购验收管理、采购资金管理、采购档案管理等方面。2.纪检监察部门应定期对政府采购活动进行监督检查，重点检查采购活动的合法性、合规性、公正性、透明性等情况。对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.财务部门应加强对采购资金的监督管理，定期对采购资金的使用情况进行审计和检查。审计和检查内容包括采购资金的预算执行情况、资金支付情况、资金核算情况等。对发现的问题及时进行整改，确保采购资金的安全、规范、有效使用。（二）外部监督检查1.政法委应接受财政部门、审计部门、监察部门等外部监督检查部门的监督检查。对外部监督检查部门提出的意见和建议，应认真研究，及时整改。2.政法