政府采购内部审批制度

PAGE政府采购内部审批制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强内部管理与监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内使用财政性资金及其他自有资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规、政策制度，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正的程序和标准，维护供应商的合法权益。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的使用效益最大化。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各部门根据本部门业务需求和工作计划，提出年度采购项目申请，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行汇总、审核，并结合公司/组织年度财务状况和资金安排，编制年度政府采购预算草案，报公司/组织管理层审批。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，采购部门制定具体的采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等。2.采购计划应与公司/组织的业务需求和工作计划相匹配，确保采购活动及时、有序进行。（三）预算与计划调整1.因特殊情况需要调整采购预算或计划的，由提出调整申请的部门说明原因，并提交调整方案。2.采购部门会同财务部门对调整方案进行审核，报公司/组织管理层审批后实施。三、采购审批流程（一）采购申请1.各部门需要进行政府采购时，应填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、用途等内容，并附上相关的技术资料和市场调研情况。2.《政府采购申请表》由部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购初审1.采购部门收到《政府采购申请表》后，对采购项目的必要性和可行性进行初审。2.初审内容包括采购项目是否符合公司/组织业务需求、预算是否合理、采购方式是否恰当等。3.采购部门初审通过后，将《政府采购申请表》及相关材料提交至财务部门进行预算审核和资金安排。（三）财务审核1.财务部门对采购项目的预算进行审核，确认是否有足够的资金支持该采购项目。2.审核采购项目的资金来源是否合规，是否符合公司/组织的财务管理制度。3.财务部门审核通过后，在《政府采购申请表》上签字盖章，并将相关材料返还至采购部门。（四）采购审批1.采购部门将经过初审和财务审核的《政府采购申请表》及相关材料提交至公司/组织管理层进行审批。2.公司/组织管理层根据采购项目的重要性、金额大小等因素，进行综合审批。3.对于重大采购项目，公司/组织管理层可组织相关部门进行专题论证后再行审批。（五）审批结果反馈1.采购部门根据公司/组织管理层的审批意见，及时将审批结果反馈给申请部门。2.如审批通过，采购部门按照既定的采购流程组织实施采购活动；如审批不通过，采购部门应向申请部门说明原因，并协助申请部门对采购项目进行调整或重新申请。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购金额较大、技术复杂、有较多供应商可供选择的项目。2.采购部门应按照相关法律法规规定，编制公开招标文件，发布招标公告，并组织开标、评标、定标等活动。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则进行操作，确保所有符合条件的供应商都有机会参与投标。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据项目特点和要求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和标准应与公开招标一致，确保采购结果的公正性。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应按照既定的谈判程序和标准进行谈判，确定成交供应商。(四)单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目,发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目,必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报公司/组织管理层审批。3.单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.采购部门对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同应符合法律法规的规定，确保双方的权利和义务明确、合法、有效（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量等要求履行交货义务，并提供相关的售后服务。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款或者终止合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议或者办理相关手续。2.合同变更或者终止后，采购部门应及时调整采购预算和资金安排，并做好相关的账务处理。六、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目到货前，采购部门应通知相关部门和人员做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案、准备验收工具等。2.验收小组应由采购部门、使用部门、技术部门等相关人员组成，负责对采购项目进行验收。（二）验收实施1.采购项目到货后，验收小组应按照验收方案和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收过程中，应要求供应商提供相关的证明文件和资料，并对采购项目进行实地检查、测试等。3.验收小组应如实填写《政府采购验收报告》，详细记录验收情况和验收结果。（三）验收结果处理1.如验收结果合格，验收小组应在《政府采购验收报告》上签字确认，并将采购项目交付使用部门。2.如验收结果不合格，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货，并跟踪整改情况。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。七、采购监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.接受财政部门、纪检监察部门等外部监督机构的监督检查，积极配合其工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督机构提出的意见和建议，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。八、责任追究（一）违规行为界定1.明确在政府采购活动中，采购部门、使用部门、供应商等各方可能出现的违规行为，如采购过程中的暗箱操作、围标串标、提供虚假材料等。2.对违规行为的界定应具体、明确，便于在实际操作中进行判断和认定。(二}责任追究方式1.对于采购部门及相关人员的违规行为，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分；造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对于供应商的违规行