政府机关软件采购制度

PAGE政府机关软件采购制度一、总则（一）目的为规范政府机关软件采购行为，加强软件采购管理，提高财政资金使用效益，确保采购软件符合工作需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府机关各部门及所属单位使用财政性资金进行软件采购的活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保软件采购活动合法合规。购买的软件应具备合法的知识产权，无侵权等法律风险。2.需求导向原则依据政府机关实际工作需求，科学合理确定软件采购的功能、性能、数量等要求，避免盲目采购。3.公平公正原则采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，保障所有符合条件的供应商平等参与竞争。4.效益原则在满足工作需求的前提下，注重采购成本效益，提高财政资金使用效率。二、采购计划管理（一）需求调研与分析1.各部门应定期开展软件使用需求调研，结合业务发展规划和工作实际，详细梳理现有软件使用情况及存在的问题。2.组织相关业务人员、技术人员等对调研结果进行分析，明确软件采购的必要性、功能需求及技术要求等。（二）采购计划编制1.根据需求调研分析结果，各部门编制年度软件采购计划，明确采购软件的名称、规格、数量、预算等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，报财政部门和相关审批部门备案。（三）采购计划调整1.因工作需求变化等原因需调整采购计划的，应按规定程序重新申报和审批。2.调整后的采购计划应详细说明调整原因、调整内容及对预算的影响等。三、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的软件采购项目。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的软件项目，可采用邀请招标方式。3.竞争性谈判符合下列情形之一的软件采购项目，可采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购符合下列情形之一的软件采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价采购的软件规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。（二）采购程序1.公开招标程序发布招标公告通过指定媒体发布招标公告，公告应包括采购项目名称、内容、预算、供应商资格条件、获取招标文件的时间和地点等。发售招标文件向潜在供应商发售招标文件，招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。开标、评标组织开标会议，由供应商或其代表参加。开标后，按照招标文件规定的评标标准进行评标，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。中标公示评标结束后，将中标结果在指定媒体进行公示，公示期不得少于三个工作日。签订合同中标供应商与采购人按照招标文件和中标供应商投标文件的内容签订采购合同。2.邀请招标程序发布邀请招标公告向符合资格条件的供应商发出邀请招标公告，公告内容与公开招标公告类似。发售招标文件向被邀请供应商发售招标文件，并要求其在规定时间内提交投标文件。开标、评标开标、评标程序与公开招标相同，但评标委员会成员人数可适当减少。中标公示中标结果公示期不得少于三个工作日。签订合同中标供应商与采购人签订采购合同。3.竞争性谈判程序成立谈判小组谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数。制定谈判文件谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。确定成交供应商谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价按照谈判文件规定的评定成交的标准确定成交供应商。签订合同成交供应商与采购人签订采购合同。4.单一来源采购程序成立采购小组采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数。协商采购小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，形成协商意见。确定成交供应商采购小组根据协商意见，确定成交供应商。签订合同成交供应商与采购人签订采购合同。5.询价程序成立询价小组询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数。确定被询价的供应商名单从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价.询价询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订合同成交供应商与采购人签订采购合同。四、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商准入与退出1.建立供应商准入机制，对申请参与政府机关软件采购的供应商进行资格审查。2.对于存在严重违法违规行为、提供虚假材料、产品质量不合格等问题的供应商，取消其准入资格，并列入不良供应商名单。3.定期对供应商进行评估，对于不符合要求的供应商，责令其限期整改，整改后仍不符合要求的，予以清退。（三）供应商考核与评价1.建立供应商考核评价体系，从产品质量、技术支持、售后服务、价格等方面对供应商进行考核评价。2.定期收集用户对供应商的反馈意见，作为考核评价的重要依据。3.根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现不佳的供应商进行警告和处罚。五、采购合同管理（一）合同签订1采购合同应按照采购文件和中标供应商投标文件的内容签订，明确软件的名称、规格、数量、价格、技术要求、服务内容、验收标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，应报财政部门备案。（二）合同履行1.采购人应按照合同约定履行付款义务，供应商应按照合同约定提供软件及相关服务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等交付软件，并确保软件的质量和性能符合要求。3.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应按照合同约定的解决方式进行处理。（三）合同变更与终止1.因工作需求变化等原因需变更采购合同的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报财政部门备案。2.采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行时，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。六、验收管理（一）验收标准1.依据采购合同和招标文件确定验收标准，包括软件的功能、性能、质量、兼容性等方面。2.验收标准应明确、具体、可操作，确保验收工作的科学性和公正性。（二）验收程序1.供应商完成软件安装调试后，应向采购人提交验收申请。2.采购人组织成立验收小组，验收小组由采购人代表、技术专家、使用部门人员等组成。3.验收小组按照验收标准对软件进行测试、检查等验收工作，形成验收报告。4.验收合格的，验收小组签署验收意见；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后重新验收。（三）验收文档管理1.验收过程中应形成的各类文档，如验收申请、验收方案、验收报告等，应妥善保存。2.验收文档作为软件采购项目的重要资料，应纳入档案管理，以备查阅。七、资金管理（一）预算编制1.软件采购预算应根据采购计划和市场价格等因素科学合理编制，确保预算准确、完整。2.预算编制应严格按照财政部门规定的格式和要求进行，明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容。（二）资金支付1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理资金支付手续。2.资金支付应严格按照财政资金管理规定进行，确保资金支付安全、合规。（三）财务核算与审计1.财务部门应按照财务制度对软件采购资金进行核算，确保账目清晰、准确。2.审计部门应定期对软件采购项目进行审计，监督资金使用情况，防止出现违规行为。八、监督与检查（一）内部监督1.政府机关内部应建立健全软件采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。2.采购管理部门应定期