政府工会采购制度

PAGE政府工会采购制度一、总则（一）目的为了规范政府工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作的顺利开展，依据相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府工会使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受监督，确保公平公正。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，择优选择中标供应商。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.成立由工会领导、相关部门负责人等组成的采购管理委员会，负责统筹领导和决策重大采购事项管理委员会。2.职责包括：制定采购政策和制度；审议采购预算和采购计划；审批重大采购项目；监督采购活动的执行情况等。（二）采购执行部门1.设立专门的采购执行部门，负责具体采购业务的实施。2.职责包括：编制采购文件；组织采购活动；与供应商进行沟通和谈判；签订采购合同；验收采购项目等。（三）监督部门1.由工会内部审计、纪检等部门组成监督部门，对采购活动进行全程监督。2.职责包括：审查采购文件和采购程序的合规性；监督采购过程中的开标、评标、定标等环节；受理供应商的质疑和投诉；对违规行为进行调查和处理等。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购执行部门应根据工会年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并按照规定的格式和要求填报。3.采购管理委员会对采购预算草案进行审核，审核通过后报上级主管部门和财政部门审批。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，采购执行部门制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容，并按照规定的时间节点组织实施。3.采购计划应根据实际情况进行动态调整，如因工作需要增加或减少采购项目，应及时办理相关手续。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定的程序和标准确定中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购执行部门应按照规定编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应按照规定确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应按照规定成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应按照规定进行单一来源采购论证，报采购管理委员会批准后，与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.在采购执行部门应按照规定成立询价小组，向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请与审批1．使用部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购执行部门。3.采购执行部门对采购申请进行初审，审核通过后报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购预算和实际情况进行审批，审批通过后下达采购任务通知书。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据采购任务通知书，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等条款，确保采购项目的顺利实施。3.采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保文件的准确性和完整性。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应按照规定在指定的媒体上发布采购公告或投标邀请书，公开采购项目的相关信息。2.采购公告或投标邀请书应包括采购项目的名称、编号、采购人、采购内容、数量、预算金额、采购方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购执行部门应及时收集和整理供应商的报名信息，对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。（四）开标、评标与定标1.采购执行部门按照规定的时间和地点组织开标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。2.开标结束后，采购执行部门应组织评标活动。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会成员应按照评标标准对投标文件进行评审和比较，提出评标报告。3.采购管理委员会根据评标报告，确定中标供应商。中标供应商确定后，采购执行部门应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（五）采购合同签订1.采购执行部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应报采购管理委员会备案。采购管理委员会应对采购合同的签订情况进行监督检查，确保合同的合法性和有效性。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行部门应及时组织验收。验收由使用部门、采购执行部门、监督部门等相关人员组成验收小组进行。2.验收小组应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收，填写验收报告，并签字确认。3.验收合格的采购项目，采购执行部门应按照合同约定支付采购款项；验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，并按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务、采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交采购管理委员会审核，审核通过后，由法定代表人或其授权代表签字并加盖公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交付货物或者提供服务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或者提供服务，并提供相关的证明文件。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报采购管理委员会备案。（四）合同纠纷处理1.如双方在合同履行过程中发生纠纷，应首先通过协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。2.在纠纷处理过程中，双方应继续履行合同中无争议的部分。七、采购资金管理（一）资金预算采购资金预算应根据采购项目的实际需求和预算标准进行编制，确保采购资金的合理使用。（二）资金支付1.采购资金应按照采购合同约定的支付方式和时间进行支付。2.采购执行部门应在支付采购资金前，对采购项目的验收情况、发票等进行审核，确保支付依据充分、合规。（三）资金核算与监督1.财务部门应按照规定对采购资金进行核算，确保资金收支准确、清晰。2.监督部门应对采购资金的使用情况进行监督检查，防止资金浪费和滥用现象的发生。八、质疑与投诉处理（一）质疑1.供应商对采购文件、采购过程、中标或者成交结果有疑问的，可以在规定的时间内以书面形式向采购执行部门提出质疑。2.采购执行部门应在收到质疑后及时进行答复，并将质疑及答复情况报采购管理委员会备案。（二）投诉1.供应商对质疑答复不满意或者采购执行部门未在规定时间内作出答复的，可以在规定的时间内向监督部门投诉。2.监督部门应在收到投诉后及时进行调查处理，并将处理结果通知投诉人和采购执行部门。九、档案管理（一）档案收集采购执行部门应在采购活动结束后，及时收集采购项目的相关文件资料，包括采购申请、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。（二）档案整理与归档1.对收集到的文件资料进