政府办公室采购管理制度

PAGE政府办公室采购管理制度一、总则（一）目的为加强政府办公室采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府办公室机关各部门及所属事业单位的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量和效益。4.公正诚信原则：公正对待供应商，诚实守信履行采购合同。二、采购组织与职责（一）采购管理部门政府办公室设立采购管理部门，负责采购活动的组织、协调和监督管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购预算和采购计划。3.组织采购项目的实施，包括采购文件编制、采购公告发布、供应商资格审查、评标定标等。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行监督检查。5.建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。6.协调处理采购活动中的投诉和纠纷。（二）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购文件编制、评标等工作，配合采购管理部门签订采购合同，并负责采购项目的验收工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购项目的需求，明确采购标的的规格、数量、技术要求以及售后服务等内容。2.协助采购管理部门编制采购文件，提供技术支持和相关资料。3.参与评标工作，对供应商的技术方案、商务报价等进行评审。4.配合采购管理部门签订采购合同，明确双方的权利和义务。5.负责采购项目的验收工作，对采购标的的质量、数量、规格等进行检验，出具验收报告。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。其主要职责包括：1.审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.对采购合同进行审核，监督采购资金的支付情况。3.负责采购资金的核算和账务处理，定期与采购管理部门核对账目。4.配合采购管理部门做好采购项目的绩效评价工作。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，于每年[具体时间]前编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合政府办公室的财力状况和工作重点，提出采购预算调整建议，报领导审批后下达执行。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理审批手续。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和时间要求，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照采购项目的类别和性质进行分类管理，建立采购项目台账，对采购项目的执行情况进行跟踪和记录。3.采购计划应根据实际情况适时进行调整。如遇政策变化、工作任务调整或其他不可抗力因素影响采购计划执行的，采购管理部门应及时提出调整建议，报领导审批后执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标采购项目应按照以下程序进行：编制招标文件：采购管理部门根据采购需求编制招标文件，明确采购标的规格、数量、技术要求、评标标准、合同条款等内容。发布招标公告：在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告期不得少于[具体天数]。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等内容。发售招标文件：按照招标公告规定的时间和地点发售招标文件，潜在投标人应在规定时间内购买招标文件。开标评标：采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标时，投标人应按照招标文件要求提交投标文件，开标工作人员应当众拆封、宣读投标文件的主要内容。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人名单。中标公告：采购管理部门在指定的政府采购信息发布媒体上发布中标公告，公告期不得少于[具体天数]。中标公告应包括采购项目名称、中标供应商名称、中标金额、主要中标标的规格和数量等内容。签订合同：采购管理部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应按照招标文件和投标文件的内容签订，不得擅自变更合同条款。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单：采购管理部门根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：采购管理部门按照公开招标的要求编制招标文件。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，潜在投标人应在规定时间内购买招标文件。开标评标：采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人名单。中标公告：采购管理部门在指定的政府采购信息发布媒体上发布中标公告，公告期不得少于[具体天数]。签订合同：采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购管理部门代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的[具体比例]。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目的需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交标准等事项。确定邀请供应商名单：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购项目应按照以下程序进行：成立采购小组：采购小组由采购管理部门代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于采购小组成员总数的[具体比例]。确定单一来源供应商：采购小组对采购项目进行论证，认为符合单一来源采购条件的，确定单一来源供应商，并将结果报领导审批。签订合同：采购管理部门与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购项目应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由采购管理部门代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的[具体比例]。确定被询价的供应商名单：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：采购管理部门与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门对各部门提交的《采购申请表》进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.对于金额较大或涉及重要事项的采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行论证，并报领导审批。3.经审批同意的采购项目，采购管理部门下达《采购任务通知书》，明确采购项目的具体要求和实施时间。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标采购项目，采购管理部门应按照规定的程序编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购管理部门应按照规定的程序成立谈判小组、制定谈判文件、确定供应商名单、组织谈判或询价等。2.在采购过程中遇到的重大问题，采购管理部门应及时向领导汇报，并按照领导的指示进行处理。（四）合同签订1..采购项目确定中标或成交供应商后，采购管理部门应与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购标的、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，办理采购资金的支付手续。（五）验收1.采购项目完成后由需求部门负责组织验收。需求部门应成立验收小组，制定验收方案，明确验收标准和验收程序。2.验收小组应按照验收方案对采购标的的质量、数量、规格等进行检验，出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决。如协商不成，应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购监督与管理（一）内部监督1.政府办公室内部审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、合同履行情况等进行审计检查，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门落实整改。2.采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购行为。采购人员应严格遵守采购纪律，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益，不得泄露采购信息和商业秘密。（二）外部监督1.接受财政、监察、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门做好采购项目的监督管理工作，如实提供采购文件、合同、验收报告等资料。2.主动接受社会监督，在指定的政府采购信息发布媒体上及时公开采购项目的相关信息，包括采购公告、中标成交结果、采购合同等，接受社会公众的查询和监督。（三）供应商管理1.建立供应商库，对参与政府办公室采购活动的供应商进行登记管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用记录等内容。2.对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商具备相应的资质和能力。在采购过程中，发现供应商存在违法违规行为或不良信用记录的，应及时将其列入黑名单，禁止其参与今后的采购活动。3.加强与供应商的沟通与合作，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，建立供应商评价机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（四）采购档案管理1.采购管理部门应建立采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购任务通知书、采购文件、投标文件或响应文件、评标报告、中标或成交通知书、采购合同、验收报告等。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制或销毁采购档案。七、法律责任（一）对采购管理部门及相关人员的责任追究1.采购管理部门及相关人员在采购活动中违反本制度规定或者法律法规规定的，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.采购管理部门及相关人员在采购活动中存在下列行为之一的，应依法追究责任：应当采用公开招标方式而擅自采用其他采购方式的；擅自提高采购标准或者以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在采购过程中与供应商或者采购代理机构恶意串通的；在采购活动中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；开标前泄露标底或者其他应当保密的信息的；隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的；其他违反本制度规定或者法律法规规定行为的。（二）对供应商的责任追究1.供应商在参与政府办公室采购活动中违反本制度规定或者法律法规规定的