政府采购管理制度及办法

PAGE政府采购管理制度及办法一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，特制定本制度及办法。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家有关法律法规和政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，确保采购项目获得最佳的性价比。4.公正原则：采购活动应公正对待所有参与供应商。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合实际需求，编制年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，确保预算的准确性和严肃性。（二）预算审核与调整1.公司/组织的财务部门会同采购管理部门对各部门编制的采购预算进行审核。审核内容包括预算的合理性、合规性、准确性等。2.经审核后的采购预算报公司/组织领导审批。审批通过后的采购预算应严格执行，不得随意调整。3.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的采购预算应重新报财务部门和采购管理部门备案。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算，结合采购项目的实际情况，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行排序。3.采购计划应与公司/组织的年度工作计划相衔接，确保采购项目能够按时、按质、按量完成。（二）计划执行与监控1.采购管理部门应按照采购计划组织实施采购活动。在采购过程中，应严格遵守采购程序和相关规定，确保采购活动的合法性和规范性。2.采购管理部门应建立采购计划执行监控机制，定期对采购计划的执行情况进行检查和评估。如发现采购计划执行过程中存在问题，应及时采取措施进行解决。3.对于因特殊原因需要变更采购计划的，应按照规定的程序进行申报和审批。变更后的采购计划应重新报采购管理部门备案。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与投标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应按照规定发布投标邀请书，邀请特定的供应商参加投标。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照规定的程序和要求进行谈判，确保谈判结果的公正性和合理性。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应按照规定进行公示，并报相关部门批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，向供应商发出询价单。询价小组应按照规定的程序和要求进行询价，确保询价结果的公正性和合理性。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由及预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人签字确认后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额等。2.经审核后的采购申请表报公司/组织领导审批。审批通过后的采购申请表由采购管理部门负责组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购代理机构或自行组织采购活动。2.如委托采购代理机构进行采购，采购管理部门应与采购代理机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。3.在采购实施过程中，采购管理部门应严格按照采购程序和相关规定进行操作，确保采购活动的合法性和规范性。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商后，采购管理部门应与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式等内容。2.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送财务部门备案。（五）验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。验收报告应作为支付采购资金的依据。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的程序办理采购资金的支付手续。2.采购资金的支付应严格按照国家有关财政资金管理的规定进行，确保资金支付的安全、准确、及时。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和政策规定，不得损害国家利益和社会公共利益。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关人员对合同条款进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性等。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握合同执行过程中的动态信息。如发现合同履行过程中存在问题，应及时与供应商沟通协调，采取措施进行解决。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。如因特殊原因需要变更合同条款的，应按照规定的程序进行申报和审批。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，双方应按照规定的程序进行申报和审批。解除采购合同后，双方应按照合同约定办理相关手续。（四）合同档案管理1.采购管理部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归档。采购合同档案应包括采购合同文本、采购申请、采购审批文件、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购合同档案应妥善保管，保存期限应按照国家有关规定执行。在保存期限内，采购合同档案不得随意销毁。七、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动的监督管理。内部监督包括采购管理部门的自我监督、财务部门的财务监督、审计部门的审计监督等。2.采购管理部门应定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保资金使用的安全、准确、及时。审计部门应定期对政府采购活动进行审计，发现问题及时提出审计意见和建议。（二）外部监督1.政府采购活动应接受社会监督。采购管理部门应按照规定公开采购信息，接受社会公众的监督。2.供应商认为采购活动存在违法违规行为的，可以向采购管理部门或相关部门投诉。采购管理部门或相关部门应及时受理供应商的投诉，并按照规定进行处理。八、法律责任（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；将采购合同转包的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照规定编制政府采购实施计划或者未按照规定将政府采购实施计划报本级人民政府财政部门备案的；将应当进行公开招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开招标的；未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中确定中标或者成交供应商的；未按照采购文件确定的事项签订政府采购合同的；政府采购合同履行中追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的采购金额超过原合同采购金额百分之十的；擅自变更、中止或者终止政府采购合同的；未按照规定公告政府采购合同的；未按照规定时间将政府采购合同副本报本级人民政府财政部门和有关部门备案的。（二）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判或者不按照招标文件和中标、成交供应商的投标文件订立合同的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有下列情形之一的，由财政部门列入不良行为记录名单，禁止其一至三年内参加政府采购活动，并予以通报：中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的；未按照采购文件确定的事项签订政府采购合同，或者与采购人另行订立背离合同实质性内容的协议的；拒绝履行合同义务的；擅自变更、中止或者终止政府采购合同的；提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判或者不按照招标文件和中标、成交供应商的投标文件订立合同一至三年内禁止参加政府采购活动，并予以通报：中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的；未按照采购文件确定的事项签订政府采购合同，或者与采购人另行订立背离合同实质性内容的协议的；拒绝履行合同义务的；擅自变更、中止或者终止政府采购合同的。（三）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；将采购合同转包的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期