控股企业采购制度

PAGE控股企业采购制度一、总则（一）目的为加强控股企业采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于控股企业及其下属各子公司、分公司的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护企业利益，保障供应商合法权益。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受企业内部监督和社会公众监督。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购管理职责（一）采购决策机构控股企业设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算和合同。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门控股企业设立采购管理部门，负责采购活动的组织、实施和管理。采购管理部门的职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购计划，报采购决策委员会审批后组织实施。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，选择合格供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.建立供应商管理档案，对供应商进行评价和考核。6.负责采购信息统计、分析和报告工作。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购活动。需求部门的职责如下：1.根据企业生产经营需要，提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术评审、商务谈判等工作，提供技术支持和商务建议。3.负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。（四）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。财务部门的职责如下：1.参与编制采购预算，审核采购项目的资金需求。2.按照合同约定和财务制度，审核采购款项的支付申请，办理支付手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。审计部门的职责如下：1.制定采购审计计划和方案，对采购项目进行定期或不定期审计。2.检查采购活动是否符合法律法规、企业制度和采购流程的要求。3.监督采购合同的签订、履行和变更情况，审查采购资金的使用效益。4.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.采购管理部门应根据企业年度生产经营计划、预算安排以及市场需求情况，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购物资的品种、规格、数量、采购时间等内容。2.需求部门应在每年[具体时间]前，向采购管理部门提交下一年度的采购需求预测。采购管理部门结合需求预测和企业库存情况，编制年度采购计划草案，报采购决策委员会审批。3.年度采购计划经采购决策委员会审批后，采购管理部门应将其分解为季度采购计划和月度采购计划，并组织实施。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时向采购管理部门提出书面申请。2.采购管理部门应对采购计划调整申请进行审核，分析调整的必要性和可行性。如调整涉及金额较大或对企业生产经营有重大影响的，应报采购决策委员会审批。3.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门，并对采购活动进行相应调整。四、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。2.采购管理部门应制定招标方案，明确招标范围、招标方式、评标标准等内容。招标方案经采购决策委员会审批后组织实施。3.招标公告应在指定的媒体上发布，吸引合格供应商参与投标。采购管理部门应组织开标、评标和定标工作，确定中标供应商。（二）谈判采购1.对于技术含量高、专业性强、市场竞争不充分的采购项目，或因紧急需求需要尽快采购的项目，可采用谈判采购方式。2.采购管理部门应选择不少于[X]家符合要求的供应商进行谈判。谈判过程中，应明确采购物资的规格、型号、数量、价格、质量要求、交货期等条款，并进行充分协商。3.根据谈判结果，采购管理部门应选择最优供应商，签订采购合同。（三）询价采购1.对于金额较小、标准化程度高、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.采购管理部门应向不少于[X]家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。询价函应明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期等内容。3.采购管理部门应对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理且符合要求的供应商，签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织相关部门进行论证，并报采购决策委员会审批。审批通过后，与供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，并明确供应商准入条件。供应商准入条件应包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商应向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对供应商提交的申请和材料进行审核，必要时可进行实地考察。3.经审核合格的供应商，纳入供应商管理档案，并给予相应的供应商编码。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价和考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.评价和考核方式可采用定期评估、不定期抽查、客户反馈等多种方式进行。采购管理部门应根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理。3.对于评价和考核不合格的供应商，采购管理部门应及时发出整改通知，要求供应商限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，应暂停或取消其供货资格。（三）供应商激励与淘汰1.采购管理部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先合作、增加采购量、给予价格优惠等。2.对于连续两次评价和考核不合格或出现严重违规行为的供应商，采购管理部门应及时淘汰，并从供应商管理档案中删除其信息。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的规格、型号、数量、价格、质量要求、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交需求部门、财务部门等相关部门进行审核。审核通过后，报企业法定代表人或授权代表签字盖章。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，并按照合同约定组织实施采购活动。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应配合采购管理部门做好合同履行工作，确保采购物资按时、按质、按量交付。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时交付采购物资，并提供相关的质量证明文件。如供应商未能履行合同义务，采购管理部门应按照合同约定追究其违约责任。3.财务部门应按照合同约定和财务制度，及时支付采购款项。在支付采购款项前，财务部门应审核采购合同的执行情况、验收报告等相关文件，确保支付款项的准确性和合规性。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、企业生产经营调整等原因需要变更或解除合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订变更或解除协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利义务等条款。变更或解除协议签订前，采购管理部门应将协议草案提交需求部门、财务部门等相关部门进行审核。审核通过后，报企业法定代表人或授权代表签字盖章。3.合同变更或解除后，采购管理部门应及时调整采购计划，并通知相关部门做好后续工作。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。风险识别和评估内容包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、资金风险等方面。2.采购管理部门应采用定性和定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级。对于高风险的采购项目，应制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.针对市场风险，采购管理部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理安排采购计划，避免因市场价格波动等原因造成采购成本增加。2.针对供应商风险，采购管理部门应加强供应商管理，建立供应商评价和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，降低供应商违约风险。3.针对合同风险，采购管理部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。在合同履行过程中，应及时跟踪合同执行情况，并做好合同变更和解除的管理工作。4.针对质量风险，采购管理部门应加强采购物资的质量控制，严格按照质量要求进行验收。对于质量不合格的采购物资，应及时要求供应商进行整改或退换货。5.针对资金风险，财务部门应加强采购资金的预算管理和支付审核，确保采购资金的安全和合理使用。同时，应合理安排资金支付进度，避免因资金紧张等原因影响采购合同的履行。八、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期向企业管理层汇报采购工作情况，接受企业内部监督。2.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门应按照各自职责，对采购活动进行监督。如发现采购过程中存在违规行为，应及时向采购管理部门提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）审计监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购