指定采购制度

PAGE指定采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动所需物资和服务的及时供应，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，根据公司生产经营需求，合理安排采购时间和数量，并及时下达采购订单。2.负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。3.负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保合同的有效履行，及时处理合同变更和纠纷。4.负责采购物资的验收、入库、结算等工作，确保采购物资的质量和数量符合要求。5.负责收集、整理采购信息，分析市场动态，为公司采购决策提供参考依据。（二）需求部门职责1.根据公司生产经营计划，提出物资和服务的需求申请，明确需求的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术谈判和商务谈判，提供技术支持和专业意见。3.负责采购物资和服务的验收工作，对验收结果负责。4.配合采购部门做好供应商管理和采购合同执行等工作。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的安全。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关，并按照合同约定及时办理付款手续。3.负责采购成本的核算和分析，为公司采购决策提供财务数据支持。（四）审计部门职责1.负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况，确保采购活动合法合规。2.对采购项目的预算执行情况、采购成本、采购效益等进行审计评价，提出审计意见和建议。3.对采购合同的签订、执行和变更等情况进行审计，防范采购风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交采购部门。(二)采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的真实性和准确性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批权限，提交相应领导审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需经分管领导、财务负责人、总经理等相关领导审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购预算等内容。2.按照采购计划实施采购活动，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等，具体采购方式的选择应根据相关法律法规和公司规定执行。3.在采购过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通，向供应商明确采购要求和质量标准，并要求供应商提供详细的报价和产品资料。4.采购人员对供应商的报价进行比较和分析，选择性价比最优的供应商，并与之签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。（四）验收付款1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作，并向仓库管理部门提供到货信息。2.需求部门和仓库管理部门按照合同约定和相关标准对采购物资进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等。验收合格后，填写《验收单》，并签字确认。3.对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，确保公司生产经营不受影响。4.财务部门根据采购合同和《验收单》，审核相关单据后，按照合同约定的付款方式及时办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争较为充分的物资和服务采购项目。2.招标程序：采购部门制定招标文件，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应在公司内部网站、相关行业媒体等渠道发布。接收投标人的投标文件，对投标文件进行初步审查，筛选出符合要求的投标人进入评标环节。组织评标委员会进行评标，评标委员会由公司内部相关部门人员和外部专家组成。评标委员会按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的物资和服务采购项目。2.谈判程序：在谈判前，采购部门应制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务要求、谈判程序、评标标准等内容。确定参与谈判的供应商名单，一般不少于三家。采购部门向参与谈判的供应商发出谈判邀请书，告知谈判时间、地点、谈判文件等相关信息。组织谈判会议，采购部门与供应商就谈判文件中的各项内容进行谈判。谈判过程中，采购人员应与供应商充分沟通，了解供应商的报价、技术方案、售后服务等情况，并要求供应商进行报价澄清和技术答疑。根据谈判结果，采购部门确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，询价通知书应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商在规定时间内报价。采购人员收集供应商的报价文件，并对报价进行比较和分析，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资和服务采购项目。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额等内容，并提交相关领导审批。经审批同意后，采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门根据公司采购需求和市场情况，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方式等内容。2.通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对潜在供应商进行初步筛选和评估。3.对筛选出的潜在供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况，并填写《供应商考察报告》。4.根据考察结果，选择符合要求的潜在供应商进行合作，建立供应商档案。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.制定供应商评估指标体系和评估标准，采用定量和定性相结合的方式对供应商进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予更多的合作机会和优惠政策，对于不合格供应商及时淘汰，并寻找新的供应商替代。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予采购份额倾斜、提供培训机会等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、交货期延误等问题的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等，以维护公司的合法权益。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同由采购部门负责起草，合同内容应符合国家法律法规和公司规定，明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间交、货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同起草完成后，应提交法律部门进行审核，法律部门对合同的合法性、合规性进行审查，并提出修改意见。3.采购部门根据法律部门的审核意见，对合同进行修改完善后，提交相关领导审批。审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。（二）合同执行1.采购部门负责采购合同的执行跟踪，及时掌握合同的履行情况，确保合同的有效履行。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、纠纷等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，按照合同约定和相关法律法规的要求进行处理，并及时向公司领导汇报。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因市场变化、技术要求调整、不可抗力等原因需要变更合同内容的双方应协商一致，并签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容，并按照合同签订的审批程序进行审批。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.在合同履行过程中，如出现合同解除的情形，双方应按照合同约定和相关法律法规的要求办理合同解除手续，并进行结算和清理。七、采购监督与审计（一）内部监督1．公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，确保采购活动合法合规。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作进