招议标采购制度

PAGE招议标采购制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的招议标采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购项目，包括但不限于办公用品、设备采购、工程项目建设、咨询服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有潜在供应商，给予平等的参与机会，不偏袒任何一方，保证采购结果公平公正。3.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受公司/组织内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购效益。二、招议标采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责为审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项，确保采购决策的科学性和合理性。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购项目的组织实施，包括制定采购计划、发布采购信息、组织招议标活动、签订采购合同等工作。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商资格审查等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项等工作，对采购资金的使用进行监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。三、招议标采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.招标程序编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标：按照招标文件规定的时间和地点开标，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等内容。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购决策委员会根据评标委员会的推荐意见，确定中标人。签订合同：采购部门与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序确定邀请对象：采购部门根据采购项目的特点和要求，从符合条件的供应商名单中确定邀请对象，并向其发出邀请书。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件。开标、评标、定标、签订合同：参照公开招标程序进行。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序成立谈判小组：由采购部门、需求部门等相关人员组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行报价和协商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序提出申请：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、数量、金额、理由等。审核批准：采购部门对申请进行审核，报采购决策委员会批准。协商谈判：采购部门与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格、技术规格、服务条款等内容。签订合同：采购部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序成立询价小组：由采购部门、需求部门等相关人员组成询价小组。确定被询价供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。四、招议标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门将采购申请表提交给采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据相关规定和实际情况，做出批准或不批准的决定。3.经审批通过的采购项目，采购部门进入采购流程的下一步；未通过审批的采购项目，采购部门通知需求部门并说明原因。（三）采购计划制定1.采购部门根据采购申请表和采购审批结果，制定采购计划。采购计划包括采购方式选择、采购时间安排、采购文件编制等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核签字后，作为采购项目实施的依据。（四）采购文件编制1.根据采购方式的不同，采购部门编制相应的采购文件。公开招标项目编制招标文件，邀请招标项目编制邀请书，竞争性谈判项目编制谈判文件，单一来源采购项目编制采购申请说明，询价项目编制询价通知书。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求、合同条款等内容，确保采购文件完整、准确、清晰。3.采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，并提交给相关部门会签。会签部门主要包括需求部门、财务部门等，会签意见应作为采购文件的组成部分。（五）发布采购信息1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门在指定的媒体上发布招标公告或邀请书，公开采购项目的相关信息。2.对于竞争性谈判项目和询价项目，采购部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书或询价通知书，邀请其参与采购活动。（六）供应商资格审查1.采购部门对报名参与采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购部门可以要求供应商提供相关证明材料，并对其进行实地考察或调查核实。3.只有通过资格审查的供应商才能参与后续的采购活动。（七）采购评审1.按照采购文件规定的时间和地点，采购部门组织开标、谈判、询价等评审活动。2.开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等内容。谈判和询价过程中，供应商应按照要求进行报价和协商。3.组建评标委员会或谈判小组、询价小组，对投标文件或供应商的报价、方案等进行评审。评审过程应遵循公平公正、科学合理的原则，按照评审标准进行打分或排序。4.评审结束后，评审委员会或谈判小组、询价小组应出具评审报告，推荐中标候选人或成交供应商，并说明理由。（八）定标与合同签订1.采购决策委员会根据评审报告，确定中标人或成交供应商。2.采购部门向中标人或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方权利义务、采购项目的内容、价格及付款方式等条款。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，作为执行和监督的依据。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门负责组织验收工作。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号是否符合采购合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。2.验收过程中，需求部门可以邀请专业技术人员、质量检测机构等参与，并出具验收报告。验收报告应明确验收结论，合格的项目方可办理结算手续。（十）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。五、招议标采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等。2.采购决策委员会对重大采购项目进行监督，确保采购决策的科学性和公正性。3.公司/组织内部员工有权对采购活动中的违规行为进行举报，公司/组织应及时受理并进行调查处理。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查，按照要求提供采购项目相关资料，配合监管部门的工作。2.对于涉及公共利益的采购项目，应接受社会公众的监督，及时公开采购信息，保障公众知情权。（三）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况业绩表现、合作历史等内容。2.对供应商进行定期评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。（四