招标采购小组会议制度

PAGE招标采购小组会议制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购小组会议的组织与管理，确保招标采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购项目，包括但不限于物资采购、工程招标、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证评标结果公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息公开，采购过程透明，接受公司内部监督和相关部门检查。4.高效原则：合理安排会议流程，提高工作效率，确保招标采购任务按时完成。二、招标采购小组组成（一）人员构成招标采购小组由公司内部相关部门人员组成，包括但不限于采购部门、技术部门、质量部门、财务部门等。具体人员构成根据招标采购项目的性质和规模确定。（二）职责分工1.采购部门负责招标采购项目的整体策划与组织实施。根据项目需求编制招标文件，明确采购要求、技术规格、评标标准等。组织供应商报名、资格审查，发布招标公告。负责与供应商沟通协调，解答供应商疑问。记录会议内容，整理会议纪要。2.技术部门参与招标文件的编制，提供技术规格、技术参数等方面的专业意见。对供应商的技术方案进行评审，评估其技术可行性和先进性。在会议中就技术问题进行答疑和讨论，确保采购的产品或服务符合公司技术要求。3.质量部门制定质量标准和验收规范，纳入招标文件要求。对供应商的质量保证体系进行审查，评估其质量控制能力。参与评标过程，对供应商提供的产品或服务质量进行评估。在采购合同签订前，审核质量条款，确保质量责任明确。4.财务部门参与招标文件的编制，提供预算控制、成本分析等方面的意见。对采购项目的成本进行核算和评估,提出价格合理性建议。审核采购合同中的付款方式、结算条款等财务内容，确保公司资金安全。在会议中对采购项目的财务风险进行分析和讨论。三、会议组织（一）会议类型1.招标启动会在招标采购项目正式启动前召开,明确项目目标、采购范围、时间节点、各部门职责分工等。介绍项目背景和需求，使小组成员对项目有全面了解，为后续工作做好准备。2.资格审查会对报名参与招标采购的供应商进行资格审查，评估其是否具备参与项目的条件。审查供应商的营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等相关资料，确定入围供应商名单。3.评标会对入围供应商的投标文件进行评审，评选出中标候选人。按照招标文件规定评标标准，对供应商的报价、技术方案、质量保证、售后服务等方面进行综合评价。4.合同谈判会在确定中标候选人后，与中标供应商就合同条款进行谈判。明确采购合同的标的、数量、价格、交货期、质量标准及验收、付款方式、违约责任等条款。5.定期工作会定期召开招标采购小组工作会议，总结工作经验，分析存在问题，部署下一阶段工作任务。对近期招标采购项目进行复盘，分享成功案例和失败教训，持续改进工作流程和方法。（二）会议召集与通知1.招标采购项目负责人根据项目进展情况确定会议类型和召开时间，并提前向招标采购小组全体成员发出会议通知。2.会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，确保小组成员提前做好准备。3.如遇特殊情况需要临时召开会议，应提前发布紧急通知，说明会议紧急事由和大致议程安排。（三）会议主持招标采购项目负责人担任会议主持人，负责会议的组织、引导和协调工作。主持人应具备良好的沟通能力和组织能力，确保会议按照预定议程顺利进行。（四）会议记录采购部门指定专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决策结果、提出的问题及解决方案等。会议记录应真实、准确、完整，会后及时整理形成会议纪要。四、会议流程(一)招标启动会流程1.主持人介绍会议目的和参会人员。2.采购部门负责人介绍项目背景、采购需求、预算情况及时间安排。3.各部门负责人就项目涉及的专业问题进行初步沟通和讨论，明确各自职责。4.主持人总结会议内容，明确项目下一阶段工作任务和时间节点。(二)资格审查会流程1.主持人介绍资格审查会议目的和审查标准背景介绍。2.采购部门负责人汇报供应商报名情况及收到的资格审查资料。3.小组成员对供应商资格审查资料进行逐一审查，发表意见。4.根据审查结果，共同讨论确定入围供应商名单。5.主持人总结会议结果，形成资格审查报告。(三)评标会流程1.主持人介绍评标会议目的、评标原则和评标标准。2.采购部门负责人介绍投标文件接收情况，包括投标文件数量、密封情况等。3.小组成员按照评标标准对每份投标文件进行评审，记录评审意见和打分情况。4.对评审过程中出现的疑问和分歧进行讨论，必要时要求供应商进行澄清。5.根据评审结果，计算各供应商综合得分，确定中标候选人名单。6.主持人宣布评标结果，形成评标报告。(四)合同谈判会流程1.主持人介绍合同谈判会议目的和谈判原则。2.采购部门负责人介绍评标情况及中标候选人情况。3.与中标供应商就合同条款进行谈判协商，重点讨论价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。4.小组成员根据公司利益和项目需求发表意见，提出修改建议。5.与供应商进行沟通协商，达成一致意见，形成合同草案。6.财务部门审核合同草案中的财务条款，并提出意见。7.主持人总结谈判结果，确定合同最终条款和签订时间。(五)定期工作会流程1.主持人介绍会议目的和议程安排。2.采购部门负责人汇报近期招标采购项目进展情况，包括项目完成情况、遇到的问题及解决方案。3.各部门负责人分享工作经验和遇到的困难，共同探讨改进措施和建议。4讨论下一阶段招标采购工作计划和重点任务，明确责任分工和时间节点要求事项。5.主持人总结会议内容，形成会议纪要，明确工作方向和要求。五、决策机制（一）投票表决对于一些重要事项或存在较大分歧的问题，可采用投票表决方式进行决策。投票表决应明确表决事项、表决方式（如记名投票、无记名投票）、表决规则（如多数通过、三分之二多数通过等）。（二）协商一致在多数情况下，通过小组成员充分讨论、协商，达成一致意见作为决策结果。协商过程中应充分听取各方意见，尊重不同观点，寻求最佳解决方案。（三）决策记录会议决策结果应详细记录在会议纪要中，明确决策事项、决策依据、决策结果及执行要求等。决策记录作为后续工作开展的重要依据，确保决策得到有效执行。六、会议纪律（一）参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参会，应提前向主持人请假并说明原因。（二）参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态无关，不得在会议期间随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情。（三）参会人员应认真准备会议相关资料，积极参与会议讨论,充分发表意见和建议。（四）会议期间涉及的商业秘密和敏感信息，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。七、监督与检查（一）公司内部审计部门负责对招标采购小组会议制度的执行情况进行监督检