招标采购实施规范制度

PAGE招标采购实施规范制度一、总则（一）目的为了加强公司招标采购活动的管理，规范招标采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。3.竞争择优原则：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，引入竞争机制，选择优质供应商，确保采购项目的质量和效益。4.诚实信用原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责负责审定招标采购政策和制度。审批重大招标采购项目的实施方案。协调解决招标采购过程中的重大问题。（二）招标采购工作小组1.组成：由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成。2.职责负责制定具体的招标采购计划和实施方案。组织实施招标采购活动，包括发布招标公告、资格审查、开标、评标、定标等。负责与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。负责招标采购项目的验收和付款工作。（三）监督部门1.组成：由公司内部审计部门或纪检监察部门组成。2.职责对招标采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规。受理供应商和员工的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、招标采购流程（一）采购需求提出1.需求部门填写采购申请表：详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并签字盖章。2.提交采购申请表：将采购申请表提交给采购部门。（二）采购申请审批1.采购部门审核：采购部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.相关部门会签：采购部门将采购申请表送技术部门、财务部门等相关部门会签，征求意见。3.领导审批：采购申请表经相关部门会签后，提交给招标采购领导小组或公司领导审批。（三）招标采购方式确定1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（四）招标采购文件编制1.采购部门编制招标文件：根据采购项目的特点和需求，编制招标文件，包括招标公告、投标须知、评标办法、合同条款等内容，并报招标采购工作小组审核。2.审核招标文件：招标采购工作小组对招标文件进行审核，确保招标文件内容完整、准确、合法合规。（五）发布招标公告或邀请书1.公开招标：通过公司官网、中国政府采购网等媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。2.邀请招标：向符合条件的供应商发出邀请书，邀请其参与投标。（六）资格审查1.供应商报名：潜在供应商按照招标公告或邀请书的要求，报名参加投标，并提交相关资格证明文件。2.资格审查：采购部门对供应商的资格证明文件进行审查，确定其是否具备投标资格。（七）开标1.开标时间和地点：按照招标文件规定的时间和地点开标。2.开标程序：开标时由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。（八）评标1.评标委员会组成：评标委员会由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标原则和方法：评标委员会按照招标文件规定的评标原则和方法进行评标，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。3.评标过程：评标过程应当严格保密，评标委员会成员不得与投标人私下接触，不得收受投标人的财物或者其他好处。（九）定标1.确定中标人：招标采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人。2.发出中标通知书：向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（十）签订合同1.采购部门与中标人签订合同：中标人在收到中标通知书后，按照招标文件和投标文件的约定，与采购部门签订采购合同。2.合同审核：采购合同签订后，送财务部门、法律部门等相关部门审核，确保合同内容合法合规。（十一）验收1.验收标准：按照采购合同约定的验收标准进行验收。2.验收程序：成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组由采购部门、技术部门、使用部门等相关人员组成，验收合格后出具验收报告。（十二）付款1.付款申请：中标人按照采购合同约定完成采购项目后，并提交付款申请，经采购部门审核后，送财务部门办理付款手续。2.付款审核：财务部门对付款申请进行审核，核实采购项目的完成情况和质量情况，确保付款符合合同约定。3.付款：财务部门按照审核后的付款申请，向中标人支付采购款项。四、招标采购文件管理（一）招标文件的编制1.招标文件内容：招标文件应包括招标公告、投标须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件编制要求：招标文件应内容完整、准确、合法合规，不得含有歧视性、倾向性条款。（二）招标文件的审核1.审核部门：招标采购工作小组对招标文件进行审核。2.审核内容：审核招标文件的内容是否完整正确、合法合规，是否符合采购项目的需求。（三）招标文件的发放1.发放对象：向资格审查合格的供应商发放招标文件。2.发放方式：可以通过现场发放、邮寄、电子邮件等方式发放招标文件。（四）投标文件的接收和保管1.投标文件接收：采购部门在招标文件规定的截止时间前，接收供应商提交的投标文件。2.投标文件保管：对接收的投标文件进行妥善保管，确保投标文件的安全和保密。（五）开标、评标文件的整理和归档1.开标、评标文件整理：开标、评标结束后，采购部门对开标、评标过程中产生文件进行整理，包括投标文件、开标记录、评标报告等。2.开标、评标文件归档：将整理后的开标、评标文件按照档案管理规定进行归档，保存期限按照相关法律法规和公司规定执行。五、供应商管理（一）供应商准入1.供应商资格要求：具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.供应商准入程序：供应商向采购部门提交准入申请，提供相关资格证明文件，采购部门对供应商进行资格审查，符合条件的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价1.评价指标：包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。2.评价方法：定期对供应商进行评价，采用定量和定性相结合的方法，对供应商的表现进行评分。3.评价结果应用：根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商淘汰1.淘汰情形：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；有其他严重违法违规行为的。2.淘汰程序：采购部门提出淘汰供应商的建议，报招标采购领导小组审批，经批准后将供应商从供应商库中删除。（四）供应商信息管理1.信息收集：采购部门负责收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等信息。2.信息更新：定期对供应商信息进行更新，确保信息的准确性和时效性。3.信息保密：对供应商信息严格保密，防止信息泄露。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督检查部门：公司内部审计部门或纪检监察部门负责对招标采购活动进行监督检查。2.监督检查内容：包括招标采购程序的执行情况、采购文件的编制和审核情况、供应商管理情况、合同签订和履行情