执行集团采购制度

PAGE执行集团采购制度一、总则（一）目的为规范集团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本集团采购制度。本制度旨在确保集团各项采购活动依法依规进行，实现资源的优化配置，提升集团整体经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动。包括但不限于办公用品、设备物资、原材料、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，通过科学的采购策略和方法，降低采购成本，提高资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和外部审计，确保采购信息真实、准确、完整。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，通过竞争选择优质供应商，获得合理采购价格和服务。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。其主要职责包括：1.审批年度采购预算和采购计划。2.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题和争议。4.对采购工作进行绩效评估和监督检查。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购中心应根据采购决策委员会的决策和要求，制定采购操作流程，组织采购活动，与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。采购中心的主要职责包括：1.编制采购预算和采购计划，报采购决策委员会审批。2.组织实施采购活动，包括采购文件编制、供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估和管理。4.协调采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。5.负责采购文件、合同等资料的整理和归档。6.定期向上级汇报采购工作进展情况，提供采购数据分析和建议。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购中心开展采购工作。需求部门应根据实际业务需要，准确、及时地提交采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等信息，并参与采购过程中的技术谈判和验收工作。其主要职责包括：1.提出采购需求，填写采购申请表，经部门负责人审核后提交采购中心。2.协助采购中心进行供应商选择和采购谈判，提供技术支持和业务指导。3.参与采购物资和服务的验收工作，对验收结果负责。4.反馈采购物资和服务的使用情况，提出改进建议。（四）监督部门集团内部审计部门作为监督部门，负责对采购活动进行审计监督。审计部门应定期对采购项目进行审计检查，审查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等，发现问题及时提出整改意见，并对违规行为进行严肃处理。其主要职责包括：1.制定采购审计计划，明确审计范围、内容和方法。2.对采购项目进行全过程审计，包括采购预算执行情况、采购程序合规性、供应商选择公正性、采购合同履行情况等。3.审查采购文件、合同、发票等相关资料，核实采购信息的真实性和准确性。4.对审计发现的问题提出整改建议，跟踪整改落实情况。5.对违规采购行为进行调查处理，追究相关人员责任。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。采购申请表应经部门负责人审核签字后提交采购中心。2.采购中心收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核。审核内容包括采购需求的合理性、必要性、预算金额等。如发现采购申请不符合要求，采购中心应及时与需求部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）采购预算编制1.采购中心根据采购申请表，结合市场价格行情和历史采购数据，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等信息。2.采购预算编制完成后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会应根据集团战略规划、财务状况等因素，对采购预算进行审核，确保采购预算合理、可行。（三）采购计划制定1.采购中心根据采购决策委员会批准的采购预算，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间安排、采购责任人等信息。2.采购计划经采购中心负责人审核签字后，发送至相关采购人员执行。采购人员应按照采购计划的要求，按时、保质、保量地完成采购任务。（四）供应商选择与管理1.采购人员根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.采购人员对供应商进行资格审查，确保供应商具备合法经营资质和良好的商业信誉。资格审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证书。3.采购人员根据采购项目的需求，从供应商数据库中选择若干家潜在供应商，向其发送采购邀请书或询价函，邀请其参与采购项目竞争。采购邀请书或询价函应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、报价要求等信息。4.采购人员组织潜在供应商进行报价，对供应商的报价进行比较和分析。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。5.采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。6.采购中心建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评估。评估结果作为供应商后续合作的重要依据，对于表现不佳的供应商，采购中心应及时采取措施，如警告、暂停合作、终止合同等。（五）采购实施1.采购人员按照采购合同的要求，与供应商进行沟通和协调，确保采购物资或服务按时、按质、按量供应。2.在采购过程中，采购人员应及时跟踪采购进度，解决采购过程中出现的问题。如遇重大问题或变更，应及时向采购中心负责人汇报，并按照相关规定进行处理。3.采购人员负责收集采购过程中的相关文件和资料，如采购申请、采购预算、采购计划、采购邀请书、报价单、采购合同等，整理归档，以备审计和查询。（六）验收与付款1.采购物资或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面是否符合采购合同要求。验收合格后，需求部门应填写验收报告，经部门负责人签字确认后提交采购中心。2.采购中心根据验收报告，办理付款手续。付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全、准确。付款前，采购中心应审核相关发票、验收报告等资料，确保手续齐全、合规。3.对于验收不合格的采购物资或服务，需求部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货。如供应商未能按时解决问题，采购中心应按照采购合同约定追究其违约责任。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的采购项目。采用公开招标方式采购的，应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定组织实施。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。采用邀请招标方式采购的，应按照相关法律法规的规定履行审批手续，并向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采用竞争性谈判方式采购的，应按照相关法律法规的规定组织谈判活动。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采用单一来源采购方式采购的，应按照相关法律法规的规定履行审批手续，并在采购活动开始前公示采购信息。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采用询价方式采购的，应按照相关法律法规的规定组织询价活动，要求供应商一次报出不得更改的价格，并对供应商的报价进行比较和评价，确定成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购人员在确定中标供应商或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。2.采购合同签订前，采购人员应将合同文本提交采购中心负责人审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，合同价格是否合理，交货期是否满足要求等。采购中心负责人审核通过后，报集团法律事务部门进行合法性审查。3.集团法律事务部门对采购合同进行合法性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。法律事务部门审查通过后，采购人员方可与供应商签订采购合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人员应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供采购物资或服务。如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同履行条款的，供应商应及时通知采购方，并按照相关规定办理变更手续。3.采购方应按照合同约定的付款方式和时间支付货款。如因采购方原因未能按时支付货款的，采购方应承担相应的违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因市场变化、政策调整、技术变更等原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他特殊原因导致采购合同无法继续履行的，双方应协商解除合同。解除合同应签订书面解除协议，明确双方的权利和义务，以及解除合同后的善后事宜。3.合同变更或解除后，采购人员应及时调整采购计划和预算，并按照相关规定办理审批手续。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如双方发生纠纷，应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购人员应及时收集和整理与合同纠纷相关的证据材料，如合同文本、往来函件、验收报告、付款凭证等，为解决纠纷提供有力支持。3.在合同纠纷处理过程中，采购人员应积极配合集团法律事务部门或聘请的律师，按照法律法规的规定和合同约定维护集团的合法权益。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。风险识别应涵盖采购全过程，包括采购申请、预算编制与审批、供应商选择与管理、采购实施、验收与付款等环节。2.采购风险评估应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析和评价，确定风险的等级和影响程度。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.市场风险：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量，采取套期保值等手段降低市场价格风险。2.供应商风险：建立严格的供应商选择和评估机制，加强对供应商的资格审查和信用管理，定期对供应商进行考核和评价。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.合同风险：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法、合规、完整、准确。在合同履行过程中，密切跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，防范合同纠纷风险。4.法律风险：加强对采购人员的法律法规培训，提高其法律意识和风险防范能力。在采购活动中，严格遵守法律法规的规定，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，应及时咨询集团法律事务部门或聘请专业律师提供法律支持，防范法律风险。（三）风险监控与预警1.采购中心应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和检查。风险监控应重点关注风险应对措施的执行情况、风险指标的变化情况等，及时发现新的风险因素和风险隐患。2.采购中心应制定采购风险预警指标体系，当风险指标达到或超过预警值时，及时发出预警信号。采购人员应根据预警信号，及时采取相应的风险应对措施，降低风险损失。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：评估采购项目的实际采购价格与预算价格的差异，以及采购成本的降低率。采购成本包括采购物资或服务的价格、运输费、装卸费、保险费等相关费用。2.采购质量：评估采购物资或服务的质量是否符合采购合同要求，以及因质量问题导致的损失情况。采购质量评估可通过验收合格率、退货率、客户投诉率等指标进行衡量。3.采购效率：评估采购项目的完成时间是否符合采购计划要求，以及采购流程的顺畅程度。采购效率评估可通过采购周期、合同签订时间、交货期等指标进行衡量。4.供应商管理：评估供应商的供货质量、交货期、售后服务