学校采购制度及流程

PAGE学校采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程、服务外包等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，保障所有潜在供应商平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑采购成本、质量、服务等因素，追求经济效益和社会效益的最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购预算、采购政策、重大采购项目等事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门学校指定专门的采购部门或设立采购岗位，负责具体采购业务的实施。采购执行部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，按照采购领导小组的决策开展工作。其主要职责包括：1.根据学校需求，编制采购计划和采购文件。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标、签订合同等。3.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的问题和纠纷。4.建立采购档案，保存采购相关资料。5.对采购项目进行跟踪和验收，确保采购质量和交付进度。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、技术参数等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。需求部门应配合采购执行部门开展采购工作，提供必要的协助和支持。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门有权对采购过程中的违规行为进行调查和处理，确保采购活动合法合规、公正透明。监督部门应定期对采购工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效益。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和采购政策，提出采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据学校发展战略和年度工作计划，对采购预算草案进行审核批准，确定学校年度采购预算。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购领导小组审批。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和管理，定期对采购支出进行核算和分析，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：1.因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求的。2.因学校事业发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整，需要增加预算的。3.其他不可抗力因素导致采购预算需要调整的。预算调整申请应经需求部门、采购执行部门和财务部门审核后，报采购领导小组审批。四、采购方式及适用范围（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。(五)询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》提交至采购执行部门，采购执行部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。如审核通过，采购执行部门将采购申请提交至采购领导小组审批；如审核不通过，采购执行部门应及时与需求部门沟通，说明原因并要求其补充或修改采购申请。（二）采购计划制定1.采购执行部门根据采购领导小组的审批意见，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购文件编制要求等内容。2.采购执行部门根据采购计划，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应在规定的媒体上发布采购公告或投标邀请书，公开采购项目的相关信息，邀请潜在供应商参与投标。采购公告或投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购执行部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件，邀请其参与采购活动。（四）供应商选择与确定1.供应商应按照采购文件的要求，编制投标文件或响应文件，并在规定时间内提交至采购执行部门。采购执行部门对供应商提交的文件进行初步审查，检查文件的完整性、符合性等。2.对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门组织开标、评标活动。评标委员会由学校代表和相关专家组成，按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。3.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购执行部门组织谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价。谈判小组或询价小组根据谈判或询价情况，推荐成交供应商。采购领导小组根据推荐意见，确定成交供应商。（五）合同签订1.采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保双方的权利和义务明确。2.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门备案，作为支付货款和验收货物的依据。（六）采购项目实施与验收1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和要求，组织采购项目的实施。采购执行部门应跟踪采购项目的实施进度，及时协调解决项目实施过程中出现的问题。2.采购项目完成后，采购执行部门组织需求部门等相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术参数等是否符合采购合同要求，服务是否满足约定标准等。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.对于大型或复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。验收费用由采购项目预算中列支。（七）资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购项目的支付申请。审核内容包括采购项目是否完成、验收是否合格、合同金额与支付金额是否一致等。2.审核通过后，财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，办理资金支付手续。支付方式可根据实际情况选择银行转账、支票、汇票等。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关资料，主要包括：1.采购申请表、采购计划、采购文件（包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等）。2.供应商提交的投标文件、响应文件、报价文件等。3.开标、评标、谈判、询价记录，评标报告、谈判结果记录、询价结果记录等。4.采购合同及补充协议。5.验收报告、验收记录。6.资金支付凭证。7.在采购活动中形成的其他文件、资料。（二）档案整理与保管1.采购执行部门负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立清晰的档案目录，确保档案资料的完整性和系统性。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保管期限为[X]年，重要采购项目档案保管期限为[X]年。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，防止档案资料损坏或丢失。3.采购档案管理人员应定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。如因工作需要查阅采购档案，应按照规定办理查阅手续，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.学校监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正透明、采购合同是否履行等。2.采购执行部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。采购人员应定期进行岗位轮换，避免长期固定负责某一采购项目。3.学校应鼓励全体教职工对采购活动进行监督，对发现的违规行为及时向监督部门举报。监督部门应及时受理举报，并进行调查处理，将处理结果及时反馈举报人。（二）外部监督1.学校采购活动应接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查。采购执行部门应积极配合相关部门的工作，如实提供采购资料，接受监督检查。2.对于涉及政府采购的项目，应按照政府采购法律法规的要求，接受政府采购监管部门的监督管理。采购执行部门应及时向政府采购监管部门报送采购项目信息，确保采购活动符合政府采购政策和规定。八、违规处理（一）对供应商的违规处理1.供应商在采购活动中如有下列违规行为之一，采购执行部门有权取消其参与采购活动的资格，并依法追究其法律责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。其他违反法律法规和采购文件规定的行为。2.如因供应商违规行为给学校造成损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。（二）对采购人员的违规处理1.采购人员在采购活动中如有下列违规行为之一