学校采购与付款制度

PAGE学校采购与付款制度一、总则（一）目的为规范学校采购与付款行为，加强财务管理，提高资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的采购活动及相关付款业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购与付款活动必须遵守国家法律法规，确保行为合法合规。2.规范性原则：严格按照规定的程序和流程进行采购与付款操作，保证各项工作有序开展。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护学校利益和供应商合法权益。5.监督性原则：建立健全监督机制，对采购与付款活动进行全过程监督，确保制度有效执行。二、采购管理（一）采购预算管理1.各部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等内容，并报学校财务部门和采购管理部门审核。2.学校财务部门会同采购管理部门对各部门采购预算进行汇总、审核和平衡，形成学校年度采购预算草案，提交学校决策机构审议通过后执行。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序办理审批手续。（二）采购计划管理1.各部门根据批准的采购预算，结合工作实际进度，制定采购计划。采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、采购时间等详细信息。2.采购计划应提前提交采购管理部门，采购管理部门根据学校采购政策、采购预算和库存情况等进行审核和统筹安排。对于集中采购项目，采购管理部门应按照规定的采购方式和程序组织实施。3.采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划的，应及时向采购管理部门提出申请，经批准后方可调整。（三）采购方式选择1.学校采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购管理部门应根据采购项目的性质、金额、技术要求等因素，按照相关法律法规和学校规定选择合适的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得学校决策机构的批准，并向财政部门备案。3.对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的采购项目，以及采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。4.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（四）采购流程1.采购申请：各部门根据采购计划填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号数量、技术参数要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。对于重大采购项目，应提交学校决策机构审批。3.采购实施：采购管理部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应发布招标公告或邀请书，组织开标、评标、定标等工作；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，应按照规定的程序进行谈判、协商、询价等操作。4.合同签订：采购项目确定中标或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并经学校法律事务部门审核后加盖学校公章。5.验收管理：采购项目到货后，采购管理部门应组织相关部门和人员按照采购合同要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术参数等。验收合格后，验收人员应签署验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。三、付款管理（一）付款申请1.采购合同签订后，供应商按照合同约定履行交货义务并提供发票后，采购部门应及时填写付款申请表，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、发票号码等内容，并经采购部门负责人签字确认后提交财务部门审批。2.付款申请表应附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。（二）付款审批1.财务部门收到付款申请表后，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性、付款金额的准确性等。2.对于金额较小的付款申请，财务部门可按照规定的审批流程直接审批；对于金额较大的付款申请，财务部门应提交学校财务负责人或学校决策机构审批。3.审批通过后，财务部门在付款申请表上签署审批意见，并加盖财务专用章。（三）付款方式1.学校付款方式主要包括银行转账、支票、汇票等。财务部门应根据实际情况选择合适的付款方式，并确保付款安全、便捷。2.对于符合财政国库集中支付条件的采购项目，应按照财政国库集中支付制度的规定办理支付手续。3.财务部门在办理付款手续时，应严格按照审批意见和合同约定的付款方式、付款时间进行付款操作。对于逾期付款的，应按照合同约定承担相应责任。（四）付款记录与档案管理1.财务部门应建立健全付款记录制度，对每一笔付款业务进行详细记录，包括付款日期、付款金额、付款方式、收款单位、发票号码等信息。2.采购与付款业务相关的文件、合同、发票、验收报告等资料应按照档案管理规定进行整理、归档和保管，以便日后查阅和审计。四、监督与检查（一）内部监督1．学校建立健全采购与付款内部监督机制，审计部门定期对采购与付款业务进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同签订和执行情况、付款审批和支付情况等，及时发现和纠正存在的问题。2.采购管理部门应加强对采购活动的日常监督，对采购过程中的各个环节进行跟踪检查，确保采购活动按照规定的程序和要求进行。3.财务部门应加强对付款业务的审核监督，严格按照审批意见和合同约定办理付款手续，防止资金浪费和滥用。（二）外部监督1．学校接受财政部门和其他相关部门的监督检查，积极配合有关部门对采购与付款业务的专项检查和审计工作，如实提供相关资料和信息。2.学校应建立健全投诉处理机制，对供应商或其他利益相关方的投诉进行及时处理和反馈，维护学校采购与付款活动的公正性和合法性。五、责任追究（一）在采购与付款过程中，如有下列行为之一的，将视情节轻重追究相关人员的责任：1.违反采购程序，擅自采购或规避采购的；2.与供应商串通，谋取私利的；3.在采购活动中弄虚作假，提供虚假材料的；4.擅自变更采购合同条款，损害学校利益的；5.未按照规定进行验收，导致采购项目质量不合格的；6.未按照合同约定支付货款，给学校造成不良影响的；7.其他违反