学校采购三方询价制度

PAGE学校采购三方询价制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本三方询价制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类物资、服务及工程项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、维修工程、信息化建设等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地向潜在供应商公开，询价过程和结果应接受学校内部及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金的最大使用效益。二、询价主体及职责（一）采购部门1.负责采购项目的发起、组织和实施，制定采购计划和询价方案。2.联系潜在供应商，发放询价文件，收集、整理和分析供应商报价及相关资料。3.组织询价会议，与供应商进行沟通和谈判，协助学校相关部门进行评标和定标工作。4.负责采购合同的起草、签订及履行跟踪，协调处理采购过程中的各类问题。（二）需求部门1.提出采购项目的需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求及技术参数等。2.参与询价文件的编制，对询价文件中的技术条款和商务条款进行审核。3.协助采购部门进行供应商考察和评估，提供技术支持和专业意见。4.参与评标和定标工作，对采购项目的质量和适用性进行评价。（三）监督部门/审计部门1.对采购项目进行全程监督，检查采购活动是否符合法律法规、学校制度及相关程序要求。2.审核询价文件、采购合同等相关文件，确保文件的合法性和合规性。3.参与评标过程，对评标结果进行监督，防止出现违规操作和不正当竞争行为。4.定期对采购项目进行审计，检查采购资金的使用情况和采购效益，对发现的问题提出整改意见。三、询价流程（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《学校采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交至采购部门审核。采购部门对采购申请进行审核，确认采购项目的必要性、可行性和预算合理性，审核通过后报学校领导审批。（二）询价文件编制及发放采购部门根据采购申请和需求部门提供的技术要求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格、商务条款、报价要求、评标标准等内容。询价文件编制完成后，采购部门向至少三家符合条件的潜在供应商发放询价文件，并要求供应商在规定时间内提交报价文件。（三）供应商报价及文件收集供应商在收到询价文件后，应按照要求编制报价文件，明确报价金额、交货期、售后服务承诺等内容，并在规定时间内将报价文件密封提交至采购部门。采购部门对供应商提交的报价文件进行收集、整理，对报价的完整性、准确性进行初步审核。（四）询价会议组织采购部门组织询价会议，邀请需求部门、监督部门/审计部门及参与报价的供应商参加。询价会议上，采购部门首先介绍采购项目的基本情况和询价文件的主要内容，然后供应商依次进行报价陈述，并对采购部门及需求部门提出的问题进行解答。需求部门和监督部门/审计部门可对供应商的报价和产品情况进行询问和质疑，供应商应如实回答。（五）评标及定标询价会议结束后，采购部门组织评标小组进行评标。评标小组由采购部门、需求部门及相关技术专家组成，人数一般为奇数。评标小组根据询价文件中规定的评标标准，对供应商的报价、技术方案、售后服务、企业信誉等方面进行综合评审，评选出中标候选人。评标结果经学校领导审批后确定中标供应商。（六）合同签订及履行采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格及数量、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，采购部门负责跟踪合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量提供货物或服务。需求部门负责验收采购物资或服务，如发现问题应及时与供应商沟通解决。四、询价文件编制要求（一）基本要求1.询价文件应内容完整、表述清晰准确，避免出现歧义或模糊不清的条款。2.技术规格应明确、具体，符合国家相关标准和行业规范，能够满足学校实际需求，并具有可操作性。3.商务条款应公平合理，包括报价要求、交货期、付款方式、售后服务等内容，不得含有歧视性或排他性条款限制潜在供应商参与竞争。（二）技术规格部分1.详细列出采购物资或服务的名称、型号、规格、数量、质量标准、技术参数等内容，并提供必要的图纸、图片或技术说明。2.对于有特殊要求的技术规格，应明确提出技术指标和验收方法，确保供应商能够准确理解并满足要求。3.注明技术规格的出处或参考标准，以便供应商核对和确认。（三）商务条款部分1.报价要求：明确报价的范围、方式以及报价应包含的各项费用，如货物价格、运输费、安装调试费、税费等。要求供应商按照固定总价或单价进行报价，并注明价格有效期。2.交货期：明确采购物资或服务的交货时间、地点及交货方式，要求供应商提供详细的交货计划。对于有特殊时间要求的项目，应在询价文件中明确说明。3.付款方式：根据采购项目的特点和学校财务制度，确定合理的付款方式，如预付款比例、验收款比例、质保金比例及支付时间等，并在询价文件中明确表述。4.售后服务：要求供应商提供售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限、培训计划等，确保学校在使用过程中能够得到及时有效的技术支持和服务保障。（四）评标标准部分1.制定科学合理的评标标准，应包括价格、技术、商务、售后服务等多个方面，确保评标结果能够客观公正地反映供应商的综合实力。2.明确各项评标因素的权重分配，如价格权重、技术权重、商务权重、售后服务权重等，使评标过程更加透明和可操作。3.对于每个评标因素，应制定具体的评分细则，明确各档次的得分标准，以便评标小组在评标过程中能够准确评分。五、供应商选择及管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任能力的法人或其他组织，具备有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，近三年内无重大违法违规记录。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够提供符合学校要求的物资或服务。4持有国家法律、法规要求的相关资质证书或许可证（如生产许可证、经营许可证、产品质量认证等），涉及特定行业的应具备相应的行业准入资格。（二）供应商选择程序1.采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。信息来源包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐、以往采购项目合作单位等。2.根据采购项目要求，从供应商信息库中筛选出符合资格要求的潜在供应商，并向其发放询价文件。对于新的供应商，采购部门可要求其提供相关资质证明文件、业绩案例、产品样本等资料进行初步审核。3.对供应商提交的报价文件进行评审，按照询价文件规定评选出中标候选人。在评选过程中，可对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务能力等情况，作为评标参考依据。4.确定中标供应商后，采购部门应及时向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知其他未中标供应商。1.建立供应商档案，记录供应商基本信息、资质情况、报价记录、合同履行情况、售后服务评价等内容，以便对供应商进行全面管理和跟踪评估。2.定期对供应商进行考核评价，根据合同履行情况、产品质量、售后服务等方面表现，给予相应评价等级（如优秀、良好、合格、不合格）。对于评价等级为不合格的供应商，限制其参与学校后续采购项目。3.加强与供应商的沟通与合作，及时反馈学校需求变化和意见建议，促进供应商不断改进产品质量和服务水平，建立长期稳定的合作关系。六、监督与管理（一）内部监督机制1.学校成立采购监督小组，由学校领导、纪检监察部门人员、财务部门人员等组成，负责对采购项目进行全程监督。2.采购监督小组定期对采购制度执行情况进行检查，重点检查采购流程是否合规、询价文件编制是否规范、评标过程是否公正、合同签订及履行是否符合要求等，对发现的问题及时提出整改意见并跟踪落实。3.建立采购项目投诉处理机制，接受学校内部人员及供应商对采购项目的投诉和举报。对于投诉举报事项，采购监督小组应及时进行调查核实，并根据调查结果做出相应处理。防止不正当竞争措施1.加强对询价过程的管理，严格保密询价文件内容和供应商报价信息不应泄露给无关人员，防止供应商之间相互串通报价。2.在评标过程中，要求评标小组成员严格遵守评标纪律，独立评审，不得与供应商私下接触或接受供应商的贿赂及其他不正当利益。3.对于发现的不正当竞争行为，如供应商之间串通报价、提供虚假材料谋取中标等，采购部门应取消其参与采购项目资格，并依法依规追究相关责任。（三）信息公开与档案管理1.建立学校采购信息公开平台，及时发布采购项目招标公告、询价文件、中标结果等信息，接受学校内部及社会监督。2.对采购项目相关文件和资料进行整理归档，包括采购申请表、询价文件、报价文件、评标报告、采购合同等，确保档案资料完整、准确、可查