学校统一采购制度

PAGE学校统一采购制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在教学、科研、行政、后勤等活动中所需物资、服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会，公平竞争，公正评标。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购政策、采购重大事项等，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体执行工作。其职责包括：1.编制采购计划，根据学校各部门需求，结合学校实际情况，制定年度、季度采购计划。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购文件编制、招标（谈判、询价等）组织、合同签订等。3.采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。4.采购资料归档与管理，对采购过程中的各类文件、资料进行整理、归档。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门做好采购相关工作。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规，防止腐败行为发生。三、采购范围与分类（一）采购范围1.教学设备：如实验仪器、多媒体设备、图书资料等。2.办公用品：办公桌椅、电脑、打印机、文具等。3.后勤物资：校服、床上用品、食堂食材、清洁用品等。4.基建工程：校园建设、维修改造工程等。5.服务采购：物业管理、餐饮服务、培训服务、咨询服务等。（二）采购分类1.集中采购：对通用性强、需求量大的物资和服务，实行集中采购。由采购部门统一组织采购活动。2.分散采购：对有特殊要求、个性化较强的采购项目，由需求部门在采购部门指导下自行组织采购，但需报采购领导小组备案。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量（金额较大的采购项目应附详细的技术参数和性能要求）、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.将《采购申请表》提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核，核实其必要性和合理性。2.对于金额较大（具体金额标准由学校根据实际情况确定）或涉及重大项目的采购申请，提交采购领导小组审批。采购领导小组根据学校实际情况和相关规定进行审议，做出批准或不予批准的决定。（三）采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：采购对象规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，或者招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，可以采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，采用单一来源采购方式。与供应商进行协商，直接确定成交价格。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的基本情况、采购要求、评标（谈判、询价）标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确、详细，确保供应商能够准确理解采购需求，为采购活动的顺利进行提供依据。（五）供应商选择与管理1.供应商征集：采购部门通过多种渠道征集供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.供应商资格审查：对征集到的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等。只有符合资格要求的供应商才能参与采购活动。3.供应商选择：按照采购文件规定的评标（谈判、询价）标准，从资格审查合格的供应商中选择成交供应商。对于公开招标和邀请招标项目，组成评标委员会进行评标；对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，由采购部门组织谈判小组或询价小组进行评审。4.供应商管理：建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消资格等措施。（六）合同签订1.采购部门与成交供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同内容符合采购文件要求和学校利益。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（七）采购验收1.采购项目完成后，由采购部门组织需求部门、相关技术人员等组成验收小组进行验收。2.验收小组按照采购合同和相关标准对采购物资或服务进行检验，检查其数量、质量、规格等是否符合要求。对于大型设备、复杂工程等项目，可委托专业机构进行验收。3.验收合格的，由验收小组出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或重新提供货物、服务，直至验收合格。（八）资金支付1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写《资金支付申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，经部门负责人签字后提交财务部门。2.财务部门对《资金支付申请表》及相关资料进行审核，审核无误后按照学校财务管理制度办理资金支付手续。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门等相关部门，根据学校年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合学校财力状况，合理安排采购资金。（二）预算执行1.采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校预算调整程序进行审批。2.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算监督财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，并定期向学校领导汇报。对于违反预算规定的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。六、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。通过多种渠道，如网络平台、行业协会、供应商反馈等，及时了解市场动态和行业信息。（二）采购信息分析对收集到的采购信息进行分析研究，为采购决策提供依据。分析内容包括市场价格走势、供应商竞争力、采购成本变化等，以便合理选择采购方式、确定采购价格、优化采购方案。（三）采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购部门、需求部门、财务部门等相关部门之间的信息共享。各部门可以通过平台及时了解采购项目进展情况、预算执行情况、合同履行情况等信息，提高工作效率和协同性。（四）采购档案管理采购部门负责建立采购档案，对采购活动中的各类文件、资料进行整理、归档。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标（响应）文件、评标（谈判、询价）报告、合同、验收报告、发票等。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。七|、监督与考核（一）监督机制1.学校纪检监察部门对采购活动进行全程监督，重点监督采购过程中的合规性、公正性、廉洁性等方面。2.建立采购项目跟踪检查制度，定期对采购项目的执行情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。3.设立举报信箱和举报电话，接受学校教职工和社会公众对采购违规行为的举报。对举报事项及时进行调查处理，并将处理结果向举报人反馈。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价体系，对采购部门和相关工作人员的采购工作进行考核评价。考核内容包括采购任务完成情况、采