学校物资集中采购制度

PAGE学校物资集中采购制度一、总则（一）目的为加强学校物资采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证物资质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级因教学、科研、管理等工作需要所进行的物资采购活动，但法律法规另有规定的除外。（三）基本原则1.合法性原则采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，严格遵守招标投标、政府采购等法律法规以及学校的有关规定。2.规范性原则采购流程应规范化、标准化，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量。3.效益性原则充分考虑资金的使用效益，优化采购方案，降低采购成本，同时保证所采购物资能够满足教学、科研和管理工作的实际需要，发挥最大效用。4.廉洁性原则采购人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，杜绝不正当交易行为，防止腐败现象的发生。二、采购组织与职责（一）采购领导机构学校成立物资集中采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人组成。负责审议学校物资采购工作的重大事项，制定采购政策和指导原则，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立学校物资集中采购中心，作为采购执行部门，具体负责组织实施物资采购工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关物资采购的法律法规和学校的采购制度。2.根据学校各部门的采购需求，编制采购计划，组织采购活动。3.建立和管理采购信息平台，发布采购信息，收集供应商信息，组织供应商参与采购活动。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作，协调处理采购过程中的各种问题。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（三）需求部门学校各部门、各年级为物资采购的需求部门，负责根据教学、科研、管理等工作的实际需要，提出物资采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求等，并配合采购执行部门做好采购相关工作。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对物资采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购过程中的违规违纪行为。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据本部门的工作任务和实际需要，于每年[具体时间]前编制下一年度的物资采购计划，并提交至采购执行部门。2.采购计划应详细列出采购物资的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并说明采购的必要性和预期效益。3.采购执行部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合学校的财力状况和物资库存情况，编制学校年度物资集中采购计划，报采购领导机构审批。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因教学、科研、管理等工作需要发生变化，需求部门应及时向采购执行部门提出采购计划调整申请。2.采购执行部门对调整申请进行审核，确需调整的，报采购领导机构审批后，对采购计划进行相应调整。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额]以上的。服务类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额]以上的。2.公开招标采购项目应按照国家有关招标投标法律法规的规定，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序进行。采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式的，采购执行部门应成立谈判小组，与不少于[具体数量]家的供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并将论证情况报采购领导机构批准。采购执行部门与单一供应商就采购价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式的，采购执行部门应成立询价小组，向不少于[具体数量]家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《学校物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量（规格型号、技术参数、质量要求、预算金额、采购时间等），经部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请后，对申请内容进行初审，审核采购物资的必要性、合规性、预算合理性等。2.初审通过后，报采购领导机构审批。采购领导机构根据学校的财力状况、采购计划等因素进行审批，审批通过后下达采购任务通知书。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购任务通知书，按照确定的采购方式组织采购活动。公开招标、邀请招标方式：发布招标公告或投标邀请书，组织资格预审（如有），发售招标文件，组织开标、评标、定标，发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判方式：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请供应商参加谈判，组织谈判，要求供应商进行最后报价，确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购方式：组织论证，报采购领导机构批准，与单一供应商协商，签订采购合同。询价方式：成立询价小组，发出询价通知书，要求供应商报价，确定成交供应商，签订采购合同。2.在采购过程中，采购执行部门应及时与供应商沟通协调，确保采购活动顺利进行。同时，应做好采购文件的编制、保存等工作，以备监督检查。（四）合同签订采购合同由采购执行部门负责起草，合同内容应包括采购物资的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同经学校法律顾问审核后，由采购执行部门与供应商签订。合同签订后，应及时将合同副本送学校财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购物资到货前，采购执行部门应通知需求部门做好验收准备工作。到货后，需求部门应按照合同约定的质量标准和验收程序组织验收，填写《学校物资采购验收单》。验收合格的，由需求部门负责人签字确认；验收不合格的，应及时通知采购执行部门与供应商协商解决。2.采购执行部门根据验收情况，按照合同约定的付款方式办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收单、发票等相关凭证，经采购执行部门负责人审核、学校财务部门复核、学校领导审批后，由财务部门支付货款。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门建立供应商信息库，对供应商的基本情况、经营业绩、信誉状况、产品质量、售后服务等进行记录和管理。2.供应商应具备以下条件方可进入学校供应商信息库：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。3.新供应商申请进入学校供应商信息库，应向采购执行部门提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、业绩证明材料、产品质量检测报告、售后服务承诺等相关资料。采购执行部门对申请资料进行审核，必要时可进行实地考察，符合条件的纳入供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门定期对供应商的供货情况进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.评价与考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。采购执行部门根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，在同等条件下优先选择其参与学校的采购活动；对于不合格供应商，采购执行部门应及时与其沟通，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，将其从供应商信息库中删除。（三）供应商激励与约束1.学校建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加采购份额、优先支付货款等。2.同时，建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供假冒伪劣产品、存在不正当竞争行为等的供应商，按照合同约定追究其违约责任，并视情节轻重采取暂停合作、取消供应商资格等措施。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如政策法规风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.针对不同的风险因素，应制定相应的风险应对措施，以降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.政策法规风险采购人员应及时关注国家法律法规和政策的变化，加强对相关法律法规和政策的学习与研究，确保采购活动符合要求。同时，加强与政府有关部门的沟通与协调，及时了解政策动态，争取政策支持。2.市场风险建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。同时，加强与供应商的谈判与协商，争取有利的采购价格和条款。3.供应商风险加强对供应商的管理与监督，严格供应商准入制度，定期对供应商进行评价与考核，建立供应商淘汰机制。在采购合同中明确供应商的违约责任，加强对供应商履约情况的跟踪与检查，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。4.合同风险加强采购合同管理，严格合同起草、审核、签订、履行等环节的把关。合同条款应明确、具体、合法，避免出现模糊不清、歧义或违法的条款。加强对合同执行情况的监督与检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.验收风险建立健全验收管理制度，明确验收标准、验收程序和验收责任。加强对验收人员的培训与管理，提高验收人员的业务水平和责任意识。验收过程中应严格按照合同约定的质量标准进行验收，确保采购物资的质量符合要求。6.付款风险加强对付款环节的管理，严格付款审批程序。付款申请应附齐全有效的相关凭证，确保付款依据充分、合法。加强对供应商资金使用情况的监督，防止出现供应商挪用货款等问题。八、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门负责对物资采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的合法性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等方面。2.采购执行部门应定期向纪检监察部门报送采购工作情况，接受纪检监察部门的监督检查。纪检监察部门可通过查阅采购文件、合同、账目等资料，实地走访供应商、需求部门等方式，对采购活动进行监督检查。（二）审计监督学校审计部门负责对物资采购项目进行审计监督，重点审计采购项目的预算