学校日常用品采购制度

PAGE学校日常用品采购制度一、总则（一）目的为规范学校日常用品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，满足学校教育教学及日常办公需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在日常教学、办公、生活等方面所需用品的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.科学合理原则：根据实际需求，科学制定采购计划，合理确定采购数量和规格，避免浪费。4.效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立采购办公室，作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、供应商选择、采购谈判、合同签订、验收付款等工作。（三）各部门职责1.使用部门：负责提出本部门日常用品的采购需求，详细填写采购申请表，明确采购物品的名称、规格、数量、用途等信息，并对采购物品的质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，采购结果的真实性、公正性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门下一年度的工作任务和实际需求，于每年[具体时间]前编制本部门的日常用品采购预算，报采购办公室汇总。2.采购办公室对各部门上报的采购预算进行审核、汇总，结合学校整体发展规划和财力状况，编制学校年度日常用品采购预算草案，报采购领导小组审议。3.学校年度日常用品采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报学校财务部门审核，提交学校教代会审议通过后，作为当年采购预算执行的依据。（二）预算执行1.采购办公室应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报采购领导小组审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇国家政策调整、学校事业发展需要、市场价格波动等原因，导致原采购预算无法满足实际需求时，各部门应及时提出预算调整申请，报采购办公室审核汇总。2.采购办公室对预算调整申请进行审核后，编制预算调整方案，报采购领导小组审议。预算调整方案经采购领导小组审议通过后，报学校财务部门审核，提交学校教代会审议通过后，方可执行。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、预算金额、用途等信息，并经部门负责人签字确认后，提交采购办公室。2.采购申请表应附相关说明材料，如采购物品的技术参数、质量标准、售后服务要求等，以便采购办公室准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购办公室收到采购申请表后，对采购申请的合理性、必要性进行审核。对于金额较小的采购申请（[具体金额标准]以下），由采购办公室负责人审批；对于金额较大的采购申请（[具体金额标准]以上），采购办公室审核后报采购领导小组审批。2.采购审批应重点审查采购申请是否符合学校预算安排、是否符合采购政策规定、是否有更经济合理的采购方案等。（三）采购方式选择1.根据采购物品的特点、采购金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购询价采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。采购办公室应按照国家有关法律法规和学校规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购办公室应选择不少于[具体数量]家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购办公室应成立谈判小组，与不少于[具体数量]家供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购办公室应组织相关部门和专家进行论证，报采购领导小组批准后，与单一供应商进行谈判，签订采购合同。6.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购办公室应向不少于[具体数量]家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.采购办公室应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商纳入供应商库。2.在采购项目实施过程中，采购办公室应根据采购需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购办公室应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，从市场上选择优质供应商，经评估合格后纳入供应商库。3.采购办公室应定期对供应商进行考核评价，考核评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。对于考核评价不合格的供应商，采购办公室应及时将其从供应商库中剔除，并停止与其合作。（五）采购合同签订1.采购办公室与成交供应商应按照谈判结果或中标、成交通知书的内容，签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，以及双方当事人的权利和义务。2.采购合同签订后，采购办公室应及时将合同副本送财务部门、审计部门备案。财务部门应根据采购合同的约定，做好采购款项的支付准备工作。（六）采购验收1.采购物品到货后，采购办公室应组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对，确保采购物品符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、采购物品名称、规格、型号、数量、验收情况等内容。3.对于验收不合格的采购物品，采购办公室应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货。如因供应商原因导致采购物品无法正常使用或造成损失的，采购办公室应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照学校财务管理制度的规定，办理采购款项的支付手续。采购款项的支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，不得提前或延迟支付。2.采购付款时，财务部门应审核采购发票、验收报告、采购合同等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。对于不符合规定的付款申请，财务部门应拒绝支付，并及时通知采购办公室查明原因。五、采购监督与审计（一）内部监督1.学校审计部门应定期对学校日常用品采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合法合规，采购结果是否真实公正，采购资金是否合理使用等。2.采购办公室应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为，防止采购过程中的违规违纪行为。3.各部门应积极配合审计部门和采购办公室的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，对发现的问题及时进行整改。（二）外部监督1.学校应主动接受教育主管部门、财政部门、审计部