学校新型采购人制度

PAGE学校新型采购人制度一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，提高采购效率，保证采购质量，加强对采购活动的监督管理，根据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的机会。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购人和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责对重大采购项目进行决策。采购决策机构由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批重大采购项目的采购计划、采购方式和采购预算。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门学校指定专门的采购执行部门，负责具体采购项目的实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，其职责包括：1.根据学校需求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等要求。2.按照规定的采购方式，组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标、评标、谈判等。3.与供应商签订采购合同，并监督合同的履行。4.整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。采购监督部门应独立行使监督职能，其职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.审查采购项目的采购计划、采购方式和采购预算。3.参与开标、评标、谈判等采购活动，对采购过程进行现场监督。4.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理违规行为。三、采购流程（一）采购申请1.各部门、各单位根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。（二）采购计划编制采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行评估和审核。根据审核结果，编制采购计划，明确采购方式、采购时间、采购预算等内容。采购计划报采购决策机构审批后实施。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购执行部门应按照规定的程序，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购执行部门应向符合条件的供应商发出邀请书，邀请其投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。采购执行部门应与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购执行部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其报价，根据报价确定成交供应商。（四）采购文件编制采购执行部门根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。（五）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购执行部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.供应商选择：采购执行部门根据资格审查结果，按照规定的采购方式，选择符合要求的供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素。3.供应商管理：采购执行部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、业绩情况、信誉状况等进行记录和管理。定期对供应商进行评估和考核，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（六）采购合同签订采购执行部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同经双方签字盖章后生效。（七）采购项目验收1.验收准备：采购项目到货前，采购执行部门应通知使用部门和采购监督部门做好验收准备工作。使用部门应组织相关人员熟悉采购项目的技术规格和验收标准，制定验收方案。2.验收实施：采购项目到货后，使用部门按照验收方案进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能等方面。采购监督部门对验收过程进行监督。验收合格后，使用部门填写验收报告，报采购执行部门存档。（八）采购付款采购项目验收合格后，采购执行部门根据采购合同的约定，办理付款手续。付款时，应审核供应商提供的发票、验收报告等相关凭证，确保付款金额准确无误。四、采购风险管理（一）风险识别1.政策风险：采购活动可能受到国家法律法规、政策变化的影响。2.市场风险：市场价格波动、供应商违约等可能导致采购成本增加、采购项目无法按时完成。3.操作风险：采购过程中的违规操作、流程漏洞等可能导致采购质量下降、采购效率低下。4.廉政风险：采购人员可能存在受贿、贪污等腐败行为，影响采购活动的公正性和合法性。（二）风险评估采购执行部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.政策风险应对：密切关注国家法律法规、政策变化，及时调整采购策略和方法，确保采购活动符合要求。2.市场风险应对：加强市场调研，掌握市场价格动态，合理选择采购时机。与供应商签订合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.操作风险应对：完善采购流程，加强内部控制，规范采购人员的操作行为。加强对采购文件和资料的管理，确保采购过程的合法性和规范性。4.廉政风险应对：加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政监督机制。对采购活动进行全程监督，严肃查处违规违纪行为。五、采购信息管理（一）采购信息收集采购执行部门应收集与采购活动相关的信息，包括采购政策、法规、标准、市场价格、供应商信息等。（二）采购信息整理与分析采购执行部门对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括采购市场动态、供应商分析、采购项目进展情况等内容。（三）采购信息共享采购执行部门应建立采购信息共享平台，将采购信息报告及时发布给采购决策机构、采购监督部门、使用部门等相关人员，实现采购信息的共享和交流。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：评估采购项目的实际采购价格与预算价格的差异。2.采购质量：评估采购项目的质量是否符合要求。3.采购效率：评估采购项目的完成时间是否符合规定要求。4.供应商满意度：评估供应商对采购活动的满意度。（二）评估方法1.定量评估：通过对采购成本、采购质量、采购效率等指标进行量化分析，评估采购绩效。2.定性评估：通过对供应商满意度等指标进行问卷调查、访谈等方式，评估采购绩效。（三）评估周期采购绩效评估周期为每年一次。采购执行部门应在每年年底对采购项目进行绩效评估，