学校招标采购工作制度

PAGE学校招标采购工作制度一、总则（一）目的为规范学校招标采购工作，加强学校资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规，确保程序合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的原则，对待所有参与招标采购的供应商，不偏袒任何一方。3.公开性原则：招标采购信息应公开透明，包括采购项目、要求、流程、结果等，接受学校师生及社会监督。4.竞争性原则：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，引入竞争机制，确保采购到性价比高的货物、工程和服务。5.效益性原则：在保证质量的前提下，注重资金使用效益，节约采购成本。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责负责审定学校招标采购工作制度、年度招标采购计划等。对重大招标采购项目进行决策，协调解决招标采购过程中的重大问题。监督招标采购工作的执行情况。（二）招标采购工作小组1.组成：由采购部门、使用部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.职责负责具体实施招标采购项目，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。对供应商资格进行审查，确保其符合招标要求。与供应商进行沟通谈判，签订采购合同。整理归档招标采购文件资料。（三）采购部门职责1.负责制定学校招标采购工作流程和操作规范。2.组织实施招标采购活动，包括招标公告发布、招标文件编制及发售、开标评标组织等。3.建立供应商信息库，对供应商进行动态管理。4.协调处理招标采购过程中的争议和纠纷。（四）使用部门职责1.根据实际需求，提出采购项目申请，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、技术要求等。2.参与招标文件的编制，提供技术支持和需求说明。3.协助采购部门进行开标评标工作，对采购项目进行验收。（五）财务部门职责1.参与招标采购项目预算编制，审核采购资金来源及预算安排。2.负责采购资金的支付和核算，监督资金使用情况。3.对采购项目的成本效益进行分析评估。（六）审计部门职责1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正。2.参与重大采购项目的开标评标监督工作。3.对采购项目的财务收支进行审计，防止违规违纪行为发生。三、招标采购方式及适用范围（一）公开招标1.适用范围：采购货物、工程或服务的金额达到国家或学校规定的公开招标限额标准的项目。2.定义：招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。3.程序采购部门编制招标文件，报招标采购工作小组审核。在规定媒体发布招标公告，公告期不得少于规定天数。发售招标文件，接受潜在供应商报名。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.定义：招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。3.程序采购部门确定邀请供应商名单，报招标采购领导小组批准。向邀请供应商发出投标邀请书，发售招标文件。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.定义：采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。3.程序采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。发布谈判公告或邀请供应商参加谈判。组织谈判，供应商进行报价和谈判。确定成交供应商，签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.定义：采购人向唯一供应商进行采购的方式。3.程序采购部门提出单一来源采购申请，说明理由并附相关证明材料。报招标采购领导小组审批。与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.定义：采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。3.程序采购部门成立询价小组，编制询价文件。向符合条件的供应商发出询价通知书。供应商报价，询价小组对报价进行比较。确定成交供应商，签订采购合同。四、招标采购程序（一）采购申请与审批1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格、数量、预算金额、技术要求、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。3.审核通过后，采购申请表依次提交财务部门审核资金预算，审计部门进行合规性审查，最后报招标采购领导小组审批。招标采购领导小组根据学校实际情况和相关规定，对采购申请进行审批，批准后方可进入招标采购程序。（二）招标文件编制1.采购部门根据采购项目特点和审批意见，组织相关人员编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件中的技术规格应明确、具体，符合国家相关标准和行业规范，确保采购项目能够满足使用部门的实际需求。3.评标办法应科学合理，明确评标标准和程序，保证评标过程的公正性和透明度。4.招标文件编制完成后，经采购部门负责人审核，报招标采购工作小组审定。（三）招标公告发布（或投标邀请书发出）1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门按照规定在指定媒体发布招标公告（或向邀请供应商发出投标邀请书）。招标公告应包括招标人名称、地址、联系方式，招标项目名称、内容、数量、用途、简要技术要求，投标人资格要求，获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.招标公告发布后，采购部门应及时关注潜在供应商的报名情况，对报名供应商进行资格初审，符合条件的供应商发放招标文件。（四）开标、评标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容。2.开标结束后进入评标阶段。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.评标委员会按照招标文件规定的评标办法对投标文件进行评审，对投标人的技术方案、商务条款、价格等进行综合评价，推荐中标候选人。4.在评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但澄清或说明不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。（五）中标结果确定与公告1.招标采购工作小组根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商。中标供应商应满足招标文件规定的各项要求，且投标报价合理、技术方案可行、商务条款响应良好。2.确定中标供应商后，采购部门发布中标公告，公告期不得少于规定天数。中标公告应包括招标人名称、地址、联系方式，招标项目名称、中标供应商名称、地址、中标金额，主要中标标的的名称、规格型号、数量、服务要求等内容。（六）合同签订1.采购部门与中标供应商按照招标文件和投标文件的内容签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应报财务部门审核合同条款中的资金支付等内容，审计部门进行合规性审查。合同签订后，采购部门应将合同副本送相关部门备案。（七）验收1.使用部门负责组织采购项目的验收工作。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购货物、工程和服务符合规定。2.验收过程中，使用部门应成立验收小组，对采购项目的数量、质量、规格等进行逐一核对，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。3.对于大型或复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家参与验收。验收合格后，使用部门在验收报告上签字确认。（八）付款1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，对采购项目进行付款。付款前，财务部门应审核验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门应暂停付款，并及时通知采购部门和使用部门与供应商协商解决。五、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加招标采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。（二）供应商信息库建立1.采购部门负责建立学校供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、联系方式等资料。2.对供应商信息库中的供应商进行定期评估和更新，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。（三）供应商选择与评价1.在招标采购项目中，采购部门应从供应商信息库中选择符合资格要求的供应商参与投标。对于新供应商，应按照规定进行资格审查。2.评标过程中，评标委员会应对供应商的投标文件进行综合评价，包括技术方案、商务条款、价格、售后服务等方面。3.采购部门定期对已合作的供应商进行评价，评价内容包括合同履行情况、产品质量、服务水平、价格合理性等。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。（四）供应商奖惩措施1.对于在招标采购活动中表现优秀、诚信履约的供应商，学校可给予一定的奖励，如优先参与后续采购项目、增加合作机会等。2.对于违反合同约定、提供虚假材料、存在不良行为的供应商，学校将采取相应的惩罚措施，如列入黑名单、暂停合作、取消供应商资格等。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购过程是否公正、采购结果是否合理等。2.财务部门监督采购资金的使用情况，确保资金支付符合规定，防止资金浪费和滥用。3.学校纪检监察部门对招标采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。（二）外部监督1.接受学校师生及社会公众的监督，对招标采购活动中的问题和投诉及时进行处理和反馈。2.按照国家相关规定，主动接受财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。（三）检查结果处理1.对于监督检查中发现的问题，相关部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，认真落实整改要求，并将整改情况及时反馈给监督检查部门。3.对整改不力或拒不整改的责任部门和责任人，学校将按照有关规定进行严肃处理。七、档案管理（一）档案范围招标采购活动中形成的各类文件资料，包括采购申请表、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等。