学校政府采购人制度

PAGE学校政府采购人制度一、总则（一）目的为规范学校政府采购行为，加强学校政府采购管理，提高资金使用效益，维护学校和供应商的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：学校政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金的使用效益，降低采购成本。4.诚信原则：学校和供应商在政府采购活动中应当诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购管理机构及职责（一）政府采购领导小组1.组成：由学校主要领导担任组长，相关职能部门负责人为成员。2.职责研究制定学校政府采购工作的方针、政策和制度。审议学校年度政府采购预算和采购计划。协调解决政府采购工作中的重大问题。监督检查政府采购工作的执行情况。（二）采购管理部门1.组成：一般为学校的财务部门或专门设立的采购管理办公室。2.职责负责组织编制学校年度政府采购预算和采购计划，并报政府采购领导小组审议。具体实施政府采购活动，包括采购项目的申报、采购文件的编制与审核、采购信息的发布、供应商的资格审查、采购合同的签订与执行等。建立和管理学校政府采购供应商库和采购项目档案。负责与财政部门、采购代理机构等相关部门的沟通协调工作。对采购项目的执行情况进行跟踪检查和绩效评价。（三）采购需求部门1.职责根据学校教学、科研、管理等工作需要，提出采购项目的需求。协助采购管理部门编制采购文件，提供技术参数、规格要求等相关资料。参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，对采购项目的技术方案、质量标准等进行评审。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。（四）监督部门1.组成：学校的纪检监察部门或审计部门。2.职责对学校政府采购活动进行全程监督，检查采购行为是否符合法律法规和学校制度的规定。受理对政府采购活动中违法违规行为的举报和投诉，并进行调查处理。对采购项目的资金使用情况进行审计监督，确保资金使用合法合规、安全有效。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各采购需求部门应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本部门实际需求，在每年规定时间内编制下一年度采购项目预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门规定的格式和要求进行填报。3.采购管理部门对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和政府采购政策要求，提出调整建议，报政府采购领导小组审议后确定学校年度政府采购预算。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据学校年度政府采购预算，按照采购项目的轻重缓急和实际工作需要，制定年度采购计划。2.采购计划应当明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容，并按照规定报财政部门备案。3.采购计划一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整的，应当按照规定程序报政府采购领导小组审批，并报财政部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应当按照规定在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应当包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应当成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购管理部门应当组织成立单一来源采购小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应当对采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性等进行论证，并形成论证意见。采购管理部门应当将单一来源采购项目的名称、采购内容及金额、单一来源供应商名称、论证意见等情况在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议的，采购管理部门应当与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购管理部门应当成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组应当对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购项目申报采购需求部门应当按照学校采购计划安排，填写《学校政府采购项目申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、技术要求、售后服务要求等内容，并加盖部门公章后报采购管理部门。（二）采购文件编制采购管理部门根据采购需求部门提供的资料，组织编制采购文件。采购文件应当包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同草案等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。采购文件编制完成后，应当报采购管理部门负责人审核签字，并加盖采购管理部门公章。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购管理部门应当按照规定在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告或投标邀请书。招标公告或投标邀请书应当包括采购项目的基本情况、供应商资格要求、获取采购文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购管理部门应当在学校内部网站或其他适当渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。采购信息应当包括采购项目的名称、采购内容及要求、供应商资格条件、报名时间和地点、采购程序等内容。（四）供应商资格审查1.采购管理部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。2.对符合资格条件的供应商，采购管理部门将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件。对不符合资格条件的供应商，采购管理部门应当告知其原因。（五）开标、评标、谈判或询价1.采购管理部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判或询价活动。开标时，供应商应当按照采购文件的要求提交投标文件或报价文件。评标、谈判或询价过程中，采购管理部门应当组织评标委员会、谈判小组或询价小组按照规定的评标标准、谈判程序或询价办法进行评审。评标委员会、谈判小组或询价小组由采购人代表和有关专家组成，成员人数应当符合规定要求。评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。谈判小组应当与供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。询价小组应当对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。2.采购管理部门应当记录开标、评标、谈判或询价过程，并形成书面记录。书面记录应当包括采购项目的基本情况、供应商的投标或报价情况、评标委员会、谈判小组或询价小组的评审意见等内容。书面记录应当由采购管理部门负责人、评标委员会、谈判小组或询价小组成员签字确认。（六）中标、成交结果公示采购管理部门应当将中标、成交结果在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上进行公示，公示期不得少于七个工作日。公示内容应当包括采购项目的名称、中标或成交供应商名称、中标或成交金额、主要中标或成交标的的名称、规格型号及数量等内容。公示期间，如有供应商对中标、成交结果提出质疑，采购管理部门应当及时进行调查处理，并将处理结果告知质疑供应商。（七）采购合同签订1.中标、成交结果公示无异议后，采购管理部门应当按照规定与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务要求等内容，并符合采购文件和投标文件的实质性要求。2.采购合同签订后，采购管理部门应当将合同副本送采购需求部门、监督部门备案。采购需求部门应当按照合同约定做好采购项目的验收准备工作。（八）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应当按照合同约定组织验收。验收人员应当包括采购需求部门代表、技术专家、财务人员等。验收人员应当按照采购合同和相关验收标准对采购货物、工程和服务进行验收，并形成验收报告。2.验收报告应当包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。验收合格的，采购需求部门应当出具验收合格证明；验收不合格的，采购需求部门应当要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。（九）采购资金支付1.采购管理部门应当按照采购合同约定，及时向财政部门申请支付采购资金。财政部门审核无误后，按照规定将采购资金支付给供应商。2.采购需求部门应当对采购资金的使用情况进行监督检查，确保采购资金专款专用，不得挪作他用。六、采购合同管理（一）合同签订采购管理部门应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订书面合同。合同应当明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务要求、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，双方应当严格履行合同约定。（二）合同履行1.供应商应当按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。采购需求部门应当按照合同约定及时组织验收，并支付货款。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同内容的，双方应当协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。（三）合同验收采购需求部门应当按照合同约定的验收标准和方法，对供应商提供的货物、工程和服务进行验收。验收合格的，应当出具验收报告；验收不合格的，应当要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。（四）合同归档采购管理部门应当将采购合同副本及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应当包括采购项目的申报文件、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等内容。合同档案的保管期限应当按照国家有关规定执行。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应当对学校政府采购活动进行全程监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行、采购资金是否使用合理等情况。2.监督部门可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行监督检查。在监督检查过程中，监督部门有权查阅、复制与政府采购活动有关的文件、资料、合同等，有权向相关人员了解情况。（二）投诉处理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购管理部门提出质疑。采购管理部门应当在收到质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。2.质疑供应商对采购管理部门的答复不满意或者采购管理部门未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向监