学校大众物品采购制度

PAGE学校大众物品采购制度一、总则1.目的为规范学校大众物品采购行为，加强采购管理，提高采购效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校范围内各类大众物品的采购活动，包括但不限于办公用品、教学设备、图书教材、后勤物资等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，维护学校和供应商的合法权益。效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。诚信原则：学校和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购工作进行决策和监督。2.采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责具体的采购工作。采购执行部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购验收等工作。3.其他相关部门职责使用部门：提出采购需求，参与采购需求调研和采购验收工作，对采购物品的质量和适用性负责。财务部门：负责采购预算的编制、审核和执行监督，办理采购资金的支付结算手续。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购预算管理1.预算编制采购执行部门应根据学校教学、科研、管理等工作的需要，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容。采购预算编制应遵循“统筹兼顾、保证重点、勤俭节约”的原则，充分考虑学校财力状况和事业发展需求，确保预算的科学性和合理性。2.预算审批采购预算经使用部门审核、财务部门汇总平衡后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据学校发展规划和财力状况，对采购预算进行认真审核，确保预算符合学校整体利益。3.预算执行采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报采购领导小组审批。四、采购需求管理1.需求提出使用部门根据教学、科研、管理等工作实际需要，提出采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求等详细需求。需求应明确、具体、合理，避免模糊不清或过高过低的要求。2.需求调研采购执行部门应对采购需求进行调研，了解市场上相关物品的品牌、价格、质量、性能等情况，收集供应商信息，为采购决策提供参考依据。需求调研可采取实地考察、网上查询、咨询专家等方式进行。3.需求审核采购执行部门应将采购需求提交给使用部门进行审核，使用部门应认真审核需求的合理性和必要性，确保需求符合教学、科研、管理等工作实际需要。审核通过后的采购需求报采购领导小组备案。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备提供优质产品和服务的能力。采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合准入条件的供应商中选择合格供应商，并建立供应商库。供应商库应定期进行更新和维护。2.供应商评价采购执行部门应定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商继续合作或淘汰的依据。评价方式可采取问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。对于评价不合格的供应商，采购执行部门应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对产品质量好、交货期准时、售后服务优的供应商给予适当的奖励，如优先合作、增加采购量等。建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供劣质产品或服务的供应商，按照合同约定进行处罚，如扣除货款、承担违约责任等。情节严重的，取消其供应商资格。六、采购方式与程序1.采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照法定程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。2.采购程序采购申请：使用部门根据采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交采购执行部门审核。采购审批：采购执行部门对采购申请表进行审核，审核通过后报采购领导小组审批。采购领导小组应根据采购项目的性质、金额等情况，按照规定的审批权限进行审批。采购实施：采购执行部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织采购活动。采购过程中应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务等内容，确保合同条款合法合规、明确具体、具有可操作性。采购验收：采购物品到货后，采购执行部门应组织使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，出具验收报告。七、采购合同管理1.合同签订采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核采购合同签订前，应提交学校法律顾问或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核通过后的采购合同报采购领导小组备案。3.合同履行采购执行部门和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交货，并做好相关记录。供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务，承担相应的质量保证责任。4.合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报采购领导小组备案。因变更或解除合同给对方造成损失的，应按照合同约定承担相应的赔偿责任。5.合同档案管理采购执行部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、履行、变更、解除等情况进行详细记录和归档保存。采购合同档案应包括采购合同文本、中标通知书、验收报告、付款凭证等相关资料，以便查阅和追溯。八、采购验收管理1.验收组织采购物品到货后，采购执行部门应组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购物品的质量标准和验收要求。2.验收内容验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收人员应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行验收，对验收结果负责。3.验收程序资料审查：验收人员首先应对供应商提供的采购物品的质量证明文件、产品说明书、合格证等资料进行审查，确保资料齐全、真实有效。实物检验：验收人员按照采购合同约定的数量、规格、型号等要求，对采购物品进行实物检验。检验方式可采取外观检查、功能测试、抽样检验等。验收报告：验收合格后，验收人员应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格、型号、数量、质量状况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收不合格的，应出具验收不合格报告，说明不合格原因，并要求供应商限期整改或退换货物。4.验收记录与档案管理采购执行部门应做好采购验收记录，并将验收记录与采购合同、供应商提供的资料等一并归档保存。验收记录应包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等信息，以便查阅和追溯。九、采购付款管理1.付款申请采购物品验收合格后，供应商应向采购执行部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附验收报告、发票等相关证明材料。2.付款审核采购执行部门应对供应商的付款申请进行审核，审核内容包括采购合同约定的付款条件、验收报告的真实性、发票的合法性等。审核通过后的付款申请报财务部门复核。3.付款审批财务部门应对采购执行部门提交的付款申请进行复核，复核无误后报学校领导审批。学校领导应根据采购合同约定和学校财务状况，对付款申请进行审批。4.付款执行财务部门根据批准的付款申请，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购资金的支付结算手续。付款方式可采取银行转账、支票、汇票等。十、采购监督与审计1.内部监督学校审计部门应对采购活动进行定期或不定期的审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等。审计部门应建立审计档案，对审计结果进行记录和归档保存。采购执行部门应建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。采购人员应严格遵守采购制度和工作纪律，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。2.外部监督学校应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，如实提供采购相关资料，积极配合监督检查工作。对于监督检查中发现的问题，应及时整改落实。十一、责任追究1.违规行为界定在采购活动中，如有下列行为之一的，属于违规行为：违反采购程序，擅自采购或规避采购的；与供应商串通，谋取不正当利益的；接受供应商贿赂或其他不正当利益的；擅自变更采购合同条款，损害学校利益的；其他违反法律法规和本制度规定的行为。2.责任追究方式对于违规行为，应视情节轻重，给予相应的责任追究。责