学校维修采购管理制度

PAGE学校维修采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校维修采购工作，加强维修采购管理，提高资金使用效益，确保维修采购工作公开、公平、公正、廉洁、高效，保障学校各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校范围内的各类维修工程、设备采购、物资采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，依法依规开展维修采购工作。2.预算控制原则：维修采购活动应严格按照学校年度预算安排进行，确保资金使用合理、合规。3.效益原则：追求经济效益与社会效益的统一，注重采购质量和效率，降低采购成本。4.公开透明原则：采购过程应公开、透明，接受学校师生和社会监督。5.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动。6.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、管理职责（一）学校管理层职责1.审批维修采购计划和预算，确保维修采购工作符合学校发展战略和整体规划。2.监督维修采购制度的执行情况，协调解决维修采购工作中的重大问题。（二）后勤管理部门职责1.负责制定年度维修采购计划，经学校管理层审批后组织实施。2.建立和维护维修采购供应商库，对供应商进行评估和管理。3.组织维修采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，签订采购合同。4.负责维修采购项目的验收工作，确保采购物品和服务符合要求。5.整理和归档维修采购相关文件和资料，建立采购档案。（三）财务部门职责1.审核维修采购预算，确保资金安排合理。2.负责维修采购资金的支付和核算，监督资金使用情况。3.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。（四）使用部门职责1.根据实际需求提出维修采购申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求等。2.配合后勤管理部门进行采购项目的验收工作，提供验收意见。三、维修采购计划管理（一）计划编制1.每年末，后勤管理部门应会同各使用部门，根据学校设施设备状况、教学科研需求等，编制下一年度维修采购计划。2.维修采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。3.对于重大维修采购项目，应进行可行性研究和论证，确保项目必要性和可行性。（二）计划审批维修采购计划经使用部门负责人签字确认后，报后勤管理部门审核，再由学校管理层审批。审批通过后的计划作为年度维修采购工作的依据。（三）计划调整如因特殊情况需要调整维修采购计划，使用部门应提出书面申请，说明调整原因和内容，经后勤管理部门审核，学校管理层批准后实施。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：单项或批量采购金额达到学校规定的公开招标限额标准以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。2.公开招标应按照以下程序进行：发布招标公告：在学校官网、政府采购指定媒体等发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、开标时间等。报名及资格审查：潜在投标人按照公告要求报名，后勤管理部门对报名投标人进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。发售招标文件：向资格审查合格的投标人发售招标文件，招标文件应明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会进行评标，评标委员会按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在学校官网等进行公示，公示期不少于规定天数。签订合同：公示无异议后，与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标程序与公开招标基本相同，但邀请对象为通过资格审查的特定供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判程序：成立谈判小组：谈判小组由后勤管理部门、使用部门代表和相关技术、经济等方面的专家组成。制定谈判文件：明确谈判项目的技术、商务要求，谈判程序、评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和提供技术方案等。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：提出申请：使用部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、理由、拟采购供应商等内容。论证：后勤管理部门组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，形成论证意见。审批：经学校管理层审批后，确定单一来源采购供应商，并签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：成立询价小组：询价小组由后勤管理部门、使用部门代表等组成。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，后勤管理部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利和义务明确。3.采购合同签订前，应经学校财务部门审核合同中的付款条款等内容。（二）合同履行1.供应商应按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。2.后勤管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.使用部门应配合后勤管理部门做好合同履行的验收等工作。（三）合同变更与解除1.如因特殊原因需要变更或解除采购合同，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报学校相关部门备案。（四）合同归档采购合同签订后，后勤管理部门应及时将合同原件及相关资料整理归档，保存期限按照学校档案管理规定执行。六、验收管理（一）验收标准1.维修采购项目的验收应按照采购合同约定的质量标准、技术要求等进行。2.对于国家有强制性标准的，应按照国家标准验收。（二）验收程序1.采购项目到货或服务完成后，使用部门应及时组织验收。2.验收人员应包括使用部门代表、后勤管理部门人员等，必要时可邀请相关技术专家参与。3.验收人员应对照采购合同和相关标准进行检查、测试、评估等，填写验收报告。4.验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格。（三）验收记录验收过程中应做好记录，包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等，验收记录作为采购档案的重要组成部分保存。七、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对维修采购工作进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。2.学校纪检监察部门应加强对维修采购工作的廉政监督，防止违规违纪行为发生。（二）外部监督接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供有关资料和情况。（三）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对维修采购活动有异议的，可以向学校提出投诉。2.学校应设立专门的投诉受理渠道，对投诉事项进行调查核实，并及时作出处理决定。八、违规处理（一）对违规行为的界定1.供应商存在提供虚假材料谋取中标、成交，采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商，与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通等违规行为。2.学校工作人员在维修采购工作中存在违反采购程序、滥用职权、玩忽职守、