学校大宗物品采购制度

PAGE学校大宗物品采购制度一、总则（一）目的为规范学校大宗物品采购行为，加强学校财务管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级因教学、科研、行政管理等工作需要进行的大宗物品采购活动。大宗物品是指价值较高、批量较大的货物、工程和服务，具体标准由学校根据实际情况另行规定。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校大宗物品采购计划、采购预算，审定采购方式、采购文件，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购工作小组采购工作小组由学校相关部门工作人员组成，负责具体实施采购活动。采购工作小组应根据采购领导小组的决策，编制采购文件，组织采购评审，签订采购合同，办理采购付款等事宜。（三）各部门职责1.需求部门：负责提出大宗物品采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购付款手续。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购合同的真实性、有效性。4.纪检监察部门：负责对采购活动中的违纪违规行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和廉洁性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，编制大宗物品采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效益。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复建设。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应报学校财务部门审核。财务部门应根据学校财务状况和资金安排，对采购预算的合理性、合规性进行审核，并提出审核意见。2.经财务部门审核后的采购预算，报采购领导小组审议。采购领导小组应根据学校事业发展需要和资金状况，对采购预算进行审定，并下达采购预算批复。（三）预算执行1.采购工作小组应严格按照采购预算批复组织采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行核对，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标应作为学校大宗物品采购的主要方式，适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人按照法定程序，通过发布投标邀请书的方式，邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人按照法定程序，通过与不少于三家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人按照法定程序，从单一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人按照法定程序，通过向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中择优选择成交供应商的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《学校大宗物品采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关的技术规格、论证报告等资料。2.《学校大宗物品采购申请表》经需求部门负责人签字后，报学校采购工作小组审核。（二）采购审批1.采购工作小组对采购申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、可行性、预算合理性、采购方式合规性等内容。审核通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据学校事业发展需要和资金状况，对采购申请进行审定。审定通过后，下达采购批复，并将采购任务委托给采购工作小组组织实施。（三）采购文件编制1.采购工作小组根据采购批复和采购项目特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评审标准等内容。2.采购文件编制应严格按照国家法律法规和相关政策规定进行，确保采购文件的合法性、合规性和公正性。采购文件编制完成后，应报采购领导小组审核。（四）采购信息发布1.采购工作小组根据采购方式和采购项目特点，选择合适的信息发布渠道，发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应在学校内部网站或其他合适的媒体上发布采购信息。2.采购信息发布应确保信息的准确性、完整性和及时性，确保所有符合条件的供应商都能及时获取采购信息。（五）供应商报名与资格审查1.供应商应在规定的时间内，按照采购文件要求报名参加采购活动，并提交相关的资格证明文件。2.采购工作小组对报名供应商的资格进行审查，重点审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等内容。资格审查合格的供应商方可参与采购评审。（六）采购评审1.采购工作小组按照采购文件规定的评审标准和方法，组织采购评审。采购评审应采用公开、公平、公正的方式进行，确保评审结果的公正性和客观性。2.采购评审过程中，采购工作小组应做好评审记录，对评审过程和评审结果进行详细记载。评审记录应包括评审时间、地点、评审人员名单、评审内容、评审意见等内容。（七）中标（成交）供应商确定1.采购评审结束后，采购工作小组根据评审结果，确定中标（成交）供应商，并出具评审报告。评审报告应包括采购项目名称、采购方式、评审过程、评审结果、中标（成交）供应商名单等内容。2.采购领导小组根据评审报告，审定中标（成交）供应商名单，并下达中标（成交）通知书。中标（成交）通知书应明确中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、采购项目名称、采购合同主要条款等内容。（八）采购合同签订1.采购工作小组应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应报学校财务部门和审计部门审核。财务部门应重点审核采购合同的付款方式、资金来源等内容；审计部门应重点审核采购合同的合法性、合规性、真实性等内容。审核通过后，方可签订采购合同。（九）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同要求，组织对采购项目进行验收。验收应成立验收小组，验收小组应由需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.验收小组应按照采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等进行全面验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收时间、验收地点、验收人员名单、验收内容、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，方可办理付款手续；验收不合格的采购项目，采购工作小组应及时与中标（成交）供应商协商解决，要求中标（成交）供应商采取补救措施或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。（十）采购付款1.采购项目验收合格后，需求部门应填写《学校大宗物品采购付款申请表》，并提交采购合同、验收报告等相关资料。2.《学校大宗物品采购付款申请表》经需求部门负责人签字后，报学校财务部门审核。财务部门应根据采购合同和验收报告，对采购项目的付款金额、付款方式等进行审核，并提出审核意见。3.经财务部门审核后的《学校大宗物品采购付款申请表》，报学校分管领导审批。学校分管领导应根据学校财务状况和资金安排，对采购项目的付款申请进行审批。审批通过后，财务部门办理采购付款手续。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，审查采购合同的真实性、有效性，对采购项目的资金使用情况进行审计。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，受理对采购活动中违纪违规行为的举报和投诉，对采购活动中的违纪违规行为进行调查处理。（二）外部监督1.学校应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门做好采购项目的监督管理工作。2.学校应建立健全采购信息公开制度，及时将采购项目的采购信息、采购结果等在学校内部网站或其他合适的媒体上公开，接受社会监督。（三）供应商管理1.学校应建立供应商诚信档案，对供应商的诚信情况进行记录和评价。供应商诚信档案应包括供应商的基本信息、业绩情况、信誉状况、违纪违规记录等内容。2.对有不良记录的供应商，学校应限制其参与学校采购活动；对严重违纪违规的供应商，学校应依法追究其法律责任。（四）采购档案管理1.采购工作小组应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的文