学校基建采购管理制度

PAGE学校基建采购管理制度一、总则（一）目的为加强学校基建采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证工程质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校所有基建项目的采购活动，包括新建、改建、扩建工程以及相关设备、材料的采购。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开透明，接受学校师生和社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，保证各供应商平等参与竞争。4.质量优先原则优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。5.效益原则在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立学校基建采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立专门的基建采购办公室，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.编制采购计划，明确采购项目、数量、规格、时间等要求。2.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。3.对供应商进行资格审查和评价。4.签订采购合同，并监督合同执行。5.整理采购文件资料，归档保存。（三）相关部门职责1.基建部门负责提出基建项目的技术要求、质量标准等，参与采购文件的编制和评审，协助采购办公室进行采购项目的验收。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.基建部门根据学校基建规划和项目需求，提出年度采购计划草案。2.采购办公室汇总各部门采购需求，结合学校资金状况和项目进度，编制年度基建采购计划。3.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。（二）采购计划审批采购计划报学校基建采购领导小组审议通过后，由学校领导批准实施。（三）采购计划调整因特殊情况需要调整采购计划的，由基建部门提出申请，经采购领导小组审批后进行调整。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围达到公开招标限额标准的基建采购项目，应采用公开招标方式。2.招标程序（1）采购办公室编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等。（2）发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。（3）对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人。（4）组织开标、评标、定标，确定中标供应商。（5）发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序与公开招标基本相同，但邀请供应商的范围应符合规定要求。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）成立谈判小组，由采购代表和有关专家组成。（2）制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。（3）邀请符合条件的供应商参加谈判。（4）谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。（5）签订采购合同。（四）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的基建采购项目，可以采用询价方式。2.询价程序（1）采购办公室向有关供应商发出询价通知书，要求其报价。（2）供应商在规定时间内提交报价文件。（3）采购办公室对报价进行比较，确定成交供应商。（4）签订采购合同。（五）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）采购办公室提出单一来源采购申请，说明理由。（2）报学校基建采购领导小组批准。（3）与供应商协商确定采购价格和合同条款，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商准入1.采购办公室建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况等。2.对申请进入信息库的供应商进行资格审查，符合要求的纳入信息库。3.定期对信息库中的供应商进行评估和清理，淘汰不合格供应商。（三）供应商评价1.采购办公室在每次采购活动结束后，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据评价结果，对供应商采取相应的激励或约束措施。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购办公室负责起草采购合同文本，经学校法律顾问审核后，与供应商签订合同。3.合同签订前，应确保合同条款符合采购文件要求，避免出现歧义或漏洞。（二）合同履行1.采购办公室负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等履行义务，按时交付货物或提供服务。3.基建部门应协助采购办公室监督合同履行，确保工程建设符合要求。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。2.因不可抗力或其他原因需要解除合同的，应按照法律法规和合同约定办理相关手续。（四）合同验收1.采购项目完成后，由基建部门组织相关人员进行验收。2.验收应按照合同约定的质量标准进行，确保采购项目符合要求。3.验收合格后，采购办公室办理付款手续。七、采购资金管理（一）预算编制1.财务部门根据学校基建规划和采购计划，编制年度基建采购资金预算。2.预算应明确采购项目的资金来源、金额、使用时间等。（二）资金支付1.采购资金按照合同约定和学校财务制度进行支付。2.采购办公室应提供采购合同、验收报告等相关资料，经财务部门审核后办理付款手续。3.严格控制资金支付进度，确保资金使用安全、合理、有效。（三）资金监督1.审计部门定期对基建采购资金进行审计监督，检查资金使用的合规性和效益性。2.发现问题及时提出整改意见，确保资金使用规范。八、采购文件管理（一）文件编制采购办公室负责采购文件的编制，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，符合法律法规和采购要求。（二）文件审核采购文件编制完成后，应经学校法律顾问、基建部门、财务部门等相关人员审核，确保文件合法合规、技术要求合理、商务条款公平。（三）文件归档采购活动结束后，采购办公室应及时整理采购文件资料，包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本等，按照档案管理规定进行归档保存，以备查阅。九、采购活动监督与审计（一）内部监督1.学校基建采购领导小组定期对采购活动进行检查，监督采购程序的执行情况。2.审计部门对采购活动进行全过程审计，重点检查采购程序的合规性、采购资金的使