学校原材采购管理制度

PAGE学校原材采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学校原材采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购效率，保证原材质量，满足学校教学、科研和日常运行的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各教学单位因教学、科研、行政办公、后勤保障等活动所需原材的采购管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合国家标准和学校实际需求的原材。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金使用效益。4.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校内部监督和社会监督。5.诚信原则：采购活动中各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，由学校主管领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议采购政策、重大采购项目和采购计划，协调采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。审核采购申请，编制采购计划。组织采购活动的实施，包括招标、谈判、询价等。建立和管理供应商库，评估供应商资质和信誉。监督采购合同的执行，处理采购过程中的投诉和纠纷。2.使用部门根据实际需求提出采购申请，详细说明原材的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购项目的技术规格制定和供应商选择评估。负责采购原材的验收工作，对质量、数量等进行检验。配合采购管理部门处理采购过程中的相关事宜。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据教学、科研、行政办公、后勤保障等工作需要，填写《原材采购申请表》，详细注明所需原材的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《原材采购申请表》经使用部门负责人签字确认后，提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、资金预算的合规性、采购方式的适用性等。2.对于金额较小、采购频率较高的常规原材采购申请，采购管理部门可根据授权进行审批；对于金额较大、技术复杂或涉及重大项目的采购申请，需提交采购工作领导小组审议批准。（三）采购计划编制1.采购管理部门根据审批通过的采购申请，结合库存情况和采购周期，编制采购计划。采购计划应明确采购原材的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购管理部门负责人审核后，报学校主管领导批准。（四）采购方式选择1.招标采购适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的原材采购项目。采购管理部门按照相关法律法规和学校招标管理规定，组织招标活动。招标方式包括公开招标和邀请招标。公开招标应通过指定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标；邀请招标应向至少三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。采购管理部门组织开标、评标和定标工作，确定中标供应商。2.竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的原材采购项目。采购管理部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应不少于三人，其中采购人代表不得超过三分之一。谈判小组与供应商就采购原材的技术规格、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。3.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的原材采购项目。采购管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况，选择报价合理、符合要求的供应商成交。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的原材采购项目。采购管理部门应提供充分的理由和证明材料，经学校采购工作领导小组批准后，采用单一来源采购方式。（五）供应商选择与管理1.供应商选择采购管理部门根据采购项目的特点和要求，从供应商库中筛选或通过公开渠道征集潜在供应商。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等。组织使用部门、技术专家等对通过资格审查的供应商进行实地考察或评估，了解其生产能力、技术水平、质量控制、售后服务等情况。根据考察评估结果，选择确定中标或成交供应商。2.供应商管理采购管理部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、采购项目、交货情况、售后服务等内容。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量情况、交货及时性、价格合理性、售后服务质量等。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为不合格的供应商，采购管理部门应暂停与其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。（六）采购合同签订1.采购管理部门与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确原材的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。采购管理部门应将采购合同副本送使用部门、财务部门等相关部门备案。（七）采购验收1.使用部门负责采购原材的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准要求，对原材的质量、数量、规格、型号等进行检验。2.验收合格的原材，验收人员应填写《原材验收单》，并签字确认。《原材验收单》应包括原材名称、规格、型号、数量、质量情况、验收日期、验收人员等内容。3.验收不合格的原材，使用部门应及时通知采购管理部门，并要求供应商更换或处理。采购管理部门负责与供应商协商解决验收不合格问题。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和《原材验收单》，审核采购付款申请。审核内容包括采购合同的执行情况、验收情况、付款金额的准确性等。2.审核通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时掌握原材价格波动情况，合理安排采购时间和数量。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时的价格调整方式。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购原材的质量检验。要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商的产品质量进行抽检。3.供应商风险应对建立供应商评估和选择机制，选择资质良好、信誉可靠的供应商。与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。定期对供应商进行评价和管理，及时淘汰不合格供应商。4.合同风险应对采购合同应明确双方的权利和义务，条款清晰、准确、完整。加强对采购合同的审核和管理，确保合同的合法性和有效性。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间付款，避免提前或延迟付款。加强对采购付款申请的审核，确保付款金额准确无误。建立供应商信用档案，对信用不良的供应商采取相应的风险防范措施。五、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用效益等。2.学校纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规问题。3.使用部门对采购管理部门的工作进行监督，反馈采购过程中存在的问题和意见建议。（二）外部监督1.主动接受财政、物价、工商等政府部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，可邀请社会公众参与监督，提高采购活动的透明度。六、信息管理（一）采购信息收集采购管理部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、采购项目信息等。（二）采购信息分析与利