学校内部采购管理制度

PAGE学校内部采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学校内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.预算控制原则：采购应当严格按照学校批准的预算执行，不得超预算采购。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，应当充分考虑采购成本，提高采购资金的使用效益。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，由学校指定的部门负责采购活动的组织、实施和管理。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：采购管理委员会由学校领导及相关部门负责人组成。2.职责：审议学校采购管理制度、采购政策和采购计划。研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算和采购结果。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.职责：贯彻执行国家法律法规和学校采购管理制度，负责采购活动的组织、实施和管理。编制采购预算和采购计划，报采购管理委员会审议批准。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。建立采购档案，妥善保管采购文件和资料。定期统计采购数据，分析采购情况，为学校采购决策提供参考依据。（三）需求部门（单位）1.职责：根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，提出采购需求，填写采购申请表。参与采购项目的技术规格、质量标准等要求的制定。配合采购部门进行采购项目的验收工作。（四）财务部门1.职责：负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。按照采购合同和财务制度，及时支付采购款项。对采购资金的使用情况进行监督和检查。（五）审计部门1.职责：对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否合法、采购结果是否公正。对采购项目的预算执行情况进行审计，防止超预算采购和浪费现象。对采购合同的签订、履行情况进行审计，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门（单位）应当根据本部门（单位）的工作任务和发展规划，结合学校年度预算安排，在每年规定时间内编制采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额（单价和总价）、采购时间等内容，并附详细的采购需求说明。3.采购预算应当按照学校财务部门的要求进行编制，确保预算数据的准确性和完整性。（二）预算审批1.采购部门对需求部门（单位）提交的采购预算进行汇总审核，提出审核意见后报采购管理委员会审议。2.采购管理委员会根据学校年度预算安排和采购工作实际情况，对采购预算进行审议批准。3.经批准的采购预算应当严格执行，不得擅自调整。如因特殊原因需要调整采购预算的，应当按照学校预算调整程序办理。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门根据采购管理委员会批准的采购预算和学校实际工作需要，编制采购计划。2.采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行排序。3.采购计划应当根据市场供应情况和学校采购工作实际情况进行动态调整，确保采购计划的科学性和合理性。（二）计划审批1.采购部门编制的采购计划报采购管理委员会审议批准。2.采购管理委员会根据学校工作需要和采购计划执行情况，对采购计划进行审议批准。3.经批准的采购计划应当严格执行，不得擅自变更。如因特殊原因需要变更采购计划的，应当按照学校采购计划变更程序办理。五、采购方式及适用范围（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目：单项或批量采购预算金额达到200万元以上的。工程类采购项目：单项合同估算价达到400万元以上的。服务类采购项目：单项或批量采购预算金额达到200万元以上的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。六、采购程序（一）采购申请1.需求部门（单位）根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号（技术参数）、数量、预算金额、采购时间、采购用途等内容，并加盖部门（单位）公章。2.采购申请表经部门（单位）负责人签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算金额等进行审核。2.对于金额较小（按照学校规定标准）的采购项目，采购部门审核后报分管领导审批。3.对于金额较大（超过学校规定标准）的采购项目，采购部门审核后报采购管理委员会审议批准。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，按照采购方式的规定组织采购活动。公开招标：采购部门发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。邀请招标：采购部门向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。竞争性谈判：采购部门与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：采购部门与特定供应商进行协商，确定成交供应商。询价：采购部门向有关供应商发出询价单，要求其报价，比较各供应商报价后确定成交供应商。2.采购活动应当按照规定的程序和要求进行，确保采购过程的公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应当与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同应当由采购部门负责人和成交供应商法定代表人或授权代表签字，并加盖双方公章。（五）合同履行及验收1.采购合同签订后，采购部门应当跟踪合同履行情况，督促成交供应商按照合同约定履行义务。2.采购项目完成后，需求部门（单位）应当组织相关人员按照合同约定和验收标准进行验收。3.验收合格的，需求部门（单位）应当出具验收报告；验收不合格的，需求部门（单位）应当及时通知采购部门，采购部门应当与成交供应商协商解决，直至验收合格。（六）付款1.采购项目验收合格后，采购部门应当按照采购合同约定，填写付款申请单，报财务部门审核。2.财务部门审核无误后，按照学校财务制度和采购合同约定支付采购款项。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应当定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如采购需求不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、合同签订不规范、合同履行不力、验收不严格、付款不及时等。2.需求部门（单位）、财务部门、审计部门等应当协助采购部门进行风险识别，提供相关信息和建议。（二）风险评估1.采购部门应当对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将风险分为高风险、中风险和低风险，并采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.对于高风险因素，应当制定专门的风险应对措施，如加强采购需求审核、严格选择采购方式、认真考察供应商、规范合同签订和履行、加强验收管理、严格付款审核等。2.对于中风险因素，应当采取适当的风险控制措施，如完善采购管理制度、加强采购过程监督、定期进行风险排查等。3.对于低风险因素，应当进行日常监控，及时发现和处理潜在风险。八、采购监督与检查（一）内部监督1.审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否合法、采购结果是否公正。2.财务部门应当对采购资金的使用情况进行监督和检查，确保采购资金的合理使用。3.采购部门应当建立健全内部监督机制对采购活动进行全过程监督，及时发现和纠正采购过程中的问题。（二）外部监督1.学校应当接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购文件、资料和情况。2.学校应当建立健全投诉处理机制，接受供应商和其他利害关系人的投诉，并及时处理投诉事项。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案保管采购档案应当由采购部门指定专人负责保管，按照档案管理的要求进行分类、整理、归档和保管，确保档案的完整、安全和有效利