学校信息化设备采购制度

PAGE学校信息化设备采购制度一、总则（一）目的为规范学校信息化设备采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障信息化设备质量，满足学校教学、科研和管理工作的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的信息化设备采购活动。信息化设备包括但不限于计算机、服务器、网络设备、多媒体设备、软件系统等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争原则，为所有潜在供应商提供平等的参与机会，确保采购过程和结果公正透明。3.效益原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定、符合技术标准和实际需求的信息化设备。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立信息化设备采购领导小组，负责对重大信息化设备采购项目进行决策和指导。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，主要职责包括：1.审议信息化设备采购规划和年度采购计划。2.审批采购预算和采购项目实施方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。4.监督采购项目的执行情况。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关职能部门负责信息化设备采购的具体实施工作。采购部门的主要职责包括：1.根据学校需求和采购预算，编制采购文件和采购计划。2.组织采购活动，包括发布采购信息、接受供应商报名、组织开标评标等。3.与供应商签订采购合同，并负责合同的履行和管理。4.负责采购项目的验收工作，确保设备符合合同要求。5.整理和归档采购项目相关资料，建立采购档案。（三）使用部门信息化设备的使用部门负责提出设备采购需求，参与采购项目的技术论证和验收工作，配合采购部门做好采购合同的签订和履行工作。主要职责包括：1.根据教学、科研和管理工作的实际需要，详细填写信息化设备采购申请表，明确设备的规格、型号、数量、技术参数等要求。2.对采购项目的技术方案进行论证，提供技术支持和意见建议。3.参与采购项目的验收工作，对设备的性能、质量进行检查和评估。4.在采购合同履行过程中，及时反馈设备使用情况，协助解决出现的问题。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对信息化设备采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。主要职责包括：1.监督采购决策机构的决策过程和采购执行部门的采购活动。2.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.对采购项目的廉政风险进行防控，提出监督意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各使用部门应根据本部门的发展规划和实际需求，在每年规定时间内编制信息化设备采购预算，详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各使用部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校整体信息化建设规划和资金状况，编制学校年度信息化设备采购预算草案。3.将年度信息化设备采购预算草案提交学校财务部门进行审核，经学校预算管理部门批准后纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。2.采购部门应根据采购合同和预算安排，及时办理资金支付手续，确保采购资金的合理使用。3.财务部门对采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金专款专用，防止资金浪费和挪用。（三）预算绩效评价1.建立信息化设备采购预算绩效评价制度，对采购项目的预算执行情况、资金使用效益、设备质量和使用效果等进行综合评价。2.采购部门应在采购项目完成后，及时向学校预算管理部门和财务部门提交绩效评价报告。3.根据绩效评价结果，对预算执行情况好、资金使用效益高的部门给予表彰和奖励；对预算执行不力、资金使用效益低下的部门进行通报批评，并要求其限期整改。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据教学、科研和管理工作需要，填写信息化设备采购申请表，详细说明采购设备的名称、规格型号、数量、技术参数、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。2.采购申请表应附相关技术资料和市场调研情况，以便采购部门进行审核和论证。（二）需求论证1.采购部门收到采购申请后，组织相关技术专家和业务人员对采购需求进行论证。论证内容包括设备的技术可行性、性能指标、兼容性、安全性等方面。2.根据论证结果，对采购申请进行调整和完善，确保采购需求明确、合理、可行。3.将经过论证后的采购申请提交采购决策机构审批。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购决策机构的审批意见，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务要求和服务要求，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，并报学校分管领导批准。（四）采购信息发布1.根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购信息发布渠道，如学校官网、政府采购网、招标代理机构网站等，发布采购公告。2.采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、地点、联系方式等内容，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商报名与资格审查1.潜在供应商按照采购公告要求，在规定时间内报名参加采购项目。报名时应提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或三证合一营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关资料。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的资质条件、信誉状况、业绩情况、技术能力等方面。3.对通过资格审查的供应商，采购部门发放采购文件；对未通过资格审查的供应商，应及时通知其原因。（六）采购评审1.根据采购方式的不同，组织相应的采购评审活动。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标采购项目应按照《中华人民共和国招标投标法》和相关法律法规的规定，组建评标委员会进行评标。评标委员会由学校代表和技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购项目，应按照相关规定组建谈判小组或询价小组进行评审。评审过程应严格按照采购文件规定的评标标准和方法进行，确保评审结果公正、公平。4.采购评审过程应做好记录，包括评审时间、地点、评审人员名单、评审过程、评审结果等内容。评审记录应由评审人员签字确认。（七）采购合同签订1.根据采购评审结果，确定中标供应商或成交供应商。采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购设备的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校财务部门、使用部门和监督部门备案。（八）采购项目验收1.采购项目完成后，采购部门应及时组织使用部门、技术专家等相关人员组成验收小组进行验收。验收小组应按照采购合同和相关标准对设备的数量、规格型号、技术参数、性能指标、质量状况等进行全面检查。2.验收过程中，应要求供应商提供设备的质量证明文件、使用说明书、保修卡等资料，并对设备进行试运行或测试，确保设备能够正常运行。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。对验收不合格的采购项目，应要求供应商限期整改或重新采购，直至验收合格为止。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：（1）采购货物或服务的技术规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目；（2）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目；（3）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人与供应商应当遵循《中华人民共和国政府采购法》规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。（五）询价采购1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购3.询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确采购设备的名称、规格型号、数量、价格（含设备单价、总价、运输费、安装调试费、税费等）、交货时间、地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和采购文件要求，避免合同风险。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购部门和使用部门应按照合同约定履行各自的义务。采购部门负责协调供应商按时交货、组织验收等工作；使用部门负责做好设备接收、安装调试、使用培训等工作。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，并提供相关技术资料和售后服务。如因特殊原因需要变更合同条款，供应商应提前书面通知采购部门和使用部门，并经双方协商一致后签订补充协议。3.在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、技术变更等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因供应商原因无法履行合同义务，或采购项目因特殊原因需要终止，采购部门应按照合同约定和相关法律法规的规定，与供应商协商解除合同，并办理相关手续。3.合同变更或解除后，采购部门应及时通知学校财务部门、使用部门和监督部门，并对合同变更或解除的原因、过程、结果等进行记录和归档。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行分类、整理、归档和保管。采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、投标文件、中标通知书、验收报告、付款凭证等资料。2.采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。在保存期限内，不得擅自销毁或丢失采购合同档案。3.采购合同档案的查阅和借阅应按照学校档案管理规定办理相关手续，确保档案资料的安全和完整。七、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门负责对信息化设备采购活动进行全程监督，重点监督采购过程的合法性、公正性和廉洁性。2.采购决策机构应定期对采购项目进行审议和监督，检查采购项目的执行情况和资金使用效益。3.采购部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购工作流程，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.接受财政、审计部门的监督检查，按照要求提供采购项目的相关资料和信息，配合做好监督