媒介采购招标管理制度

PAGE媒介采购招标管理制度一、总则1.目的为规范公司媒介采购招标活动，加强对媒介采购工作的管理与监督，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效益，保障公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有媒介采购招标项目，包括但不限于电视广告投放、报纸广告刊登、网络广告推广、户外广告设置等各类媒介资源的采购。3.基本原则合法性原则：确保媒介采购招标活动符合国家法律法规及相关行业标准的要求。公平公正原则：对待所有参与招标的供应商，提供平等的竞争机会，不偏袒任何一方。公开透明原则：招标信息、评标标准、中标结果等应向所有相关方公开，接受监督。效益原则：在保证媒介采购质量的前提下,追求经济效益最大化，降低采购成本。二、职责分工1.采购部门负责媒介采购招标项目的策划与组织实施。制定采购需求，明确采购规格、数量、质量要求等。发布招标公告，收集供应商投标文件。组织开标、评标会议，记录评标过程。2.法务部门审核招标相关文件，确保符合法律法规要求。对采购合同进行合法性审查，提供法律意见。协助处理招标过程中的法律纠纷。3.财务部门参与制定采购预算，对采购成本进行核算与控制。负责评标过程中的财务分析，提供财务评估意见。监督采购资金的支付与结算。4.技术部门（如有需要）对媒介技术参数、性能指标等提供专业技术支持。协助评估供应商的技术方案与能力。5.评标委员会由公司内部相关部门人员及外部专家组成。负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。对评标结果负责，确保评标过程公正、客观。三、招标流程1.采购申请与需求确定各部门根据业务需要，填写媒介采购申请表，详细说明采购媒介的类型、投放时间、发布范围、预算金额等需求。采购部门对采购申请进行审核，综合考虑公司战略、市场需求、预算等因素，确定采购需求的合理性与可行性。采购部门与相关部门沟通协调，进一步明确采购规格、质量标准、技术要求等细节，形成详细的采购需求文件。2.招标准备采购部门根据采购需求文件，制定招标方案，包括招标方式（公开招标、邀请招标等）、招标时间安排、评标标准等。准备招标所需文件，如招标公告、招标文件、投标文件格式等。招标公告应在公司官网、相关行业媒体等渠道发布，明确招标项目的基本信息、报名要求、投标截止时间等。确定评标委员会成员，评标委员会成员应具备相关专业知识、经验和良好的职业道德，与供应商无利害关系。采购部门对潜在供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确定符合要求的供应商名单。3.投标报名与文件获取潜在供应商在规定时间内，按照招标公告要求，向采购部门提交投标报名资料，包括营业执照副本、法定代表人授权书、资质证书等。采购部门对报名资料进行审核，对符合要求的供应商发放招标文件。招标文件应包含采购需求、技术规格、评标标准、投标文件格式等内容，确保供应商清楚了解招标要求。4.投标文件编制与提交供应商按照招标文件要求，编制投标文件。投标文件应包括公司简介、媒介投放方案、报价清单、服务承诺、业绩证明等内容，确保文件内容真实、准确、完整。供应商在投标截止时间前，将密封后的投标文件送达指定地点。采购部门对投标文件进行签收、登记，检查投标文件的密封情况。5.开标在规定的开标时间和地点，采购部门组织开标会议。开标会议由采购部门主持，邀请评标委员会成员、供应商代表等参加。开标时，采购部门工作人员当众拆封投标文件，宣读供应商名称、投标报价、主要媒介投放方案等内容，并记录在案。开标过程应进行记录，并存档备查。开标记录应包括开标时间、地点、投标人名称、投标报价、投标文件的密封情况等信息。6.评标评标委员会按照招标文件规定的评标标准，对投标文件进行评审。评标标准应包括价格、媒介投放效果、服务质量、供应商信誉等方面，确保全面、客观地评价供应商。评标委员会成员对投标文件进行独立评审，填写评标意见和评分表。评审过程中，评标委员会可以要求供应商对投标文件进行澄清或答疑，但不得改变投标文件的实质性内容。评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人。中标候选人一般为综合得分最高的供应商，但也可以根据项目实际情况，选择其他符合要求的供应商。评标委员会编写评标报告，评标报告应包括评标基本情况、评标过程、评标结果等内容，评标报告应由评标委员会全体成员签字确认。7.中标通知采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目的名称、中标金额、媒介投放要求、服务期限等内容。同时，采购部门将中标结果通知所有未中标的供应商，并说明未中标原因。8.合同签订中标供应商在收到中标通知书后，应在规定时间内与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、媒介投放细节、价格条款、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款合法、合规、合理。采购部门将合同文本提交法务部门进行合法性审查，法务部门审核通过后，双方正式签订合同。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门存档。四、评标标准1.价格因素投标报价应合理、明确，不得低于成本价。评标时，以各供应商的投标报价为基础，计算价格得分。价格得分计算公式为：价格得分=（评标基准价/投标报价）×价格权值×100。其中，评标基准价为所有有效投标报价中的最低价或评标委员会认为合理的价格。价格权值根据项目实际情况设定，一般在30%60%之间。对于价格敏感型项目，价格权值可适当提高；对于对媒介投放效果、服务质量要求较高的项目，价格权值可适当降低。2.媒介投放效果因素供应商应提供详细的媒介投放方案，包括投放渠道、投放时间、投放频率、目标受众定位、预期投放效果评估等内容。评标委员会根据方案的合理性、可行性、创新性等方面进行评分。参考供应商以往类似项目的投放效果数据，如收视率、点击率、转化率等，评估其投放效果的可靠性和稳定性。投放效果得分计算公式为：投放效果得分=投放效果评估得分×投放效果权值×100。投放效果权值一般在30%50%之间。3.服务质量因素服务团队：考察供应商服务团队的专业背景、人员数量、经验水平等，评估其是否能够提供优质、高效的服务。响应时间：供应商应承诺在接到公司需求或问题反馈后的一定时间内做出响应，评标时根据响应时间的承诺和实际执行情况进行评分。售后服务：包括广告投放过程中的监测、调整、优化等服务，以及合同结束后的总结报告、数据提供等服务。售后服务得分计算公式为：服务质量得分=服务团队得分×服务团队权值+响应时间得分×响应时间权值+售后服务得分×售后服务权值×100。服务质量权值一般在10%30%之间。4.供应商信誉因素考察供应商的商业信誉、诚信记录、违法违规情况等。通过查询信用中国、中国政府采购网等相关平台，了解供应商的信用状况。参考供应商的业绩情况，包括以往类似项目的中标情况、客户评价等，评估其信誉和实力。供应商信誉得分计算公式为：供应商信誉得分=信誉评估得分×供应商信誉权值×100。供应商信誉权值一般在10%20%之间。五、合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息。详细约定采购媒介的名称、规格、数量、质量标准、价格、付款方式、交货时间、交货地点、服务内容、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规要求，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的内容。合同签订前，必须经过法务部门的合法性审查。2.合同履行采购部门负责跟踪合同履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。供应商应按照合同约定的时间、质量标准、服务要求等提供媒介采购服务。采购部门有权对供应商的履行情况进行监督检查，如发现问题应及时要求供应商整改。对于媒介投放项目，采购部门应监督供应商按照投放方案按时、准确地进行投放，并定期收集投放数据，评估投放效果。对于广告制作项目，采购部门应检查广告制作的质量是否符合合同要求，如发现不符合要求的情况，应要求供应商返工或采取其他补救措施。3.合同变更在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、公司业务调整等原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，确保变更后的合同合法有效。合同变更协议签订前，同样需要经过法务部门的审查。4.合同终止合同期满或双方协商一致提前终止合同的，双方应按照合同约定办理终止手续。合同终止后，供应商应按照合同约定清理相关事务，如退还剩余款项、交付相关资料、拆除广告等。采购部门应组织对合同履行情况进行验收，验收合格后办理结算手续。对于因供应商违约导致合同终止的，公司有权按照合同约定追究供应商的违约责任，要求供应商赔偿损失。六、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对媒介采购招标项目进行审计，检查招标程序是否合规、采购合同是否履行、资金使用是否合理等。采购部门应建立内部监督机制，对采购过程中的各个环节进行自我监督，确保采购工作的规范、透明。公司管理层对媒介采购招标工作进行不定期检查，发现问题及时督促整改。2.外部监督接受公司内部员工、供应商及社会公众的监督。对于投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关方。主动接受行业主管部门、监管机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。七、违规处理1.供应商违规处理若供应商在投标过程中存在提供虚假材料、串通投标、行贿等违规行为，一经查实，取消其投标资格，并没收投标保证金。已中标的供应商若存在上述违规行为，除取消中标资格、没收投标保证金外，还应承担相应的法律责任，并赔偿公司因此遭受的损失。对于情节严重的供应商，将列入公司黑名单，禁止其在一定期限内参与