妇联采购管理制度

PAGE妇联采购管理制度一、总则（一）目的为加强妇联采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于妇联机关及所属事业单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正公平原则：采购过程公开透明，采购标准统一明确，对所有供应商一视同仁，保障公平竞争。3.预算控制原则：采购活动应严格按照预算执行，确保资金使用效益。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠产品或服务。5.廉政廉洁原则：杜绝采购过程中的腐败行为，确保采购人员廉洁自律。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立妇联采购领导小组，由妇联主要领导担任组长，相关分管领导担任副组长，成员包括财务、审计、业务部门负责人等。负责审议重大采购事项，决策采购政策、采购计划等。（二）采购执行部门设立采购办公室，负责具体采购项目的组织实施。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.发布采购信息，组织招标、谈判、询价等采购活动。3.审查供应商资格，组织评标、定标等工作。4.签订采购合同，并监督合同执行。5.整理采购文件，建立采购档案。（三）相关部门职责1.业务部门：提出采购需求，参与采购文件编制、评标等工作，负责验收采购项目。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算，对采购活动进行财务监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。三、采购预算管理（一）预算编制1.业务部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算准确合理。（二）预算审批采购预算经业务部门负责人审核后，报财务部门审核，最后提交采购领导小组审批。审批通过后的采购预算作为年度采购执行的依据。（三）预算调整采购预算一经批准，原则上不得调整。如因特殊原因确需调整，业务部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和金额，按预算审批程序进行审批。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物或服务达到规定限额标准以上，且具有明确的技术规格和标准，市场竞争充分的项目。2.采购程序：采购办公室发布招标公告，邀请潜在供应商投标。对投标供应商进行资格审查。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购程序：采购办公室向符合条件的供应商发出投标邀请书。对受邀供应商进行资格审查，并组织开标、评标、定标。（三）竞争性谈判1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购程序：成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购办公室提出单一来源采购申请，说明理由。组织专家论证，报采购领导小组批准。与单一供应商协商确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购程序：采购办公室向有关供应商发出询价通知书。供应商报价，采购办公室对报价进行比较，确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请业务部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购需求等内容，并提交相关证明材料。（二）采购审批采购申请表经业务部门负责人审核签字后，报财务部门审核资金预算，再提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目情况进行审批，批准后交采购办公室组织实施。（三）采购实施1.采购办公室根据采购项目特点和采购方式，制定采购文件，明确采购要求、评标标准等内容。2.发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。3.按照采购程序组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，确定中标或成交供应商。（四）合同签订采购办公室与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务、采购标的、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容。合同签订后，报财务部门备案。（五）采购验收1.业务部门负责组织采购项目的验收工作，成立验收小组，制定验收方案。2.验收小组按照合同要求对采购项目的数量、质量、规格等进行验收，填写验收报告。验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。（六）资金支付财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请，按照国库集中支付等相关规定办理资金支付手续。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商资格条件，包括具有独立承担民事责任能力、良好商业信誉、健全财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等。2.采购办公室负责收集供应商信息，建立供应商数据库。对申请准入的供应商进行资格审查，审查合格的纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予一定奖励，对不合格供应商进行警告、暂停合作或淘汰处理。（三）供应商动态管理1.跟踪供应商经营状况、产品质量等变化情况，及时更新供应商数据库信息。2.对于出现重大问题的供应商，及时调整合作关系，确保采购活动不受影响。七、采购文件管理（一）采购文件编制采购办公室根据采购项目要求和采购方式，编制采购文件，包括招标公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件合法合规、完整准确。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交业务部门、财务部门、审计部门等相关部门审核。审核重点包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、评标标准的公正性、合同条款的完整性等。审核通过后的采购文件方可发布。（三）采购文件保存采购活动结束后，采购办公室应及时整理采购文件，包括采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、合同等，建立采购档案。采购档案应妥善保存，保存期限按照国家有关规定执行。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购政策的落实情况、采购合同的履行情况等。2.财务部门对采购资金使用情况进行监督，确保资金专款专用，合规支付。3.审计