如何规范医院采购制度

PAGE如何规范医院采购制度医院采购制度规范一、总则（一）目的为加强医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障医院医疗业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门、科室涉及的各类物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资、基建工程、维修服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、医疗卫生行业相关政策以及医院的各项规章制度。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受医院内部和社会的监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商能够平等参与采购活动。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合临床需求的物资和服务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院成立采购管理委员会，作为医院采购决策的最高机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。其职责如下：1.审议医院采购工作的重大政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门的职责如下：1.贯彻执行国家法律法规、医院采购制度和采购管理委员会的决策。2.编制采购预算和采购计划，经审批后组织实施。3.按照规定的采购方式和程序，组织开展采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。4.建立供应商管理档案，对供应商进行评估和管理。5.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。6.整理、归档采购文件和资料，妥善保管采购档案。（三）需求部门各临床科室、职能部门等作为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购部门做好采购工作。其职责如下：1.根据业务发展和工作需要，准确提出采购需求，包括物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术评估、商务谈判等工作。3.负责采购物资的验收和使用反馈，及时向采购部门提供质量问题等相关信息。（四）监督部门医院内部审计部门、纪检监察部门作为监督部门，对采购活动进行全程监督。其职责如下：1.监督采购制度的执行情况，检查采购活动是否符合法律法规和医院规定。2.对采购项目进行审计，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性等。3.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规违纪行为。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购部门应会同财务部门、需求部门等，根据医院年度工作计划、业务发展需求以及上一年度采购情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照医院财务预算管理的要求进行分类、汇总。3.采购预算应经采购管理委员会审议通过后，报医院领导审批，并纳入医院年度财务预算。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购预算，结合医院实际需求和物资库存情况，制定季度、月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间、采购方式等，并及时通知需求部门和相关部门。3.需求部门应根据采购计划，提前做好采购项目的准备工作，如技术参数确定、市场调研等，确保采购活动顺利进行。（三）预算与计划调整1.因医院业务发展、政策变化、市场价格波动等原因，需要调整采购预算和计划的，需求部门应及时提出申请，说明调整的原因、内容和金额。2.采购部门应会同财务部门等对调整申请进行审核，提出审核意见后报采购管理委员会审议。3.经采购管理委员会批准的采购预算和计划调整，采购部门应及时调整采购安排，并通知相关部门。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到100万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到50万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到200万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照国家有关规定，发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标和定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标和定标等工作。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，并从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，谈判小组应由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等，与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关部门和专家进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并报采购管理委员会批准。采购部门应与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门应根据供应商的报价情况，进行比较和评估，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交采购部门，采购部门对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、必要性以及是否符合采购预算和计划等。（二）采购审批1.采购部门将初审通过的采购申请提交采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购项目的性质、金额等，按照规定的决策程序进行审批。2.对于重大采购项目，采购管理委员会应组织相关部门和专家进行论证，充分听取各方面意见，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购实施1.采购部门根据采购管理委员会的审批意见，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应按照国家有关规定，发布招标公告或投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标和定标等工作。开标过程应邀请相关部门和人员参加，评标过程应严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行，确保评标结果公正、公平。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购部门应按照相应的采购程序，组织谈判、协商或询价等工作，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同应符合法律法规的要求，条款应明确、具体、严谨，避免出现模糊不清或歧义的表述。采购部门应将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购物资到货后，需求部门应按照采购合同的约定，及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、规格、质量等进行检查和测试，确保采购物资符合要求。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，经部门负责人签字确认后提交采购部门。采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。3.对于验收不合格的采购物资，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。如因供应商原因导致采购物资不符合要求，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、供应商管理(一)供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。2.采购部门应定期收集供应商信息，建立供应商信息库。对于新申请准入的供应商，采购部门应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，并进行实地考察和资质审核。3.经审核合格的供应商，采购部门应将其纳入供应商信息库，并向其发放供应商准入通知书。(二)供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。采购部门应根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等不同等级。3.对于优秀供应商，采购部门可在采购项目中给予优先考虑；对于不合格供应商，采购部门应及时将其从供应商信息库中删除，并停止与其合作。(三)供应商激励与约束1.采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予采购份额倾斜、提供培训机会等，以鼓励供应商提高产品质量和服务水平。2.同时，采购部门应建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、提供假冒伪劣产品、出现严重质量问题等情况的供应商，应按照合同约定追究其违约责任，并采取暂停合作、列入黑名单等措施，以维护医院的合法权益。七、采购档案管理(一)档案范围采购档案包括采购活动过程中形成的各类文件、资料、记录等，如采购申请表、采购预算与计划、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价单等）、采购合同、验收报告、付款凭证等。(二)档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、有序。(三)档案保管采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。档案保管期限应按照国家有关规定和医院的要求执行，一般采购项目档案保管期限为[X]年，重大采购项目档案保管期限为[X]年。(四)档案查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到采购部门查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、复印、抽取档案资料。2.因特殊情况需要借阅采购档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，经采购部门负责人和医院分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案，不得转借他人。八、监督与考核(一)监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况、供应商管理情况等。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。(二)投诉处理1.医院设立采购投诉举报邮箱和电话，接受内部职工和社会公众对采购活动的投诉举报。对于收到的投诉举报，监督部门应及时进行调查核实。2.投诉举报事项经查实后，如确实存在违规违纪行为，监督部门应按照有关规定严肃处理，并将处理结果及时反馈