如何建立采购询价制度

PAGE如何建立采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。4.成本效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.审批：采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购项目，还需经过公司领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到申请后：对采购项目进行分类整理，确定询价范围和询价方式。2.收集供应商信息：通过多种渠道收集潜在供应商的资料，包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。建立供应商信息库，并定期更新维护。3.制定询价文件：根据采购项目的特点和要求，编制询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等内容。（三）询价实施1.发送询价函：采购部门向选定的供应商发送询价函，明确告知询价的项目内容、要求和期限等信息。2.供应商报价：供应商在规定的时间内，按照询价文件的要求进行报价，并提供相关的产品资料和售后服务承诺等。3.询价记录：采购部门对供应商的报价进行详细记录，包括报价金额、交货期、付款方式、产品规格、质量标准等信息。同时，对供应商的资质、信誉等情况进行评估。（四）报价评审1.成立评审小组：由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成报价评审小组，负责对供应商的报价进行评审。2.评审内容：评审小组根据询价文件的要求，对供应商的报价进行综合评审。评审内容包括价格合理性、产品质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。3.确定中标供应商：评审小组根据评审结果，确定中标供应商。中标供应商应满足询价文件的各项要求，且报价合理、综合实力较强。（五）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同：合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同审批：采购合同签订后，提交至公司相关部门进行审批。对于金额较大或重要的采购合同，需经过公司领导审批。（六）采购执行1.供应商按照合同约定：组织生产或提供服务，并按时、按质、按量将物资或服务交付至公司指定地点。2.采购部门负责跟踪：采购项目的执行情况，及时协调解决出现的问题。3.验收：物资或服务交付后，由公司相关部门进行验收。验收合格后，办理入库手续或支付货款。三、询价方式（一）公开询价1.适用范围：适用于采购金额较大、市场竞争较为充分的采购项目。2.操作流程：通过公司内部网站、行业媒体、招标平台等渠道发布询价公告，邀请潜在供应商参与报价。（二）邀请询价1.适用范围：适用于采购金额较小、供应商数量有限或对供应商有特定要求的采购项目。2.操作流程：采购部门根据供应商信息库，选择若干家符合要求的供应商，向其发送询价函，邀请其参与报价。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于技术复杂、规格要求不明确或市场竞争不充分的采购项目。2.操作流程：采购部门与供应商进行多轮谈判，通过比较供应商的报价、技术方案、售后服务等方面，确定中标供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况。2.操作流程：采购部门向公司领导提交单一来源采购申请，说明采购的原因和必要性。经公司领导批准后，与选定的供应商进行谈判，确定采购价格和条款。四、询价文件编制要求（一）准确性询价文件应准确描述采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求等信息，避免出现模糊不清或歧义的表述。（二）完整性询价文件应包括采购项目的所有必要信息，如技术规格要求、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保供应商能够全面了解采购需求。（三）规范性询价文件的格式应规范统一，并按照公司内部规定的模板进行编制。语言表达应严谨规范，避免使用模糊、不确定或容易引起误解的词汇。（四）合理性询价文件中提出的技术规格要求、质量标准等应合理可行，既要满足公司的实际需求，又要考虑市场上的供应情况和供应商的能力。五、供应商管理（一）供应商选择1.资质审查：对潜在供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证、税务登记证等资质文件进行审查，确保供应商具备合法经营资格。2.实地考察：对于重要的采购项目，采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产能力、产品质量控制、售后服务等情况。3.综合评估：根据供应商的资质审查和实地考察结果，对供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的信誉、业绩、价格水平、产品质量、交货期、售后服务等方面。（二）供应商评价1.建立评价体系：采购部门应建立供应商评价体系，定期对供应商的表现进行评价。评价指标包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.评价方式：评价方式可以采用定期问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。采购部门应及时收集供应商的相关信息，并进行整理分析。3.评价结果应用：根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现较差的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商激励1.建立激励机制：采购部门应建立供应商激励机制，可以通过价格优惠、订单奖励、合作表彰等方式，激励供应商提高产品质量和服务水平。2.定期与供应商沟通：采购部门应定期与供应商沟通，了解其需求和困难，并及时给予支持和帮助。加强与供应商的合作关系，共同促进公司的发展。六、监督与检查（一）内部监督1.成立监督小组：由公司内部审计部门、纪检部门等相关人员组成监督小组，负责对采购询价活动进行监督。2.监督内容：监督小组应监督采购询价活动的全过程，包括采购申请、询价准备、询价实施、报价评审、合同签订、采购执行等环节。重点检查采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求，是否存在违规操作、利益输送等问题。3.监督方式：监督小组可以通过定期检查、不定期抽查、查阅文件资料、听取汇报等方式进行监督。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受供应商监督：采购部门应向供应商公开采购询价的相关信息，接受供应商的监督。供应商如发现采购活动存在违规行为，可以向公司监督部门或相关政府部门举报。2.接受社会监督：公司采购询价活动应接受社会公众的监督。采购部门应及时向社会公开采购项目的相关信息，包括采购内容、采购方式、中标供应商等，确保采购活动的公开透明。七、违规处理（一）违规行为界定1.采购人员违规行为：包括接受供应商贿赂、泄露询价信息、与供应商串通谋取私利等行为。2.供应商违规行为：包括提供虚假报价、以次充好、不履行合同约定等行为。（二）违规处理措施1.对于采购人员违规行为：一经查实