政府机构采购管理制度

PAGE政府机构采购管理制度一、总则（一）目的为了规范政府机构采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本机构实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府机构使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则：采购活动应公开进行，采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购过程的透明度。2.公平竞争原则：通过公平竞争，让符合条件的供应商参与采购活动，以获得合理的采购价格和优质的采购服务。3.公正原则：采购活动应遵循公正的程序和标准，确保采购结果的公正性，维护供应商的合法权益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购需求编制、采购文件制定、采购评审组织等。对采购项目进行监督和管理，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商库，对供应商进行评价和管理。2.需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。配合采购管理部门进行采购合同的签订、履行和验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和使用。对采购项目进行财务核算和审计，确保资金使用合规。4.监督部门对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况和采购行为的合法性。受理供应商的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。定期对采购管理制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购管理部门对需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，形成本机构年度采购预算建议草案，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序报财政部门审批。2.采购管理部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购项目的顺利实施。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照国库集中支付制度的规定，及时、足额支付采购资金。（三）预算监督1.监督部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和监督，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用。2.采购管理部门应建立采购预算执行情况报告制度，定期向财政部门和本机构报告采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。三、采购需求管理（一）需求提出1.需求部门应根据本部门工作需要和业务发展规划，及时提出采购需求。采购需求应明确采购项目的功能、性能、质量、数量、服务要求等内容。2.采购需求应进行充分的市场调研和分析，确保需求的合理性和可行性。需求部门可以邀请相关专家或专业机构对采购需求进行论证。（二）需求审核1.采购管理部门对需求部门提交的采购需求进行审核，重点审核需求的合理性、完整性、合规性等。2.采购管理部门可以组织相关部门和人员对采购需求进行会审，充分听取各方意见，确保采购需求准确无误地反映实际工作需要。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，需求部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。2.采购管理部门对需求变更申请进行审核，必要时组织相关部门和人员进行论证。经审核同意的需求变更，应及时通知采购文件编制人员对采购文件进行相应修改，并按照规定的程序重新组织采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购项目符合下列情形之一的，必须采用公开招标方式：采购货物、服务单项或批量金额达到规定标准以上的。采购工程单项合同估算价达到规定标准以上的。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定的程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关部门和人员进行论证，并在指定媒体上公示论证情况。公示无异议后，报财政部门批准。采购管理部门应与单一供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应按照询价通知书规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的采购需求、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制人员应严格按照国家有关法律法规和政策规定，以及本制度的要求编制采购文件，不得擅自修改采购文件的实质性内容。（二）采购文件审核1.采购管理部门应组织相关部门和人员对采购文件进行审核，重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性等。2.审核人员应认真审查采购文件的各项条款，提出修改意见和建议。采购文件编制人员应根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件质量符合要求。（三）采购文件发售1.采购文件编制完成后，并经审核通过，采购管理部门应及时发售采购文件。采购文件发售时间不得少于规定的工作日。2.采购管理部门应按照规定的价格收取采购文件工本费，并开具合法有效的票据。（四）采购文件澄清与修改1.在采购文件发售期间，如供应商对采购文件有疑问的，可以向采购管理部门提出澄清要求。采购管理部门应及时对供应商提出的问题进行解答，并以书面形式通知所有购买采购文件的供应商。2.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要对采购文件进行修改的，采购管理部门应及时发布修改公告，并以书面形式通知所有购买采购文件的供应商。修改后的采购文件是采购文件的组成部分，与原采购文件具有同等法律效力。六、采购评审管理（一）评审组织1.采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式，组建评审委员会或评审小组。评审委员会或评审小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评审委员会或评审小组应推选组长一名，负责组织评审工作。评审委员会或评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，独立发表评审意见，不受任何单位和个人的干预。（二）评审标准1.采购文件应明确评审标准，评审标准应包括价格、技术、服务、信誉等方面的内容。评审标准应客观、公正、合理，具有可操作性。2.评审委员会或评审小组应按照评审标准对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定中标候选人或成交供应商。（三）评审过程监督1.监督部门应派人对评审活动进行现场监督，确保评审过程的公正性和合法性。2.评审委员会或评审小组应严格遵守评审纪律，不得泄露评审情况和评审结果。评审过程中如有供应商对评审结果提出质疑的，评审委员会或评审小组应进行书面答复，并说明理由。（四）评审结果公示与备案1.采购管理部门应将评审结果在指定媒体上进行公示，公示期不得少于规定的工作日。公示期间如有供应商对评审结果提出质疑的，采购管理部门应及时进行调查处理。2.在公示无异议后，采购管理部门应将评审结果报财政部门备案，并向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标通知书或成交通知书发出之日起规定的工作日内，按照采购文件和中标供应商或成交供应商的投标文件或响应文件的约定，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量要求、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、监督部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物或服务，采购人应按照合同约定的付款方式及时支付货款。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议是采购合同的组成部分（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照合同约定的验收标准对供应商提供的货物或服务进行验收。验收工作可以由采购人自行组织，也可以委托具有相应资质的机构进行。2.验收人员应认真履行验收职责，对验收结果负责。验收合格的，采购人应出具验收报告；验收不合格的，采购人应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时、足额支付货款。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。2.如供应商未按照合同约定履行义务，采购人有权拒绝支付货款，并按照合同约定追究供应商的违约责任。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购预算文件、采购需求文件、采购文件、评审文件档案、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购活动结束后，采购管理部门应及时将采购档案资料整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与保管1.采购档案管理人员应按照档案管理的要求，对采购档案资料进行分类、编号、装订等整理工作。2.采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的场所。档案保管期限应按照国家有关规定执行，不得擅自销毁档案资料。（三）档案查阅与利用1.本机构内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料2.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应持单位介绍信，经采购管理部门负责人和本机构分管领导批准后，方可查阅。查阅档案时应在指定地点进行，查阅人员不得将档案资料带离查阅地点。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、评审过程的公正性、采购合同的签订与履行情况、采购档案的管理情况等。2.监督部门可以通过查阅资料、实地检查、询问当事人等方式进行监督检查。对发现的问题应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）投诉处理1.供应商认为采购活动存在违法违规行为或损害其合法权益的，可以向采购管理部门或监督部门投诉。投诉应在规定