学校政府采购内部控制度

PAGE学校政府采购内部控制度一、总则（一）目的为了加强学校政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保学校各项采购活动合法、合规、有序进行，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金及其他资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对采购活动全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构学校成立政府采购领导小组，作为采购决策机构，负责审定学校政府采购政策、制度和年度采购计划，研究决定重大采购事项。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责政府采购的具体执行工作。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施，包括采购需求编制、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等工作。（三）采购监督机构学校设立政府采购监督小组，负责对政府采购活动进行全程监督。监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等相关人员组成，对采购活动的合法性、合规性、公正性进行监督检查，受理供应商的质疑和投诉。（四）其他部门职责1.需求部门：负责提出采购项目的需求，包括采购货物的规格、数量、技术参数，工程的建设要求、服务的标准等，并对需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金使用合规、安全。3.资产管理部门：负责对采购项目的验收工作进行指导和监督，参与大型设备、贵重物资等采购项目的验收，确保资产的质量和数量符合要求。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和工作实际需要，在每年规定时间内编制本部门下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照学校预算编制要求进行申报。2.采购部门应会同财务部门对各部门申报的采购预算进行审核和汇总，结合学校财力状况，编制学校年度政府采购预算草案，报学校政府采购领导小组审定后，提交学校预算管理部门纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。2.财务部门应根据采购合同和采购进度，及时安排采购资金，确保采购资金的足额、及时支付。采购部门应按照合同约定，督促供应商按时履行合同义务，保证采购项目顺利实施。（三）预算监督1.学校审计部门应定期对政府采购预算执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和资金使用效益，发现问题及时督促整改。2.政府采购监督小组应加强对采购预算执行情况的日常监督，对违反预算规定的采购行为及时予以纠正，并向学校政府采购领导小组报告。四、采购需求管理（一）需求调研1.需求部门在提出采购需求前，应进行充分的市场调研和需求分析，了解同类产品或服务的市场价格、质量标准、技术水平等信息，结合学校实际情况，合理确定采购需求。2.对于专业性较强的采购项目，需求部门应组织相关专家进行论证，确保采购需求的科学性和合理性。（二）需求编制1.需求部门应按照规范的格式和要求编制采购需求文件，明确采购项目的名称、规格、数量、技术参数、服务要求、验收标准等内容。采购需求文件应详细、准确，避免出现模糊不清或歧义性的表述。2.采购需求文件应经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。采购部门应对采购需求文件进行进一步审核，确保需求的完整性和合规性。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，需求部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容和对采购项目的影响，并经采购部门、财务部门、政府采购监督小组等相关部门审核同意后，方可进行变更。2.采购需求变更后，采购部门应及时调整采购文件和采购合同，确保采购活动的顺利进行。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购预算和实际工作需要，填写《学校政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式等内容，并提交采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、采购方式的合理性等进行审核。审核通过后，报学校政府采购领导小组审批。3.采购文件编制：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.发布采购信息：对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在规定的媒体上发布采购公告，邀请潜在供应商参与投标。对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应向符合条件的供应商发出采购文件。5.开标、评标或谈判：采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标或谈判活动。开标时，供应商应按时提交投标文件，采购部门应当众开标，宣读供应商名称、投标价格等内容。评标或谈判过程中，评标委员会或谈判小组应按照评标标准或谈判文件要求，对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审和比较，推荐中标候选人或成交供应商。6.中标、成交公告：采购部门根据评标委员会或谈判小组的评审结果，确定中标、成交供应商，并在规定的媒体上发布中标、成交公告。中标、成交公告应包括采购项目名称、中标、成交供应商名称、中标、成交金额等内容。7.合同签订：采购部门应在中标、成交公告发布之日起30日内，与中标、成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容。合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案。8.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，需求部门应填写《学校政府采购验收报告》，并由验收人员签字确认。采购部门应将验收报告送财务部门作为支付采购资金的依据。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标、成交公告发布之日起30日内，与中标、成交供应商签订政府采购合同。合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和采购文件要求，明确双方的权利和义务。2.政府采购合同应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）。合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照政府采购合同约定履行各自的义务。采购部门应督促供应商按时、按质、按量提供货物、工程或服务，供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货或服务义务。2.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为政府采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的规格、数量、质量、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的标准、内容、效果等。2.验收合格后，需求部门应填写《学校政府采购验收报告》，并由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。采购部门应将验收报告送财务部门作为支付采购资金的依据。（四）合同付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照规定的程序及时支付采购资金。采购资金的支付应严格按照国库集中支付制度的要求进行，确保资金支付安全、合规。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款期限和比例进行支付。在支付每笔款项前，采购部门应向财务部门提供供应商出具的发票、验收报告等相关资料。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对政府采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、资金风险等。2.对于识别出的风险因素，采购部门应进行详细记录，并分析其发生的可能性和影响程度。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别的结果，对风险因素进行风险评估，确定风险等级。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等。2.对于高风险等级的风险因素，采购部门应制定针对性的风险应对措施，加强风险防控。（三）风险应对1.政策风险应对：采购部门应密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购策略和方法，确保采购活动符合政策要求。2.市场风险应对：采购部门应加强市场调研和分析，掌握市场动态和价格走势，合理确定采购预算和采购时机，降低市场风险。3.供应商风险应对：采购部门应建立供应商评估和管理机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行评估，选择优质供应商，并加强对供应商的监督和管理，防范供应商违约风险。4.合同风险应对：采购部门应加强合同管理，严格审核合同条款，明确双方的权利和义务，防范合同纠纷风险。在合同履行过程中，采购部门应及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决。5.验收风险应对：需求部门应加强采购项目的验收管理，制定详细的验收标准和程序，组织专业人员进行验收，确保采购项目质量符合要求。采购部门应参与验收工作，对验收过程进行监督。6.资金风险应对：财务部门应加强采购资金管理，严格审核采购资金支付申请，确保资金支付安全、合规。采购部门应按照合同约定及时督促供应商履行义务，保证采购资金的合理使用。（四）风险监控1.采购部门应建立风险监控机制，定期对政府采购活动的风险状况进行监控和评估，及时发现新的风险因素和风险变化情况。2.对于风险监控中发现的问题，采购部门应及时采取措施进行处理，调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。八、采购信息管理（一）信息收集1.采购部门应收集与政府采购活动相关的各类信息，包括法律法规、政策文件、采购公告、供应商信息、采购项目信息、合同信息、验收信息等。2.信息收集应渠道广泛、及时准确，确保采购活动所需信息的完整性和有效性。（二）信息整理与分析1.采购部门应定期对收集到的信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括采购活动概况、采购项目进展情况、采购资金使用情况、供应商评价等内容。2.通过对采购信息的分析，采购部门应总结经验教训，发现存在的问题，为改进采购工作提供依据。（三）信息公开1.采购部门应按照规定的程序和要求，及时公开政府采购信息，包括采购公告、中标、成交公告、采购合同等。采购信息公开应全面、准确、及时，接受社会监督。2.采购部门应建立政府采购信息公开平台，方便供应商和社会公众查询采购信息。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校政府采购监督小组应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的合规性、采购文件的编制与执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、采购项目的验收情况等。2.学校审计部门应定期对政府采购项目进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性，发现问题及时督促整改。（二）投诉处理1.供应商对政府采购活动有质疑或投诉的，应按照规定的程序向学校政府采购监督小组提出。政府采购监督小组应及时受理供应商的质疑和投诉，并进行调查核实。2.对于供应商提出的质疑和投诉，政府采购监督小组应在规定的时间内作出答复，并