央国企采购管理制度

PAGE央国企采购管理制度一、总则（一）目的为规范央国企采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于央国企及其下属各部门、各单位的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。3.竞争择优原则：通过竞争机制，选择优质的供应商和产品，确保采购项目的质量和效益。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。5.监督制衡原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督，防止权力滥用和腐败行为。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构央国企应设立采购决策机构，如采购委员会或领导小组，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构的主要职责包括：1.制定采购战略和政策；2.审议采购计划和预算；3.审批重大采购项目的采购方案；4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购项目的组织实施，其主要职责包括：1.编制采购计划和预算；2.制定采购方案和采购文件；3.组织采购活动，包括招标、询价、谈判等；4.与供应商进行沟通和协调；5.签订采购合同；6.跟踪采购合同的执行情况；7.整理和归档采购文件。（三）采购监督部门采购监督部门负责对采购活动进行监督检查，其主要职责包括：1.制定采购监督制度和流程；2.对采购计划、采购方案、采购文件等进行审核；3.监督采购活动的开标、评标、谈判等过程；4.受理供应商的投诉和举报；5.对采购违规行为进行调查和处理。（四）其他相关部门其他相关部门应按照各自职责，配合采购执行部门做好采购工作，如技术部门负责提供技术支持，财务部门负责资金支付和核算，审计部门负责对采购项目进行审计等。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据企业的生产经营计划、项目建设进度和实际需求，编制年度采购计划。年度采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购预算等内容。2.采购执行部门应定期对采购计划进行评估和调整，根据实际情况及时增减采购项目或调整采购数量和时间。（二）采购预算编制1.采购执行部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的预计金额、资金来源等内容。2.采购预算应按照企业的财务管理制度进行审批，确保采购资金的合理使用。（三）采购计划与预算的执行1.采购执行部门应严格按照采购计划和预算组织采购活动，不得擅自变更采购项目、采购数量和采购金额。2.如因特殊原因需要调整采购计划和预算，应按照规定的程序进行审批，并及时通知相关部门。四、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行。2.询价采购：适用于采购金额较小、技术简单、市场货源充足的采购项目。询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，根据供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商成交。3.竞争性谈判采购：适用于采购项目技术复杂、有特殊要求，或者公开招标后没有供应商投标，或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的采购项目。竞争性谈判采购应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并与供应商签订采购合同。（二）采购程序1.采购申请：使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容，并提交给采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门对采购申请表进行审核，根据采购金额和采购方式的不同，报采购决策机构或相关领导审批。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括招标文件、询价通知书、谈判文件、单一来源采购文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求等内容。4.发布采购信息：采购执行部门通过企业内部网站、招标采购平台、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：潜在供应商应按照采购文件的要求进行报名，并提供相关证明材料。采购执行部门对供应商的资格进行审查，确定合格供应商名单。6.采购评审：采购执行部门组织采购评审活动，根据采购方式的不同，采用相应的评审方法，如评标、询价、谈判等，确定成交供应商。7.采购合同签订：采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。8.采购合同执行与验收：采购执行部门跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时交货。使用部门负责对采购货物或服务进行验收，验收合格后办理相关手续。9.采购文件归档：采购执行部门应将采购过程中形成的各种文件和资料进行整理和归档，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、供应商报名材料、采购评审记录、采购合同等，以备查阅和审计。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等方面。2.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、供应商推荐、招标采购平台等，并对供应商进行评估和筛选。3.采购执行部门应组织对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、质量管理情况、售后服务情况等，并形成考察报告。4.采购执行部门应根据供应商选择标准和考察报告，确定合格供应商名单，并定期进行更新。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门应建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。2.供应商评价与考核应采用定性与定量相结合的方法，如评分法、排名法等。3.采购执行部门应根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现较差的供应商进行警告、暂停合作或淘汰等处理。（三）供应商关系管理1.采购执行部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题。2.采购执行部门应定期与供应商进行交流，了解其生产经营情况、产品研发情况、市场动态等，并向供应商反馈企业的需求和意见。3.采购执行部门应与供应商共同开展质量改进、成本控制、技术创新等活动，实现互利共赢。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同的内容应符合法律法规和企业的要求，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交给采购监督部门和法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同执行1.采购执行部门应跟踪采购合同的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制情况、交货期等信息，并督促供应商按时履行合同义务。2.如因不可抗力或其他特殊原因导致供应商无法按时履行合同义务，采购执行部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施减少损失。3.采购执行部门应定期对采购合同的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并加以解决。（三）合同变更与解除1.如因采购项目调整、市场变化、供应商原因等需要变更采购合同，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利和义务等内容。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要解除采购合同，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、解除后的权利和义务等内容。3.采购合同变更或解除后，采购执行部门应及时通知相关部门，并对合同变更或解除的情况进行记录和归档。（四）合同纠纷处理1.如在采购合同执行过程中发生纠纷，采购执行部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等方式解决。2.在处理采购合同纠纷过程中，采购执行部门应及时收集相关证据，维护企业的合法权益。3.采购合同纠纷处理完毕后，采购执行部门应及时总结经验教训，完善采购合同管理流程，避免类似纠纷的再次发生。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。2.采购风险识别与评估应采用定性与定量相结合的方法，如风险矩阵法、风险评分法等。3.采购执行部门应根据风险识别与评估结果，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.风险规避：对于高风险的采购项目，采购执行部门应采取风险规避措施，如放弃采购项目、选择其他采购方式等。2.风险降低：对于中等风险的采购项目，采购执行部门应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款、增加监督检查等。3.风险转移：对于低风险的采购项目，采购执行部门应采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保等。4.风险接受：对于风险较低且无法采取其他应对措施的采购项目，采购执行部门可以采取风险接受措施，如自行承担风险损失。（三）风险监控与预警1.采购执行部门应建立采购风险监控与预警机制，定期对采购风险进行监控和预警。2.采购风险监控与预警应采用信息化手段，如建立采购风险管理系统，实时跟踪采购项目的执行情况，及时发现风险信号并发出预警。3.采购执行部门应根据风险监控与预警结果，及时调整风险应对措施，确保采购风险得到有效控制。八、采购监督与审计（一）采购监督1.采购监督部门应按照采购监督制度和流程，对采购活动进行全过程监督。2.采购监督的主要内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、采购文件的编制、采购评审的过程、采购合同的签订与执行等。3.采购监督部门应定期对采购活动进行检查和评估，及时发现问题并提出整改意见。（二）