央企采购合同制度

PAGE央企采购合同制度一、总则（一）目的为规范中央企业（以下简称“央企”）采购合同管理，维护企业合法权益，防范采购风险，提高采购效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合央企实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于央企及其各级子企业的采购合同管理活动。采购合同是指企业在生产经营过程中，与供应商签订的购买物资、服务等的合同。（三）基本原则1.依法合规原则采购合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规和政策要求，确保合同合法有效。2.公平公正原则合同双方应遵循公平、公正的原则，明确各自的权利和义务，不得损害对方合法权益。3.诚实守信原则双方应诚实守信，如实履行合同约定，不得隐瞒或欺诈对方。4.风险防控原则加强采购合同风险识别、评估和防控，保障企业资产安全和正常生产经营。二、采购合同的签订（一）采购计划与预算1.采购计划制定各部门应根据企业生产经营需求，提前制定采购计划，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。采购计划应经相关部门审核和企业领导审批后执行。2.采购预算编制财务部门应根据采购计划编制采购预算，明确采购资金来源和金额。采购预算应纳入企业年度预算管理，严格控制采购支出。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选建立供应商库，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等进行综合评估和筛选。优先选择具有良好信誉、较强实力和稳定供应能力的供应商。2.供应商准入新供应商申请准入时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件。企业采购部门对供应商提交的资料进行审核，必要时进行实地考察，符合要求的供应商方可准入供应商库。3.供应商评价与考核定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价结果作为供应商续用、调整采购份额等的重要依据。对考核不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停供货、取消合作等。（三）采购合同条款拟定1.合同主要条款采购合同应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。2.质量条款明确采购物资或服务的质量标准，包括国家标准、行业标准、企业标准或双方另行约定的标准。对质量验收的程序、方法、期限等作出具体规定。3.价格条款明确采购价格及价格调整方式。价格应公平合理，符合市场行情。对于长期采购合同，可约定价格调整机制，如根据市场价格波动、原材料成本变化等因素进行调整。4.交货条款明确交货时间、地点、方式及运输费用承担等。交货时间应明确具体日期或时间段，交货地点应具体到企业指定的地点，交货方式可约定为供应商送货或企业自提等。5.付款条款明确付款方式、付款期限及付款条件等。付款方式可选择一次性付款、分期付款、银行承兑汇票等。付款期限应合理，付款条件应与供应商履行合同义务的情况相匹配。6.违约责任条款明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的违约责任，包括违约金的数额或计算方法、赔偿损失的范围等。违约责任条款应具有可操作性和合理性，以约束双方严格履行合同义务。（四）采购合同签订审批1.合同文本审核采购部门拟定的采购合同文本应提交企业法律部门进行合法性审核。法律部门应对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查，提出修改意见和建议。2.合同审批流程采购合同经法律部门审核通过后，按照企业内部审批流程提交相关部门和领导审批。审批流程应明确各部门和领导的审批权限和职责，确保合同审批的规范、高效。一般采购合同由采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导审批；重大采购合同还需经企业主要领导审批。3.合同签订盖章采购合同经审批通过后，由企业法定代表人或其授权代表与供应商签订合同，并加盖企业公章或合同专用章。合同签订人员应确保合同签订过程的合规性和真实性。三、采购合同的履行（一）合同交底与执行1.合同交底采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如生产部门、质量部门、财务部门等，进行合同交底。合同交底内容应包括合同主要条款、双方权利义务、履行要求等，确保各部门了解合同内容，做好履行合同的准备工作。2.合同执行跟踪采购部门应建立合同执行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪。定期检查供应商的供货进度、质量状况、付款情况等，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.协调与沟通在合同履行过程中，如出现争议或问题，采购部门应及时与供应商进行沟通协调，寻求解决方案。对于涉及多个部门的问题应组织相关部门共同协商解决，确保合同顺利履行。（二）物资验收与付款1.物资验收质量部门应按照合同约定的质量标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、性能指标等。验收合格的物资应出具验收报告，验收不合格的物资应及时通知供应商进行处理。2.付款审核财务部门应根据合同约定的付款条款和验收报告进行付款审核。审核内容包括付款金额、付款方式、付款期限等是否符合合同要求。审核无误后，按照企业资金支付流程办理付款手续。3.付款执行财务部门应严格按照审核通过的付款金额和付款方式向供应商支付款项。付款过程中应注意资金安全，确保付款信息准确无误。同时，应及时与供应商沟通付款情况，取得付款凭证。（三）合同变更与解除1.合同变更在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同解除符合下列情形之一的，采购合同可以解除：双方协商一致解除合同；因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。合同解除应签订书面解除协议，并按照合同约定办理相关手续。四、采购合同的风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购合同管理过程中可能面临的风险包括：合同条款风险、供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货风险、付款风险、法律风险等。采购部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，识别潜在风险。2.风险评估采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分级管理，优先关注高风险事件。（二）风险应对措施1.风险规避对于不可承受的风险，如存在重大法律瑕疵的合同条款，应采取风险规避措施，重新拟定合同条款或放弃采购项目。2.风险降低对于可降低的风险，如供应商违约风险，可通过加强供应商管理、要求供应商提供担保、增加违约责任等方式降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移对于部分风险，如质量风险、价格风险等，可通过购买保险、要求供应商承担风险等方式将风险转移给第三方。4.风险接受对于风险发生可能性较小且影响程度较低且采取其他措施成本过高的风险，可采取风险接受策略，密切关注风险变化情况，及时采取应对措施。（三）风险监控与预警1.风险监控建立风险监控机制，定期对采购合同风险进行监控和评估，及时掌握风险变化情况。风险监控内容包括合同履行情况、供应商动态、市场环境变化等。2.风险预警设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。采购部门应根据预警信号，迅速采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。五、采购合同的档案管理（一）合同档案收集与整理1.合同档案范围采购合同档案包括合同文本、合同审批文件、招投标文件、验收报告、付款凭证、变更协议、解除协议等与合同相关的文件资料。2.档案收集采购部门应在合同签订、履行、变更、解除等过程中及时收集相关文件资料，确保档案资料的完整性。档案收集过程中应注意资料的真实性、合法性和有效性。3.档案整理对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号和归档。整理后的档案应便于查阅和保管。（二）合同档案保管与借阅1.档案保管建立合同档案保管制度，指定专人负责档案保管工作。档案保管应选择安全、防火、防潮、防虫的场所，采用适当的保管方式，确保档案资料的安全和完整。2.档案借阅因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经相关部门负责人和档案保管人员审批后办理借阅手续。借阅人员应按照规定的期限归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案资料。（三）合同档案销毁1.销毁条件合同档案保