学校招标采购办规章制度

PAGE学校招标采购办规章制度一、总则（一）目的为了规范学校招标采购工作，加强对招标采购活动的管理和监督，提高资金使用效益，保证采购质量，维护学校利益，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学校各部门、各学院在教学、科研、行政等活动中进行的招标采购项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：遵循公开、公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障各参与方的合法权益。3.效益性原则：追求资金使用效益最大化，在保证采购质量的前提下，降低采购成本。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、招标采购办职责（一）组织管理1.负责制定学校招标采购工作的管理制度、流程和操作规范，并组织实施。2.统筹协调学校各部门、各学院的招标采购需求，制定年度招标采购计划。3.负责组建和管理学校招标采购评审专家库，确保评审专家的专业性和公正性。（二）招标采购实施1.受理招标采购项目的申请，对申请材料进行审核，确定采购方式和采购流程。2.组织编制招标文件、采购文件等相关文件，确保文件内容合法、准确、完整。3.发布招标采购信息，组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，记录采购过程。4.负责与中标供应商签订采购合同，监督合同的履行情况。（三）监督管理1.对招标采购活动进行全程监督，确保采购过程符合规定程序和要求。2.受理对招标采购活动的投诉和举报，及时进行调查处理，并反馈处理结果。3.定期对招标采购工作进行总结和评估，不断完善工作制度和流程。（四）档案管理1.负责收集、整理、归档招标采购项目的各类文件和资料，包括申请文件、采购文件、评审记录、合同文件等。2.建立健全招标采购档案管理制度，确保档案的完整性、准确性和保密性。3.按照规定期限保存招标采购档案，便于查询和追溯。三、招标采购流程（一）采购申请1.学校各部门、各学院根据教学、科研、行政等工作需要，填写《招标采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、采购时间等内容。2.将《招标采购申请表》提交至招标采购办，同时附上相关的技术资料、预算明细等材料。（二）需求论证1.招标采购办对采购申请进行初步审核，对于金额较大、技术复杂或专业性较强的项目，组织相关专家进行需求论证。2.需求论证专家根据采购项目的实际情况，对采购需求的合理性、必要性、可行性进行评估，提出论证意见。3.招标采购办根据需求论证意见，对采购申请进行调整和完善，确保采购需求准确、合理。（三）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，招标采购办确定采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标适用于达到规定限额标准以上的货物、工程和服务采购项目，具有广泛的竞争性。3.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。4.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。5.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。6.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（四）文件编制1.确定采购方式后，招标采购办组织编制招标文件、采购文件等相关文件。2.文件内容应包括采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等，确保文件清晰、明确、完整。3.招标文件、采购文件编制完成后，需经相关部门审核，确保文件符合法律法规和学校要求。（五）信息发布1.对于公开招标、邀请招标项目，招标采购办在学校官网、政府采购指定媒体等平台发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、投标人资格要求、报名时间、开标时间及地点等。2.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，招标采购办向符合条件供应商发出谈判邀请书、单一来源采购协商文件、询价通知书等，邀请其参与采购活动。（六）报名及资格审查1.供应商应在规定时间内按照招标公告、谈判邀请书、单一来源采购协商文件、询价通知书等要求进行报名，并提交相关资格证明文件。2.招标采购办对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确保供应商具备参与采购活动的资格。3.对于资格审查合格的供应商发放采购文件，对于资格审查不合格的供应商，应及时告知其原因。（七）采购活动组织1.招标采购办按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判、询价等采购活动。2.开标时，供应商应按时提交投标文件，招标采购办对投标文件进行启封、唱标，记录投标报价、交货期、服务承诺等内容。3.评标、谈判、询价过程中，评审专家按照评审标准对供应商的投标文件进行评审，提出评审意见，确定中标候选人或成交供应商。4.招标采购办应记录采购活动的全过程，包括开标记录、评标报告、谈判记录、询价记录等，确保采购过程可追溯。（八）中标（成交）通知1.招标采购办根据评审结果，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，同时将中标（成交）结果通知其他未中标供应商。2.中标（成交）通知书应明确采购项目的名称、编号、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、交货期、服务要求等内容。（九）合同签订1.中标（成交）供应商应在规定时间内与学校签订采购合同，合同内容应与采购文件、中标（成交）通知书一致。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，以及付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，招标采购办应将合同副本存档，并监督合同的履行情况。（十）验收付款1.采购项目完成后，使用部门应按照采购合同要求组织验收，验收内容包括货物质量、数量、规格、性能等方面，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，使用部门填写《验收报告》，经相关负责人签字确认后提交至招标采购办。3.招标采购办根据验收报告和采购合同，办理付款手续，按照合同约定的付款方式和时间向中标（成交）供应商支付货款。四、评审专家管理（一）专家库建设1.招标采购办负责组建学校招标采购评审专家库，专家库成员应具备相关专业知识和丰富的实践经验，包括技术专家、经济专家、法律专家等。2.专家库成员应通过个人申请、单位推荐等方式产生，经招标采购办审核后纳入专家库。3.招标采购办定期对专家库成员进行更新和维护，确保专家库的专业性和权威性。（二）专家抽取1.对于需要评审专家参与的招标采购项目，招标采购办按照规定的程序从专家库中随机抽取评审专家。2.抽取过程应严格保密，确保评审专家的独立性和公正性。3.抽取的评审专家应满足采购项目的专业要求，且与供应商无利害关系。（三）专家职责1.评审专家应认真履行职责，按照评审标准对供应商的投标文件进行客观、公正的评审，提出评审意见。2.评审专家应遵守评审纪律，不得泄露评审过程和评审结果，不得与供应商私下接触，不得收受供应商的财物或其他利益。3.评审专家应按时参加评审活动，如有特殊情况不能参加，应提前告知招标采购办。（四）专家考核1.招标采购办建立评审专家考核制度，对评审专家的评审工作进行考核评价。2.考核内容包括评审意见的准确性、公正性、及时性，以及遵守评审纪律情况等。3.对于考核优秀的评审专家，给予表彰和奖励；对于考核不合格的评审专家，取消其专家资格，并从专家库中除名。五、监督与投诉处理（一）监督机制1.学校设立招标采购监督小组，负责对招标采购活动进行全程监督。2.监督小组由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成，定期对招标采购工作进行检查和指导。3.招标采购办应主动接受监督小组的监督，及时向监督小组汇报招标采购工作进展情况。（二）投诉处理1.任何单位或个人对招标采购活动有异议，可以向招标采购办提出投诉。2.投诉人应提交书面投诉材料，说明投诉事项、投诉理由及相关证据。3.招标采购办收到投诉后，应及时进行调查核实，在规定时间内作出处理决定，并将处理结果反馈给投诉人。六、档案管理（一）档案分类1.招标采购档案分为项目申报档案、采购文件档案、评审记录档案、合同档案、验收档案等类别。2.项目申报档案包括招标采购申请表、需求论证意见等材料。3.采购文件档案包括招标文件、采购文件、谈判邀请书、单一来源采购协商文件、询价通知书等。4.评审记录档案包括开标记录、评标报告、谈判记录、询价记录等。5.合同档案包括采购合同副本及相关补充协议等。6.验收档案包括验收报告等材料。（二）档案整理1.招标采购办应指定专人负责档案整理工作，按照档案分类标准对各类文件和资料进行整理、编号、装订。2.整理后的档案应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，确保档案的质量。（三）档案保管1.招标采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案的安全和完整。2.档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般项目档案保管期限为[X]年，重要项目档案保管期限为[X]年。3.档案保管期间，应定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或霉变。（四）档案查阅1.学校内部人员因工作需要查阅招标采购档